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DMS: uno dei tre moschettieri che proteggono il vostro regno

DMS: uno dei Tre Moschettieri che protegge il suo regno

Nessuna organizzazione può fare a meno di un sistema di gestione Documentaale (DMS). Il flusso di documenti cartacei sta diminuendo, mentre la versione digitale non fa che crescere e di tanto in tanto minaccia di traboccare dai suoi argini. Per evitare che ciò accada e per mantenere i documenti digitali al sicuro, reperibili e utilizzabili dall'organizzazione, un DMS è indispensabile.

Creazione di documenti

Il Sistema di Gestione Documentaale è uno dei tre moschettieri che difendono la vostra organizzazione - chiamatela Re Luigi XIII - dal caos amministrativo. Se il DMS assume il ruolo di Athos, quello di Porthos è interpretato dal CMS (Client Management System) e quello di Aramis dal Document Creation System, come dStyle.

Buon fine!

I tre si assicurano che l'intera organizzazione "cartacea", in altre parole la casa reale, funzioni senza problemi. E cosa fare con il ruolo di d'Artagnan, l'affascinante quarto moschettiere? Ebbene, che sia il dipendente che, con conoscenze, abilità e qualità, dà effettivamente contenuto all'organizzazione amministrativa dell'azienda.
Adorabile, questo tipo di metafora. E sì, la storia de I tre moschettieri ha un lieto fine: il falso cardinale Richelieu che ha cercato di scatenare il caos viene sconfitto. Lunga vita al re!

Di buona reputazione

Per difendere questa corona aziendale, Athos - il DMS - deve essere una buona cosa. Deve garantire che le informazioni preziose contenute nei documenti siano accessibili alle persone giuste, al momento giusto e nel posto giusto.
Come fa un DMS a farlo?

Metadati

Quando un documento viene digitalizzato, gli vengono attribuiti dei metadati. I metadati sono le armi - spade, asce da battaglia, alabarde! - per combattere il caos. Sono dati che descrivono le caratteristiche di alcuni dati; sono in realtà dati sui dati.
I metadati forniscono informazioni sull'autore, sulla data di creazione del documento, sul numero di pagine, sulla storia delle modifiche, della consultazione e dell'utilizzo, e così via.
Sulla base di questi metadati, vengono creati collegamenti con altri documenti, con le persone che hanno guardato il documento, con le modifiche apportate al documento e molte altre cose che di fatto conferiscono a ogni documento una propria caratteristica.

Relazioni

Sulla base di questi metadati, un documento stabilisce relazioni con altri dati, con altri documenti; sa quali persone possono, anzi devono, avere accesso a queste informazioni. Il documento viene memorizzato automaticamente e, quando un utente autorizzato cerca quelle informazioni, viene richiamato altrettanto automaticamente. E lo stesso accade con tutti gli altri documenti con cui è in relazione.

Vantaggi

I vantaggi offerti da un buon DMS sono enormi. Eccone alcuni. Niente più perdite di tempo per la ricerca e l'archiviazione dei documenti. Accesso all'ultima versione di un documento per tutti coloro che ci lavorano, garantito. Tutte le informazioni relative a un determinato argomento, servizio, prodotto e file immediatamente disponibili. Anche i dipendenti che non hanno nulla a che fare con queste informazioni non ne sono infastiditi.

Cooperazione perfetta

Documentaal ha naturalmente un DMS a disposizione dei suoi clienti: dStyleDMS. Il grande vantaggio di questo sistema di gestione dei documenti è la sua perfetta collaborazione con il sistema di creazione dei documenti dStyle365. Ci si può aspettare una tale collaborazione da due prodotti che provengono dallo stesso laboratorio.
Ma dStyleDMS funziona perfettamente anche come DMS autonomo con altre applicazioni. E funziona perfettamente con qualsiasi altro sistema di creazione di documenti (e CRM!). Lo staff di Documentaal se ne occuperà. Hanno già stabilito una cooperazione senza problemi di dStyleDMS con decine di applicazioni non-Documentaal.

Redditività

Il DMS garantisce l'ordinato svolgimento dell'intero processo amministrativo. Contribuisce in modo significativo all'efficienza e quindi alla redditività dell'azienda. Per ogni organizzazione è importante evitare che il caos amministrativo ostacoli la produzione.
Ma scegliete i mezzi giusti per farlo. Dopotutto, è meglio tenere lontano Richelieu con uno dei Tre Moschettieri che combattere infruttuosamente contro i mulini a vento con Don Chisciotte....

Soluzione Documentaale

Vi state chiedendo come la soluzione di gestione Documentaale di Documentaal possa far crescere il vostro regno? È possibile! Basta contattarci e i nostri consulenti ve lo mostreranno.

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