Arbetar du med dokument manuellt? Det är här det klämmer.

Det faktum att du kan göra produktionsprocesser i fabriker mycket effektivare med hjälp av standardisering är vanligt. Att företag kan använda ett liknande tillvägagångssätt för att arbeta mer effektivt med affärsdokument är å andra sidan mindre känt. Vi berättar var det klämmer när du arbetar med dokument manuellt och hur programvara gör skillnaden.

Ett företag som använder rätt programvara för att underlätta arbetet med dokument sparar inte bara mycket tid och pengar, utan förhindrar också att fel smyger sig in i dokumenten och till exempel skadar företagets rykte. Bra programvara för dokumentskapande är nyckeln till att öka din avkastning på investeringen (ROI). I avsaknad av denna programvara finns det tre aspekter som inte bara komplicerar arbetet, utan också gör det onödigt intensivt: det manuella skapandet av nya dokument, deras färdigställande och onödiga steg som tas i denna process.

Manuell förberedelse av dokument

Den manuella förberedelsen av dokument, så utan att byggstenarna automatiseras, är mödosam. Tänk till exempel på ett brev eller offert som måste förses med underskrift, allmänna villkor och handelskammarens nummer. Det tar mycket tid. Du behöver inte bara samla allt, utan också hålla ett öga på kvaliteten på helheten och kraven i lagar och förordningar. När du automatiserar allt ovanstående kommer dessa bördor att upphöra.

Fylla i dokument

Sedan spenderar du tid på att avsluta ett dokument. Du börjar det, men avslutar ofta inte jobbet på en gång. Kan du hitta rätt version nästa gång? Ofta måste du också involvera kollegor eftersom det finns ett behov av samråd om de olika avsnitten som du vill lägga till i filen.

Onödiga steg

Dessutom förlorar du tid på grund av onödiga steg. De smyger in eftersom det finns så många variabler som du måste ta hänsyn till. Det finns fem varianter av ett dokument, vilken är den rätta? Måste HR se över saken igen för att det avtal som upprättas inte uppfyller kollektivavtalets krav? Det händer att löneadministrationen avvisar hälften av kontrakten av denna anledning och sedan måste granska dem igen. Och: litar du på det arbete som utförs av avdelningen eller måste du fortfarande involvera en advokat?

En advokat anlitas också regelbundet som extra inspektör. Uppfyller stämningsansökan de formella kraven? Det är mycket synd om argumenten – även om de är giltiga – inte räknas under förhandlingen eftersom kallelsen inte uppfyller dessa krav. Denna kontroll kan också göras av någon annan när du använder programvara som innehåller alla delar av en stämning. På så sätt kan advokaten göra det han eller hon får betalt för att göra: göra en stark vädjan. Det sparar kostnader.

dStyle och dStyleDMS som en lösning

Med programvarulösningarna dStyle och dStyleDMS, som du kan läsa mer om på vår webbplats, kan du undvika ovanstående problem. På så sätt kan du öka din avkastning på investeringen (ROI) avsevärt. Hur mycket? Det räknar vi gärna ut åt dig. Vår erfarenhet visar att investeringen i vår programvarulösning ofta tjänas in inom en månad. Ett räkneexempel: Om fyrahundra personer i din organisation arbetar två timmar i månaden med att upprätta avtal, kostar det dig åttahundra timmar i arbetskostnader. När du minskar den tiden till fem minuter går det snabbt. Du kan uppnå detta med dStyle eftersom du, tack vare automatiseringen, har alla byggstenar för dokument redo och kan hoppa över kontrollsteg. Tänk på TV-programmet på Discovery där man ser hur snabbt en bil rullar nerför monteringsbandet. Det kan vara samma sak med dokumentskapande.

Har du några frågor? Kontakta oss nu

Om du har några frågor om våra produkter och/eller tjänster?
Kontakta oss gärna direkt.