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Frammenti di testo: Aiuto efficiente per la creazione di documenti

Frammenti di testo: un aiuto efficiente per la creazione di documenti

Se si utilizza dStyle in modo intelligente, in media circa il 90% del lavoro di battitura viene svolto automaticamente. Come, scusa? Assumeremo Hans Klok o qualcosa del genere? No, il segreto sta nella funzione Frammenti di testo. Un armadio digitale pieno di testi standardizzati tra cui scegliere. Basta un clic del mouse per aggiungere uno o più paragrafi o documenti perfetti in termini di contenuto.

Come funziona?

Si lavora in Microsoft Word, che è stato arricchito con dStyle. Scegliere Nuovo documento per creare, ad esempio, una lettera di nomina per un nuovo dipendente. Nel menu compatto dStyle nella parte superiore della barra degli strumenti, scegliere Testo. Sul lato sinistro dello schermo apparirà un pannello con una panoramica di tutti i frammenti di testo disponibili. Può trattarsi di uno o pochi paragrafi, ma anche di documenti completi, immagini, tabelle.

Comporre un documento

Una finestra di dialogo consente di inserire le variabili (numero di ore lavorative, grado di retribuzione, ecc.) e le scelte dei frammenti di testo vengono utilizzate per comporre il documento. La funzione dispone anche di una regola di ricerca, in modo che l'immissione di una parola chiave porti rapidamente al frammento di testo giusto.

Su misura

Questi testi standardizzati sono adattati all'azienda e al reparto in cui si lavora. Sono scritti da colleghi nominati a questo scopo. Si occupano di questi testi aziendali.

Testi personali

È inoltre possibile comporre frammenti di testo personali, ad esempio per la chiusura di un messaggio e-mail, e aggiungerli alla propria libreria. Procedete come per la creazione di un documento Word. Al momento del salvataggio, è possibile inserire il testo nella sezione Snippet di testo personali. I frammenti di testo aziendali e personali sono disponibili su qualsiasi computer a cui si accede.

Creazione di modelli

Ma non è tutto. I maggiori vantaggi derivano dall'utilizzo dei modelli con i contenuti. Si trovano nello stesso pannello dei frammenti di testo. Se si sceglie questa opzione, vengono aggiunti non solo il documento creato, ma anche altri documenti pertinenti. Nell'esempio della lettera di nomina: si aggiungono automaticamente il contratto di lavoro, il contratto collettivo di lavoro, il manuale del personale e tutto ciò che i compilatori dei frammenti di testo ritengono importante inviare al nuovo dipendente.

Eliminare i rischi

Perché utilizzare questa funzione?
In primo luogo, per l'enorme risparmio di tempo.
In secondo luogo, non è più necessario tagliare e incollare da documenti precedenti. Questo comporta dei rischi. Non state copiando informazioni sensibili per la privacy dal documento precedente? Avete aperto l'ultima versione? State utilizzando il layout giusto? Riesce a trovare rapidamente il documento precedente?

Il testo corretto

Scegliendo i frammenti di testo, si ha sempre la certezza di avere a che fare con il testo corretto in termini di contenuto. Se qualcosa cambia in quel testo a livello aziendale, avrete immediatamente a disposizione la versione modificata.
E: lavorare con i frammenti di testo è facile come creare un documento Word. Si salva anche come file .docx. dStyle garantisce che il design sia perfetto: il carattere e la dimensione giusti, il logo giusto, i margini precisi... Non dovrete preoccuparvi di nulla.

Buona fortuna e, soprattutto, divertitevi a lavorare con i frammenti di testo!

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