gå til hovedinnhold
Tekstutdrag: Hjelp for effektiv dokumentoppretting

Tekstfragmenter: effektiv hjelp for dokumentoppretting

Benytter du deg smart av dStyle, gjøres i gjennomsnitt omtrent 90 prosent av skrivingen automatisk for deg. Unnskyld meg? Skal vi ansette Hans Klok eller noe? Nei, hemmeligheten ligger i tekstutdrag-funksjonen. Et digitalt skap fullt av standardiserte tekster du kan velge mellom. Ett museklikk og du har lagt til ett eller flere materielle perfekte avsnitt eller dokumenter.

Hvordan fungerer det?

Du jobber i Microsoft Word som er beriket med dStyle. Du velger Nytt dokument for for eksempel å lage et avtalebrev for en ny ansatt. I den kompakte menyen til dStyle, som du ser øverst på verktøylinjen, velger du Tekst. Et panel vil vises på venstre side av skjermen med en oversikt over alle relevante tekstfragmenter som er tilgjengelige for deg. Det kan være ett eller noen få avsnitt, men også komplette dokumenter, bilder, tabeller.

Skriv dokument

Via en dialog legger du inn variablene – antall arbeidstimer, lønnsklasse osv. – og dokumentet er satt sammen med dine valg av tekstfragmenter. Funksjonen har også en søkelinje, slik at du raskt kan finne riktig tekstfragment ved å skrive inn et nøkkelord.

Tilpasning

Disse standardiserte tekstene er skreddersydd for bedriften og avdelingen der du jobber. De er skrevet av kolleger som er utpekt til dette formålet. De gir disse firmatekstene.

Personlige tekster

Du har også muligheten til å komponere personlige tekstfragmenter, for eksempel for avslutning av en e-postmelding, og legge dem til i biblioteket ditt. Gjør det slik du bare ville laget et Word-dokument. Når du lagrer, kan du gruppere den teksten under Personlige tekstfragmenter. Firma- og personlige tekstfragmenter er tilgjengelige for deg på hver datamaskin du logger på.

Lag maler

Men dette er ikke alt. Du tjener størst når du bruker maler med innhold. De er i samme panel som tekstfragmenter. Hvis du velger å gjøre det, vil ikke bare dokumentet du oppretter, men også andre relevante deler bli lagt til. I eksemplet med det tilsettingsbrevet: du legger automatisk til arbeidskontrakten, tariffavtalen, personalhåndboken og det som redaktørene av Tekstfragmenter ellers synes er viktig å sende til den nyansatte.

For å utelukke risiko

Hvorfor bør du bruke denne funksjonen?
For det første selvfølgelig på grunn av den enorme tidsbesparelsen du oppnår med den.
Videre: du trenger ikke lenger å klippe og lime fra tidligere dokumenter. Det innebærer risiko. Kopierer du ikke personvernsensitiv informasjon fra forrige dokument? Har du åpnet siste versjon? Bruker du riktig design? Kan du raskt finne det forrige dokumentet?

Riktig tekst

Ved å velge Tekstfragmenter vet du alltid at du har riktig tekst. Hvis noe endres i teksten i hele organisasjonen, har du umiddelbart den endrede versjonen til din disposisjon.
Og: å jobbe med tekstfragmenter er like enkelt som å lage et Word-dokument. Du lagrer den også som en .docx-fil. dStyle sørger for at den er perfekt utformet: riktig skrifttype og størrelse, riktig logo, presise marginer... Du trenger ikke bekymre deg for det lenger.

Lykke til, og fremfor alt ha det gøy å jobbe med tekstfragmenter!

Tilbake til toppen