Fragmentos de texto: ayuda eficaz para la creación de documentos
Si utilizas dStyle de forma inteligente, por término medio el 90% del trabajo de mecanografía se realiza automáticamente. ¿Perdón? ¿Vamos a contratar a Hans Klok o algo así? No, el secreto está en la función de fragmentos de texto. Un armario digital lleno de textos estandarizados entre los que puede elegir. Un clic del ratón y habrá añadido uno o varios párrafos o documentos perfectos en cuanto a contenido.
¿Cómo funciona?
Usted trabaja en Microsoft Word, que ha sido enriquecido con dStyle. Seleccione Nuevo documento para crear, por ejemplo, una carta de nombramiento para un nuevo empleado. En el menú compacto dStyle de la parte superior de la barra de herramientas, seleccione Texto. Aparecerá un panel en la parte izquierda de su pantalla con una visión general de todos los fragmentos de texto relevantes disponibles para usted. Pueden ser uno o varios párrafos, pero también documentos completos, imágenes, tablas.
Componer un documento
Un cuadro de diálogo le permite introducir las variables -número de horas trabajadas, grado salarial, etc.- y sus elecciones de fragmentos de texto se utilizan para componer el documento. La función también cuenta con una regla de búsqueda para que la introducción de una palabra clave le lleve rápidamente al fragmento de texto adecuado.
A medida
Estos textos estandarizados se adaptan a la empresa y al departamento en el que se trabaja. Las escriben los colegas que han sido designados para ello. Ellos se encargan de estos textos de la empresa.
Textos personales
También puede componer fragmentos de texto personales, por ejemplo para la conclusión de un mensaje de correo electrónico, y añadirlos a su biblioteca. Hazlo de la misma manera que creas un documento de Word. Al guardar, puede poner ese texto en Recortes de texto personales. Los fragmentos de texto de la empresa y los personales están a su disposición en cualquier ordenador en el que se conecte.
Creación de plantillas
Pero esto no es todo. El mayor beneficio proviene del uso de plantillas con contenido. Están en el mismo panel que los fragmentos de texto. Si eliges esta opción, no sólo se añade el documento que creas sino también otros documentos relevantes. En el ejemplo de la carta de nombramiento: se añade automáticamente el contrato de trabajo, el convenio colectivo, el manual de personal y cualquier otra cosa que los redactores de los fragmentos de texto consideren importante enviar al nuevo empleado.
Eliminar los riesgos
¿Por qué debe utilizar esta función?
En primer lugar, por el enorme ahorro de tiempo.
En segundo lugar, ya no es necesario cortar y pegar de documentos anteriores. Eso conlleva riesgos. ¿No está copiando información sensible a la privacidad del documento anterior? ¿Has abierto la última versión? ¿Está utilizando el diseño correcto? ¿Puede encontrar rápidamente el documento anterior?
El texto correcto
Al elegir fragmentos de texto, siempre sabrá que se trata del texto correcto en cuanto a contenido. Si algo cambia en ese texto en toda la empresa, tendrá inmediatamente la versión modificada a su disposición.
Y: trabajar con fragmentos de texto es tan fácil como crear un documento de Word. También lo guarda como un archivo .docx. dStyle se encarga de que el diseño sea perfecto: la fuente y el tamaño adecuados, el logotipo correcto, los márgenes precisos... No tiene que preocuparse de nada de eso.
Buena suerte y, sobre todo, ¡diviértete trabajando con los fragmentos de texto!
