L'importance d'une signature électronique centrale : plus qu'une simple carte de visite
Avez-vous déjà été gêné par l'incohérence des signatures de courrier électronique au sein de votre organisation ? Vous n'êtes pas le seul. Menno Ansink, consultant chez Documentaal, explique pourquoi une signature d'e-mail centralisée contribue à une expérience de marque positive et comment elle vous permet, à vous et à vos collègues, d'économiser du temps et de la frustration.
"Des logos différents, des tailles de police ou des couleurs différentes, voire des informations de contact incorrectes. Le département du marketing et de la communication en particulier en souffre beaucoup".
La frustration du paramétrage de la signature des courriels
Pour de nombreuses entreprises, il s'agit d'une frustration bien connue. Chaque collègue a sa propre façon de travailler, et cela se traduit également par la signature des courriels. Cela peut sembler un détail, mais l'impact d'une signature de courriel non uniforme peut être plus important que vous ne le pensez.
"Il est très fréquent que les employés doivent configurer eux-mêmes leur signature de courrier électronique Outlook ", commence Menno. "Cela entraîne presque toujours des problèmes : logos différents, tailles ou couleurs de police différentes, voire informations de contact incorrectes. C'est surtout le département du marketing et de la communication qui en souffre beaucoup.
La signature d'un courriel est un élément essentiel de l'image globale de votre entreprise. C'est souvent la première et la dernière chose que voit le destinataire, et elle doit laisser une bonne impression. "Lorsque tous les membres de votre organisation utilisent une signature différente, il n'y a pas d'unité. Cela vous coûte une expérience de marque précieuse", ajoute Menno.
Simplicité et uniformité grâce à un modèle central
Avec dStyle365/LegalWord365, Documentaal offre une solution simple : une signature e-mail gérée de manière centralisée via un modèle. En utilisant un modèle fixe avec votre style maison - pensez aux logos, aux couleurs et aux polices - vous êtes assuré d'avoir une signature standard pour tout le monde.
Menno explique : "L'avantage d'un tel modèle est que vous pouvez être sûr que chaque employé utilise la même signature, quel que soit son lieu ou son mode de travail. Il suffit également d'ajouter une touche personnelle supplémentaire, comme une photo de profil ou des informations de contact directes."
Apporter des modifications rapidement et simplement
Un autre grand avantage d'une signature électronique centralisée est la facilité et la rapidité avec lesquelles les modifications peuvent être apportées. "Par exemple, si vous souhaitez faire une annonce, comme un événement ou un message festif pendant les vacances, vous l'ajoutez à toutes les signatures de votre organisation en une seule fois. Cela permet de gagner énormément de temps et d'éviter les erreurs".
Avec une signature uniforme, vous obtenez plus qu'une simple uniformité. "Par exemple, beaucoup de nos clients souhaitent ajouter des bannières à leurs signatures d'e-mail lors de promotions ou de campagnes spéciales", explique Menno. "Avec dStyle365/LegalWord365, c'est très facile. Vous pouvez ajouter et gérer ces bannières de manière centralisée afin qu'elles apparaissent automatiquement dans tous les courriels.
En outre, il est possible de personnaliser les signatures pour des départements ou des groupes spécifiques. "Supposons que votre département des ventes participe à un salon professionnel. Seuls les employés de ce département recevront alors une signature spécifique avec, par exemple, une bannière liée à ce salon. Le reste de l'organisation conserve sa signature standard", explique Menno.
"Des profils d'utilisateurs centraux sont utilisés dans dStyle365/LegalWord365. Ces profils contiennent des informations telles que les dates de travail à temps partiel, les photos de profil et d'autres détails personnels, qui sont automatiquement incorporés dans la signature du courrier électronique".
Mises à jour automatiques des données personnelles
La mise à jour manuelle d'informations telles que les heures de travail ou les coordonnées est un autre problème courant résolu grâce à une signature centrale. "Nous utilisons des profils d'utilisateurs centraux. Ces profils contiennent des informations telles que les dates de travail à temps partiel, les photos de profil et d'autres détails personnels, qui sont automatiquement incorporés dans la signature du courrier électronique", explique Menno.
Ce système garantit également la mise à jour dynamique des signatures. "Par exemple, lorsqu'un employé est absent (à temps partiel), un message peut être automatiquement ajouté avec les jours où la personne n'est pas disponible. Cela permet d'éviter les erreurs et de s'assurer que le destinataire reçoit toujours l'information correcte.
La signature électronique centrale offre d'autres fonctionnalités utiles, comme la possibilité d'utiliser des signatures différentes pour les réponses ou les courriels transférés. Par exemple, vous pouvez choisir une signature plus courte pour les réponses, ou ajouter automatiquement d'autres terminaisons telles que "Best regards" ou "Yours sincerely", en fonction de la situation", explique Menno.
Enfin, Menno souligne l'un des principaux avantages d'une signature électronique centralisée : le gain de temps et de commodité pour les utilisateurs. "Elle permet aux employés d'économiser énormément de temps et de frustration. Ils n'ont pas à expérimenter eux-mêmes les paramètres, et le service de communication a l'assurance que tout est cohérent et ordonné. C'est une solution qui élimine beaucoup de problèmes à la fois.
Avantages pour votre organisation.
- Gain de temps: les employés n'ont plus à se préoccuper de la mise en place de leur signature
- Image de marque cohérente: chaque e-mail renforce votre image professionnelle
- Convivialité: facile à utiliser pour tous les employés
- Flexible: capacité à signer au nom d'autres personnes, idéal pour le secrétariat.
- Toujours à jour: des mises à jour centralisées garantissent que tout le monde utilise toujours la dernière version.
- À l'avenir : Documental travaille sur des fonctionnalités innovantes telles que des résumés générés par l'IA lors de la transmission de documents.
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