Dokumentoppretting: det ser ut til å rulle ut skriveren din...

Enhver organisasjon uansett størrelse kjenner til problemet – vel, si problemer – når det kommer til papirflyt. Skal vi liste opp noen?

• En husstil som fører et helt uavhengig liv innenfor hver avdeling.
• Dokumenter som en gang ble lagret, men som nå ikke kan spores.
• Tviler på statusen til et dokument: er dette den siste versjonen?

Jøss... hvem sa at automatisering bare ga profitt?

Ja, automatisering gjør det! Selvfølgelig gjør digitalisering arbeidet mye enklere! Akkurat som overgangen fra fjærpenn til dyppepenn, fra fyllepenn til skrivemaskin og fra skrivemaskin til tekstbehandler var på vei mot ferdigstillelsen av Dokumentet.

Og nå tar vi neste steg med dokumentoppretting: en rapport, brev eller notatrapport som mer eller mindre produserer seg selv. Hvor lett vil du at det skal være?
Selvfølgelig må du benytte deg av de mulighetene som finnes. For eksempel en smart applikasjon for dokumentoppretting i kombinasjon med et utmerket dokumenthåndteringssystem . Kakestykke, ikke sant?

Hvis vi forklarer deg – i korte trekk – hvordan et dokumentopprettingsprogram fungerer, vil dets fordeler komme til syne. La oss ta vårt eget program dStyle som eksempel.

1. Du jobber ganske enkelt i Microsoft Word, hvor dette programmet er integrert.
2. Du velger hvilken type dokument du vil lage: brev, rapport, notat, e-post, purring, kontrakt, you name it.
3. Programmet ber deg om noen få variabler: navn og adressedetaljer, et filnummer, hva som helst. Alle andre relevante data hentes deretter automatisk fra CRM.
4. Du velger fra Tekstfragmenter avsnittene – men også fragmenter som kan bestå av dusinvis av sider – som du vil bruke i dokumentet. Og du kan selvfølgelig supplere dokumentet alle steder med tekst som du legger inn på stedet via tastaturet.
5. Du kan legge til vedlegg fra filen om nødvendig. fil? Ja, selvfølgelig! Programmet sikrer at du har alle dokumenter (inkludert alle e-poster!) som er relatert til den aktuelle saken umiddelbart tilgjengelig.
6. Om nødvendig kan du skrive ut dokumentet, men da bruke den eneste riktige skriveren, med riktig papir.
7. Og til slutt lagrer du dokumentet. Vel, faktisk gjør du ikke det, men selve programmet, som vet nøyaktig i hvilken fil det skal plasseres på grunnlag av metadata.
8. Og når din kollega eller deg selv fortsetter i denne filen neste gang, legger du inn noen få egenskaper og går, hele filen er umiddelbart tilgjengelig for deg.

Fordelene? La oss ta en titt på dem også; tallene over og under samsvarer med hverandre.

1. Ikke noe vanskelig, bare å skrive i Word, uten tvil kjent for deg – og nesten alle.
2. De er alle med! Du trenger ikke lenger å bekymre deg for utformingen og utformingen av dokumentet, det er gjort for deg! Programmet velger akkurat det oppsettet, den fonten, de margene som tilhører det dokumentet.
3. Programmet gjenkjenner raskt det unike ved dataene du legger inn. Ett brev? Postnummer og husnummer er nok til å vite at det er et brev til Mr. Janssen i Oosterwijtwerd (hvor er det igjen?). Alle andre data vil bli lagt til umiddelbart.
4. Så du trenger ikke å klippe og lime inn noe fra tidligere dokumenter lenger. Det er alltid fare for å bruke et utdatert dokument. Eller at du kopierer personverndataene til en annen person (oops!). Eller adopterer en feil husstil. Eller hva som helst. Så ikke gjør det!
5. Fint, ikke sant, alle relevante stykker rett foran deg. Du trenger ikke søke etter noe lenger, du ser til og med de siste e-postene, du er helt oppdatert når det kommer til denne filen. Du kan umiddelbart forutse den siste utviklingen, fordi de legges direkte til filen.
6. Programmet vet at for et brev må du bruke skriver A papirskuff 3, og skriver B papirskuff 2 for en rapport. Sparer deg for mye irritasjon (igjen den rapporten om vanlige skrivesaker! #$%^*()!!!*)
7. Du trenger ikke lenger å tenke på hvilken stasjon, hvilken katalog, hvilken underkatalog, hvilken underkatalog, og så videre, og så videre, og så videre. Systemet lagrer dokumentet på det eneste stedet der alle som bruker systemet kan finne det med størst mulig innsats. For det er det systemet gjør for ham!

trenger vi si mer??

Vi har nevnt det før i en tidligere blogg , men bare igjen: Har du noen anelse om hvor mye tid en ansatt i gjennomsnitt bruker på å lete opp informasjon i sine egne systemer og gjøre den egnet for et nytt dokument? Nei? Vel, ikke vær redd.... Kommer: ca to timer om dagen! Og det er ikke akkurat de timene du har jobbet "flott"!
Heldigvis, etter fjærpennen, fyllepennen, skrivemaskinen og tekstbehandleren ... dokumentopprettingsprogrammet!
Vil du se hvordan det fungerer? Kontakt oss, vi demonstrerer det gjerne for deg!