Textutdrag: effektiv hjälp för att skapa dokument

Om du använder dStyle smart görs i genomsnitt cirka 90 procent av skrivarbetet automatiskt åt dig. Förlåt? Ska vi anställa Hans Klok eller något? Nej, hemligheten ligger i funktionen Text Snippets. Ett digitalt skåp fullt av standardiserade texter som du kan välja mellan. Med ett klick har du lagt till ett eller flera innehållsperfekta stycken eller dokument.

Hur fungerar det?

Du arbetar i Microsoft Word som är berikat med dStyle. Du väljer Nytt dokument för att till exempel skapa ett bokningsbrev för en ny medarbetare. I dStyles kompakta meny, som du ser högst upp i verktygsfältet, väljer du Text. En panel visas till vänster på skärmen med en översikt över alla relevanta textfragment som är tillgängliga för dig. Det kan vara ett eller några stycken, men också kompletta dokument, bilder, tabeller.

Komponera dokument

Genom en dialogruta fyller du i variablerna – antal arbetstimmar, löneklass och så vidare – och med dina val av textfragment sammanställs dokumentet. Funktionen har också en sökregel, så att du genom att ange ett nyckelord snabbt kommer till rätt textfragment.

Skräddarsydd

Dessa standardiserade texter är skräddarsydda för företaget och avdelningen där du arbetar. De är skrivna av kollegor som har utsetts för detta ändamål. De tar hand om dessa företagstexter.

Personliga texter

Du har också möjlighet att skriva personliga textfragment, till exempel för att stänga ett e-postmeddelande, och lägga till dem i ditt bibliotek. Gör det på samma sätt som du bara skapar ett Word-dokument. När du sparar kan du gruppera texten under Personliga textfragment. Företags- och personliga textfragment är redo för dig på varje dator du loggar in på.

Skapa mallar

Men det här är inte allt. Du kan göra den största vinsten om du använder mallar med innehåll. De finns i samma panel som Textfragment. Om du väljer att göra det kommer inte bara dokumentet du skapar utan även andra relevanta dokument att läggas till. I exemplet med det anställningsbrevet: du lägger automatiskt till anställningsavtalet, kollektivavtalet, personalhandboken och vad mer sammanställarna av Textfragment tycker är viktigt att skicka den nyanställde.

Exkludera risker

Varför använda den här funktionen?
För det första, naturligtvis, på grund av de enorma tidsbesparingar som du uppnår med det.
Dessutom: du behöver inte längre klippa ut och klistra in från tidigare dokument. Detta medför risker. Tar ni inte över sekretesskänslig information från föregående dokument? Har du öppnat den senaste versionen? Använder du rätt design? Kan du snabbt hitta det tidigare dokumentet?

Rätt text

Genom att välja Textfragment vet du alltid att du har rätt text innehållsmässigt. Om något ändras i den texten i hela organisationen har du omedelbart den ändrade versionen till ditt förfogande.
Och: Att arbeta med textavsnitt är lika enkelt som att skapa ett Word-dokument. Du sparar den också som en .docx fil. dStyle säkerställer att den är perfekt utformad: rätt typsnitt och storlek, rätt logotyp, exakta marginaler ... Du behöver inte oroa dig för det längre.

Lycka till, och framför allt ha kul att arbeta med textfragment!