DMS: einer der drei Musketiere, die dein Königreich beschützen

Kein Unternehmen kommt ohne ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) aus. Der Fluss der Papierdokumente nimmt ab, die digitale Version wächst und droht hin und wieder überzulaufen. Um dies zu verhindern und diese digitalen Dokumente sicher, nachvollziehbar und für das Unternehmen nutzbar zu halten, ist ein DMS ein Muss.

Erstellung von Dokumenten

Das Dokumentenmanagementsystem ist einer der drei Musketiere, die Ihre Organisation - nennen Sie sie König Ludwig XIII - gegen das administrative Chaos verteidigen. Wenn das DMS die Rolle von Athos übernimmt, dann wird die Rolle von Porthos durch das CMS (Client Management System) und die von Aramis durch das Dokumentenerstellungssystem, wie z.B. dStyle, gespielt.

Happy End!

Die drei sorgen dafür, dass die gesamte "Papier"-Organisation, d. h. der königliche Haushalt, reibungslos funktioniert. Und was sollen wir mit der Rolle von d'Artagnan, dem gut aussehenden vierten Musketier, anfangen? Nun, das ist der Mitarbeiter, der mit seinem Wissen, seinen Fähigkeiten und seinen Qualitäten der Verwaltungsorganisation des Unternehmens tatsächlich Inhalt verleiht.
Wunderbar, diese Art von Metapher. Und ja, die Geschichte der drei Musketiere hat ein Happy End: Der falsche Kardinal Richelieu, der das Chaos anrichten wollte, wird besiegt. Lang lebe der König!

Von gutem Leumund

Um diese Krone des Unternehmens zu verteidigen, muss Athos - das DMS - eine gute Sache sein. Sie muss sicherstellen, dass wertvolle Informationen, die in Dokumenten gespeichert sind, von den richtigen Personen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort abgerufen werden können.
Wie macht ein DMS das?

Metadaten

Wenn ein Dokument digitalisiert wird, wird es mit Metadaten versehen. Metadaten sind die Waffen - Schwerter, Streitäxte, Hellebarden! - um gegen das Chaos zu kämpfen. Es handelt sich um Daten, die die Merkmale bestimmter Daten beschreiben; es sind eigentlich Daten über Daten.
Die Metadaten enthalten Informationen über den Autor, das Erstellungsdatum des Dokuments, die Anzahl der Seiten, die Geschichte der Änderungen, der Abfrage und der Nutzung usw.
Auf der Grundlage dieser Metadaten werden Verknüpfungen mit anderen Dokumenten, mit Personen, die das Dokument angesehen haben, mit Änderungen, die an dem Dokument vorgenommen wurden, und viele andere Dinge hergestellt, die jedem Dokument seine eigene Charakteristik verleihen.

Beziehungen

Auf der Grundlage dieser Metadaten stellt ein Dokument Beziehungen zu anderen Daten, zu anderen Dokumenten her; es weiß, welche Personen Zugang zu diesen Informationen haben dürfen, nein, müssen. Das Dokument wird automatisch gespeichert und ebenso automatisch abgerufen, wenn ein autorisierter Benutzer nach diesen Informationen sucht. Dasselbe geschieht mit allen anderen Dokumenten, zu denen es eine Beziehung hat.

Vorteile

Die Vorteile, die ein gutes DMS bietet, sind enorm. Hier sind einige davon. Sie müssen keine Zeit mehr mit dem Suchen und Ablegen von Dokumenten verschwenden. Garantierter Zugriff auf die neueste Version eines Dokuments für alle, die damit arbeiten. Alle Informationen zu einem bestimmten Thema, einer Dienstleistung, einem Produkt und einer Datei sofort verfügbar. Mitarbeiter, die mit diesen Informationen nichts zu tun haben, werden dadurch auch nicht belästigt.

Perfekte Zusammenarbeit

Documentaal verfügt selbstverständlich über ein DMS für seine Kunden: dStyleDMS. Der große Vorteil dieses Dokumentenmanagementsystems ist die perfekte Zusammenarbeit mit dem Dokumentenerstellungssystem dStyle365. Eine solche Zusammenarbeit können Sie von zwei Produkten erwarten, die aus demselben Labor stammen.
dStyleDMS funktioniert aber auch perfekt als eigenständiges DMS mit anderen Anwendungen. Und es funktioniert perfekt mit jedem anderen Dokumentenerstellungssystem (und CRM!). Die Mitarbeiter von Documentaal können sich darum kümmern. Sie haben bereits für die reibungslose Zusammenarbeit von dStyleDMS mit Dutzenden von Nicht-Documentaal-Anwendungen gesorgt.

Rentabilität

DMS sorgt für den ordnungsgemäßen Ablauf des gesamten Verwaltungsprozesses. Sie leistet einen wichtigen Beitrag zur Effizienz und damit zur Rentabilität des Unternehmens. Für jede Organisation ist es wichtig zu verhindern, dass das Verwaltungschaos die Produktion behindert.
Aber wählen Sie die richtigen Mittel dazu. Schließlich ist es besser, Richelieu mit einem der drei Musketiere aus dem Weg zu gehen, als mit Don Quichotte vergeblich gegen Windmühlen zu kämpfen....