Tekstikatkelmat: tehokas ohje asiakirjojen luomiseen

Jos käytät dStyleä älykkäästi, keskimäärin noin 90 prosenttia kirjoitustyöstä tehdään automaattisesti puolestasi. Anteeksi? Aiommeko palkata Hans Klokin vai jotain? Ei, salaisuus on Text Snippets -ominaisuudessa. Digitaalinen kaappi täynnä standardoituja tekstejä, joista voit valita. Yhdellä napsautuksella olet lisännyt yhden tai useamman, sisällöltään täydellisen kappaleen tai dokumentin.

Miten se toimii?

Työskentelet Microsoft Wordissa, joka on rikastettu dStylellä. Valitse Uusi asiakirja, jos haluat esimerkiksi luoda tapaamiskirjeen uudelle työntekijälle. Valitse dStylen kompaktissa valikossa, jonka näet työkalurivin yläosassa, Teksti. Näytön vasempaan reunaan ilmestyy paneeli, jossa on yleiskatsaus kaikista käytettävissäsi olevista asiaankuuluvista tekstifragmenteista. Se voi olla yksi tai muutama kappale, mutta myös täydelliset asiakirjat, kuvat, taulukot.

Asiakirjan kirjoittaminen

Valintaikkunan kautta täytät muuttujat - työtuntien määrä, palkkaluokka ja niin edelleen - ja tekstifragmenttien valinnalla asiakirja kootaan. Funktiolla on myös hakusääntö, joten syöttämällä avainsanan pääset nopeasti oikeaan tekstifragmenttiin.

Räätälin tekemä

Nämä standardoidut tekstit on räätälöity yritykselle ja osastolle, jossa työskentelet. Ne ovat kirjoittaneet kollegat, jotka on nimitetty tähän tarkoitukseen. He huolehtivat näistä yritysteksteistä.

Henkilökohtaiset tekstit

Voit myös kirjoittaa henkilökohtaisia tekstifragmentteja esimerkiksi sähköpostiviestin sulkemista varten ja lisätä ne kirjastoosi. Tee se samalla tavalla kuin vain luot Word-asiakirjan. Kun tallennat, voit ryhmitellä kyseisen tekstin Henkilökohtaiset tekstifragmentit -kohtaan. Yritys- ja henkilökohtaiset tekstifragmentit ovat valmiina sinua varten kaikilla tietokoneilla, joihin kirjaudut sisään.

Mallien luominen

Mutta tämä ei ole kaikki. Voit ansaita suurimman voiton, jos käytät malleja, joissa on sisältöä. Ne ovat samassa paneelissa kuin tekstifragmentit. Jos päätät tehdä niin, luomasi asiakirjan lisäksi myös muita asiaankuuluvia asiakirjoja lisätään. Esimerkki tuosta nimityskirjeestä: lisäät automaattisesti työsopimuksen, työehtosopimuksen, henkilöstökäsikirjan ja sen, mitä muuta tekstifragmenttien kääntäjät pitävät tärkeänä lähettää uudelle työntekijälle.

Sulje riskit pois

Miksi käyttää tätä ominaisuutta?
Ensinnäkin tietysti sen valtavan ajansäästön vuoksi, jonka saavutat sillä.
Lisäksi: sinun ei enää tarvitse leikata ja liittää aiemmista asiakirjoista. Tähän liittyy riskejä. Ettekö ota haltuunne edellisestä asiakirjasta yksityisyyden kannalta arkaluonteisia tietoja? Oletko avannut uusimman version? Käytätkö oikeaa muotoilua? Löydätkö nopeasti edellisen asiakirjan?

Oikea teksti

Valitsemalla Tekstifragmentit tiedät aina, että sinulla on sisällöllisesti oikea teksti. Jos jokin muuttuu kyseisessä tekstissä koko organisaation laajuisesti, sinulla on heti muokattu versio käytettävissäsi.
Ja: Tekstikatkelmien käsitteleminen on yhtä helppoa kuin Word-asiakirjan luominen. Tallennat sen myös .docx tiedostona. dStyle varmistaa, että se on suunniteltu täydellisesti: oikea kirjasintyyppi ja -koko, oikea logo, tarkat marginaalit... Sinun ei tarvitse enää huolehtia siitä.

Onnea matkaan, ja ennen kaikkea hauskaa työskennellä tekstifragmenttien kanssa!