Fragments de texte : une aide efficace pour la création de documents

Si vous utilisez dStyle de manière intelligente, en moyenne, environ 90 % du travail de saisie est effectué automatiquement pour vous. Excusez-moi ? On va engager Hans Klok ou quoi ? Non, le secret réside dans la fonction des fragments de texte. Une armoire numérique remplie de textes standardisés parmi lesquels vous pouvez choisir. Un clic de souris et vous avez ajouté un ou plusieurs paragraphes ou documents dont le contenu est parfait.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Vous travaillez dans Microsoft Word, qui a été enrichi avec dStyle. Choisissez Nouveau document pour créer, par exemple, une lettre de nomination pour un nouvel employé. Dans le menu compact dStyle situé en haut de la barre d'outils, choisissez Texte. Un panneau apparaîtra à gauche de votre écran avec une vue d'ensemble de tous les fragments de texte pertinents à votre disposition. Il peut s'agir d'un ou de quelques paragraphes, mais aussi de documents complets, d'images, de tableaux.

Composer un document

Une boîte de dialogue vous permet de saisir les variables - nombre d'heures de travail, classe de salaire, etc. - et vos choix de fragments de texte sont utilisés pour composer le document. La fonction dispose également d'une règle de recherche afin que la saisie d'un mot-clé vous conduise rapidement au bon fragment de texte.

Sur mesure

Ces textes standardisés sont adaptés à l'entreprise et au service dans lequel vous travaillez. Ils sont rédigés par des collègues qui ont été désignés à cet effet. Ils s'occupent de ces textes d'entreprise.

Textes personnels

Vous pouvez également composer des fragments de texte personnels, par exemple pour la conclusion d'un message électronique, et les ajouter à votre bibliothèque. Procédez de la même manière que pour la création d'un document Word. Lors de l'enregistrement, vous pouvez placer ce texte dans la rubrique "Extraits de texte personnels". Les fragments de texte de l'entreprise et les fragments de texte personnels sont à votre disposition sur tout ordinateur auquel vous vous connectez.

Création de modèles

Mais ce n'est pas tout. Le plus grand avantage est d'utiliser les modèles avec du contenu. Ils se trouvent dans le même panneau que les fragments de texte. Si vous choisissez cette option, non seulement le document que vous créez mais aussi d'autres documents pertinents sont ajoutés. Dans l'exemple de la lettre de nomination : vous ajoutez automatiquement le contrat de travail, la convention collective de travail, le manuel du personnel et tout ce que les rédacteurs des fragments de texte jugent important d'envoyer au nouvel employé.

Éliminer les risques

Pourquoi utiliser cette fonction ?
Tout d'abord, en raison de l'énorme gain de temps.
Deuxièmement, vous ne devez plus faire de copier-coller à partir de documents précédents. Cela comporte des risques. Ne copiez-vous pas des informations confidentielles du document précédent ? Avez-vous ouvert la dernière version ? Utilisez-vous la bonne mise en page ? Pouvez-vous retrouver rapidement le document précédent ?

Le texte correct

En choisissant les fragments de texte, vous savez toujours que vous avez affaire à un texte correct en termes de contenu. Si quelque chose change dans ce texte à l'échelle de l'entreprise, vous aurez immédiatement la version modifiée à votre disposition.
Et : travailler avec des fragments de texte est tout aussi facile que de créer un document Word. Vous pouvez également l'enregistrer sous forme de fichier .docx. dStyle veille à ce que la conception soit parfaite : la bonne police et la bonne taille, le bon logo, les marges précises... Vous n'avez pas à vous soucier de tout cela.

Bonne chance et, surtout, amusez-vous à travailler avec les fragments de texte !