Textfragmente: effiziente Hilfe bei der Erstellung von Dokumenten

Wenn Sie dStyle geschickt einsetzen, werden Ihnen im Durchschnitt etwa 90 Prozent der Schreibarbeit automatisch abgenommen. Wie bitte? Werden wir Hans Klok einstellen oder so? Nein, das Geheimnis liegt in der Funktion Textfragmente. Ein digitaler Schrank voller standardisierter Texte, aus denen Sie auswählen können. Ein Mausklick und Sie haben einen oder mehrere inhaltlich perfekte Absätze oder Dokumente hinzugefügt.

Wie funktioniert das?

Sie arbeiten in Microsoft Word, das mit dStyle angereichert wurde. Wählen Sie Neues Dokument, um z. B. ein Ernennungsschreiben für einen neuen Mitarbeiter zu erstellen. Wählen Sie im kompakten dStyle-Menü oben in der Symbolleiste die Option Text. Auf der linken Seite Ihres Bildschirms erscheint ein Panel mit einer Übersicht über alle relevanten Textfragmente, die Ihnen zur Verfügung stehen. Das können ein oder mehrere Absätze sein, aber auch komplette Dokumente, Bilder, Tabellen.

Verfassen eines Dokuments

In einem Dialogfeld können Sie die Variablen eingeben - Anzahl der Arbeitsstunden, Gehaltsklasse usw. - und die von Ihnen ausgewählten Textfragmente werden zur Erstellung des Dokuments verwendet. Die Funktion verfügt auch über eine Suchregel, so dass die Eingabe eines Schlüsselworts Sie schnell zum richtigen Textfragment führt.

Maßgeschneidert

Diese standardisierten Texte sind auf das Unternehmen und die Abteilung, in der Sie arbeiten, zugeschnitten. Sie werden von Kollegen verfasst, die zu diesem Zweck ernannt wurden. Sie kümmern sich um diese Unternehmenstexte.

Persönliche Texte

Sie können auch persönliche Textfragmente verfassen, z. B. für den Schluss einer E-Mail-Nachricht, und sie Ihrer Bibliothek hinzufügen. Gehen Sie dabei genauso vor, wie Sie ein Word-Dokument erstellen. Beim Speichern können Sie diesen Text unter Persönliche Textschnipsel ablegen. Die firmen- und personenbezogenen Textfragmente stehen Ihnen auf jedem Computer zur Verfügung, an dem Sie sich anmelden.

Vorlagen erstellen

Aber das ist noch nicht alles. Der größte Nutzen ergibt sich aus der Verwendung von Vorlagen mit Inhalten. Diese befinden sich im selben Panel wie die Textfragmente. Wenn Sie diese Option wählen, werden nicht nur das von Ihnen erstellte Dokument, sondern auch andere relevante Dokumente hinzugefügt. Im Beispiel des Ernennungsschreibens: Sie fügen automatisch den Arbeitsvertrag, den Tarifvertrag, das Personalhandbuch und alles andere hinzu, was die Verfasser der Textfragmente für wichtig halten, um es dem neuen Mitarbeiter zukommen zu lassen.

Beseitigung von Risiken

Warum sollten Sie diese Funktion verwenden?
Erstens wegen der enormen Zeitersparnis.
Zweitens müssen Sie nicht mehr aus früheren Dokumenten ausschneiden und einfügen. Das ist mit Risiken verbunden. Kopieren Sie keine datenschutzrelevanten Informationen aus dem vorherigen Dokument? Haben Sie die neueste Version geöffnet? Verwenden Sie das richtige Layout? Können Sie das vorherige Dokument schnell finden?

Der richtige Text

Wenn Sie sich für Textfragmente entscheiden, wissen Sie immer, dass Sie es mit dem richtigen Text zu tun haben, was den Inhalt betrifft. Wenn sich in diesem Text unternehmensweit etwas ändert, steht Ihnen die geänderte Version sofort zur Verfügung.
Und: Das Arbeiten mit Textfragmenten ist genauso einfach wie das Erstellen eines Word-Dokuments. Sie können es auch als .docx-Datei speichern. dStyle sorgt dafür, dass das Design perfekt ist: die richtige Schriftart und -größe, das richtige Logo, die genauen Ränder... Sie brauchen sich um nichts davon zu kümmern.

Viel Erfolg und vor allem viel Spaß bei der Arbeit mit Textfragmenten!