Dokumentenerstellung: Es scheint direkt aus dem Drucker zu kommen...

Jedes Unternehmen, egal welcher Größe, kennt das Problem - nun ja, die Probleme -, wenn wir über den Papierfluss sprechen. Sollen wir einige von ihnen auflisten?

• Ein Hausstil, der innerhalb jeder Abteilung ein völlig eigenständiges Leben führt.
• Dokumente, die einst aufbewahrt wurden, jetzt aber nicht mehr auffindbar sind.
• Zweifel am Status eines Dokuments: Ist dies die neueste Version?

Wer sagt denn, dass Automatisierung nur Profit bringt?

Ja, die Automatisierung tut es! Natürlich macht die Digitalisierung die Arbeit viel einfacher! So wie der Wechsel vom Federkiel zur Kronenfeder, vom Füllfederhalter zur Schreibmaschine und von der Schreibmaschine zum Textverarbeitungsprogramm Schritte auf dem Weg zur Perfektionierung des Dokuments waren.

Und jetzt gehen wir mit der Dokumentenerstellung den nächsten Schritt: einen Bericht, einen Brief oder ein Memo, das sich mehr oder weniger selbst produziert. Wie einfach soll es für Sie sein?
Natürlich müssen Sie die Möglichkeiten nutzen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Wie die Verwendung einer intelligenten Anwendung für die Dokumentenerstellung in Kombination mit einem hervorragenden Dokumentenmanagementsystem. Ein Kinderspiel, oder?

Wenn wir kurz erklären, wie ein Programm zur Dokumentenerstellung funktioniert, werden seine Vorteile deutlich. Nehmen wir unser eigenes Programm dStyle als Beispiel.

1. Sie arbeiten einfach in Microsoft Word, in das dieses Programm integriert ist.
2. Sie wählen die Art des Dokuments, das Sie erstellen möchten: Brief, Bericht, Memo, E-Mail, Mahnung, Vertrag, was immer Sie wollen.
3. Das Programm fragt Sie nach einigen Variablen: Name und Adresse, Aktenzeichen und so weiter. Das CRM stellt dann automatisch alle anderen relevanten Daten zur Verfügung.
4. Wählen Sie unter Fragmente die Absätze - oder Fragmente, die Dutzende von Seiten lang sein können - aus, die Sie in Ihrem Dokument verwenden möchten. Und natürlich können Sie Ihr Dokument überall mit Text ergänzen, den Sie an Ort und Stelle über Ihre Tastatur eingeben.
5. Sie können der Datei Anhänge hinzufügen. Datei? Ja, das ist sie! Das Programm stellt sicher, dass Sie alle Dokumente (auch E-Mails!), die den Fall betreffen, sofort zur Hand haben.
6. Drucken Sie Ihr Dokument gegebenenfalls nur mit dem richtigen Drucker und dem richtigen Papier aus.
7. Und schließlich speichern Sie das Dokument. Nun, eigentlich macht man das nicht, sondern das Programm selbst, das anhand der Metadaten genau weiß, in welche Datei es gehört.
8. Und wenn Ihr Kollege oder Sie selbst das nächste Mal weiter in dieser Datei gehen, geben Sie einfach ein paar Merkmale ein und schon steht Ihnen die gesamte Datei zur Verfügung.

Die Vorteile? Listen wir sie auf; die Zahlen oben und unten entsprechen einander.

1. Nichts Kompliziertes, nur die Eingabe in Word, die Ihnen - und fast allen anderen - zweifellos vertraut ist.
2. Sie sind alle da drin! Sie müssen sich nicht um das Layout und Design des Dokuments kümmern, das wird für Sie erledigt! Das Programm wählt genau das Layout, die Schriftart und die Ränder für das Dokument aus.
3. Schon bald erkennt das Programm die Einzigartigkeit der von Ihnen eingegebenen Daten. Ein Brief? Postleitzahl und Hausnummer reichen aus, um zu wissen, dass es sich um einen Brief für Herrn Janssen in Oosterwijtwerd (wo ist das noch mal?) handelt. Alle anderen Daten werden sofort abgerufen.
4. Sie müssen also nichts aus früheren Dokumenten ausschneiden und einfügen. Es besteht immer die Gefahr, dass Sie ein veraltetes Dokument verwenden. Oder dass Sie die privaten Daten einer anderen Person mitkopieren (oops!). Oder die Übernahme des falschen Hausstils. Oder... was auch immer. Tun Sie es also nicht!
5. Es ist schön, wenn man alle relevanten Dokumente direkt vor sich hat. Sie brauchen nichts mehr zu suchen, Sie sehen sogar die neuesten E-Mails, Sie sind bei diesem Dossier auf dem Laufenden. Sie können die neuesten Entwicklungen sofort antizipieren, da diese sofort in die Datei aufgenommen werden.
6. Das Programm weiß, dass Sie für einen Briefdrucker A das Papierfach 3 und für einen Berichtsdrucker B das Papierfach 2 verwenden müssen. Erspart Ihnen eine Menge Ärger (wieder dieser Bericht auf Normalpapier! #$%^*()!!!*)
7. Sie müssen sich nicht mehr überlegen, welche Festplatte, welches Verzeichnis, welches Unterverzeichnis usw. Sie verwenden wollen. Das System speichert das Dokument an einem einzigen Ort, an dem jeder, der das System benutzt, weiß, wie er es finden kann. Weil das System das für ihn tut!

Müssen wir noch mehr sagen?

Wir haben es bereits in einem früheren Blog erwähnt, aber ich werde es jetzt noch einmal erwähnen: Haben Sie eine Vorstellung davon, wie viel Zeit ein Mitarbeiter im Durchschnitt damit verbringt, Informationen in seinen eigenen Systemen zu suchen und für ein neues Dokument aufzubereiten? Nun, keine Angst, .... Jetzt kommt es: etwa zwei Stunden pro Tag! Und das sind nicht gerade die Stunden, die Sie "fröhlich" gearbeitet haben!
Aber zum Glück gibt es nach dem Federkiel, dem Füllfederhalter, der Schreibmaschine und dem Textverarbeitungsprogramm... das Programm zur Erstellung von Dokumenten!
Möchten Sie sehen, wie es funktioniert? Kontaktieren Sie uns, wir zeigen es Ihnen gerne!