Meer grip op projectdossiers in SharePoint en Teams

Veel bedrijven werken met de platforms Microsoft SharePoint en Microsoft Teams. Het uploaden van documenten in deze omgevingen gebeurt meestal handmatig. Wie dit proces automatiseert met behulp van software, wint niet alleen tijd en voorkomt fouten, maar krijgt ook meer grip op projectdossiers.

Laten we beginnen met het tijdsaspect en het voorkomen van fouten. Met behulp van onze software is het mogelijk om alle stappen in het uploadproces te automatiseren. Zonder automatisering is het geregeld zoeken naar wat de juiste plek is voor het document dat je uploadt.

Vervolgens moet het bestand nog worden voorzien van tags en een datum. Dit is geen bijkomstigheid. Een organisatie heeft allerlei verplichtingen en moet nu veel moeite doen om te controleren of daaraan wordt voldaan. Want iemand die het bestand op een later moment nodig heeft, vraagt zich af: is de datum die ik zie de uploaddatum of de datum van het contract zelf? Een belangrijk detail – met het oog op de bewaartermijn of contractduur – dat nu slechts opgehelderd kan worden door het document in te duiken. Met automatisering voorkom je dit geploeter.

Het belang van een volledig dossier

Voor een beroepsgroep als de advocatuur of de accountancy is het bovendien belangrijk om te allen tijde een volledig dossier bij de hand te hebben. Het dossier omvat natuurlijk veel meer dan een dagvaarding of een belastingadvies. Alle communicatie via de mail met verschillende partijen moet ook inbegrepen zijn. Je wilt liever niet nadenken over de vraag of je een mail niet ontvangen hebt of gewoon niet goed opgeslagen hebt. Onze software zorgt voor die volledigheid.

Maar die volledigheid is op zichzelf genomen nog niet voldoende om lekker te kunnen werken. Want als je jouw bestanden niet makkelijk terugvindt, kun je niet vooruit. Hiervoor moet alle metadata aanwezig en correct zijn. Dit zijn de gegevens die bijvoorbeeld aanduiden om wat voor soort document of contract het gaat. Met onze software is dit geregeld, waardoor je al je bestanden eenvoudig en snel terugvindt.

Altijd direct inzicht in de projectstatus

Bovengenoemde aspecten zorgen er tezamen voor dat de complete levenscyclus van lopende projecten in Teams en SharePoint in beeld wordt gebracht. Daarmee voorkom je dat je verdwaalt als je een project, nadat het lang in de ijskast heeft gestaan, opnieuw oppakt. Hoe vaak komt het niet voor dat niemand je kan vertellen wat de status ervan is en je noodgedwongen moet gaan graven in de informatieberg? Nu ontglipt die status niemand meer.

 

[vcex_button url=”https://www.documentaal.nl/contact” title=”Visit Site” style=”flat” align=”left” color=”orange” size=”medium” target=”self” rel=”none”]Meer grip op je dossiers?[/vcex_button]