DMS: En av de tre musketörerna som skyddar ditt rike

Ingen organisation klarar sig utan ett dokumenthanteringssystem (DMS). Flödet av pappersdokument minskar, den digitala versionen bara växer och hotar ibland att svämma över sina bräddar. För att förhindra detta och för att hålla de digitala dokumenten säkra, sökbara och användbara för organisationen är ett DMS ett måste.

Skapa dokument

Dokumenthanteringssystemet är en av de tre musketörerna som försvarar er organisation - kalla den kung Ludvig XIII - från administrativt kaos. Om DMS tar på sig rollen som Athos, tolkas Porthos av CMS (Client Management System) och Aramis av Document Creation System, som t.ex. dStyle.

Lyckligt slut!

De tre ser till att hela "pappersorganisationen", säger hovet i det kungliga kompaniet, löper smidigt. Och vad ska vi göra med rollen som d'Artagnan, den stilige fjärde musketören? Tja, låt det vara den anställde som med kunskap, färdigheter och egenskaper faktiskt ger substans till företagets administrativa organisation.
Läckert, den typen av metafor. Och ja, historien om De tre musketörerna har ett lyckligt slut: den falska kardinal Richelieu som försöker släppa lös kaos besegras. Länge leve kungen!

Från ett bra hem

För att kunna försvara företagets krona måste Athos – DMS – komma från ett bra hem. Det måste säkerställa att den värdefulla informationen som lagras i dokument kan ses av rätt personer vid rätt tidpunkt på rätt plats.
Hur gör en sådan DMS det?

Metadata

Vid digitalisering tar ett dokument emot metadata. Metadata är vapnen – svärd, stridsyxor, halberds! – att bekämpa kaos. De är data som beskriver egenskaperna hos vissa data; så det är faktiskt data om data.
Metadata ger till exempel information om författaren, det datum då dokumentet skapades, antalet sidor, historiken för redigering, konsultation och användning och så vidare.
Baserat på dessa metadata görs länkar till andra dokument, med personer som har tittat på dokumentet, med ändringar som har gjorts i dokumentet och många fler saker som faktiskt ger varje dokument sin egen egenskap.

Relationer

Baserat på dessa metadata upprättar ett dokument relationer med andra data, med andra dokument. den vet vilka personer som kan ha tillgång till, nej, måste ha tillgång till den informationen. Dokumentet sparas automatiskt och när en behörig användare söker efter den informationen hämtas lika automatiskt igen. Och det händer också med alla andra dokument som den har en relation till.

Fördelar

Fördelarna som ett bra DMS erbjuder är enorma. Vi ska nämna några. Ingen mer tid slösas bort på att söka och spara dokument. Garanterad åtkomst till den senaste versionen av ett dokument för alla som arbetar med det dokumentet. All information som rör ett visst ämne, tjänstetillägg, produkt och fil omedelbart tillgänglig. Anställda som inte har något att göra med den informationen bryr sig inte heller om det.

Perfekt samarbete

Documentaal har uppenbarligen ett DMS tillgängligt för sina kunder: dStyleDMS. Den stora fördelen med detta dokumenthanteringssystem är det perfekta samarbetet med Document Creation System dStyle365. Du kan förvänta dig ett sådant samarbete från två produkter som kommer från samma laboratorium.
Men dStyleDMS fungerar också utmärkt som ett fristående DMS med andra applikationer. Och det kan också fungera bra med alla andra dokumentskapande system (och CRM!). Det tar de anställda på Documentaal hand om. De har nu etablerat det tysta samarbetet mellan dStyleDMS med många dussintals icke-dokumentära applikationer.

Lönsamhet

DMS säkerställer en ordnad kurs i hela den administrativa processen. Det ger ett viktigt bidrag till företagets effektivitet och därmed lönsamhet. För varje organisation är det viktigt att förhindra att administrativ störning frustrerar produktionen.
Välj rätt sätt för detta. Det är bättre att hålla Richelieu ute med en av De tre musketörerna än att kämpa fruktlöst mot väderkvarnar med Don Quijote....

Lösning för dokument

Undrar du hur Documentaals dokumenthanteringslösning kan berika ditt kungarike? Det kan du! Kontakta oss så kommer våra konsulter att visa dig.