Création de documents : ils semblent sortir tout droit de votre imprimante...
Toute organisation, quelle que soit sa taille, connaît le problème - enfin, les problèmes - lorsque l'on parle de flux de papier. Pouvons-nous en énumérer quelques-unes ?
- Un style maison qui mène une vie totalement indépendante au sein de chaque département.
- Les documents qui étaient autrefois stockés, mais qui sont maintenant introuvables.
- Doute sur le statut d'un document : s'agit-il de la dernière version ?
Bon sang... qui a dit que l'automatisation n'apportait que du profit ?
Oui, l'automatisation le fait ! Bien sûr, la numérisation facilite grandement le travail ! Tout comme le passage de la plume d'oie à la plume d'oie, du stylo plume à la machine à écrire et de la machine à écrire au traitement de texte ont été des étapes sur la voie de la perfection du document.
Et maintenant, nous passons à l'étape suivante avec la création de documents : un rapport, une lettre ou un mémo plus ou moins autoproduit. A quel point voulez-vous que ce soit facile ?
Bien sûr, vous devez utiliser les possibilités qui vous sont offertes. Comme l'utilisation d'une application intelligente pour la création de documents en combinaison avec un excellent système de gestion des documents. C'est du gâteau, non ?
Si nous expliquons brièvement comment fonctionne un programme de création de documents, ses avantages deviendront évidents. Prenons l'exemple de notre propre programme dStyle.
- Il vous suffit de travailler dans Microsoft Word, dans lequel ce programme est intégré.
- Vous choisissez le type de document que vous souhaitez créer : lettre, rapport, mémo, e-mail, rappel, contrat, etc.
- Le programme vous demande quelques variables : nom et adresse, numéro de dossier, etc. Le CRM fait alors apparaître automatiquement toutes les autres données pertinentes.
- Dans Fragments, choisissez les paragraphes - ou fragments qui peuvent compter des dizaines de pages - que vous souhaitez utiliser dans votre document. Et, bien sûr, vous pouvez compléter votre document où que vous soyez avec du texte que vous saisissez sur place à l'aide de votre clavier.
- Vous pouvez ajouter des pièces jointes à partir du fichier. Un dossier ? Oui, c'est vrai ! Le programme vous permet de disposer immédiatement de tous les documents (y compris les e-mails !) relatifs à l'affaire.
- Si nécessaire, imprimez votre document en utilisant la seule imprimante correcte, avec le papier adéquat.
- Et enfin, vous enregistrez le document. En fait, ce n'est pas vous qui le faites, mais le programme lui-même, qui sait, sur la base des métadonnées, exactement dans quel fichier il doit être placé.
- Et lorsque votre collègue ou vous-même irez plus loin dans ce dossier, il vous suffira de saisir quelques caractéristiques et presto, l'ensemble du dossier sera immédiatement à votre disposition.
Les avantages ? Dressons-en la liste ; les chiffres ci-dessus et ci-dessous correspondent les uns aux autres.
- Rien de compliqué, une simple saisie dans Word, sans doute familière pour vous - et pour presque tout le monde.
- Ils sont tous là-dedans ! Vous n'avez pas à vous soucier de la mise en page et de la conception du document, c'est fait pour vous ! Le programme choisit exactement la mise en page, la police et les marges du document.
- Très vite, le programme reconnaît l'unicité des données que vous saisissez. Une lettre ? Le code postal et le numéro de la maison suffisent pour savoir qu'il s'agit d'une lettre destinée à M. Janssen à Oosterwijtwerd (où est-ce déjà ?). Toutes les autres données sont immédiatement récupérées.
- Vous n'avez donc pas besoin de couper et coller quoi que ce soit à partir de documents précédents. Il y a toujours le risque que vous utilisiez un document périmé. Ou que vous copiez les données personnelles d'une autre personne (oups !). Ou en adoptant le mauvais style de maison. Ou... peu importe. Alors ne le faites pas !
- C'est agréable d'avoir tous les documents pertinents sous les yeux. Vous n'avez plus besoin de chercher quoi que ce soit, vous voyez même les derniers e-mails, vous êtes complètement à jour dans ce dossier. Vous pouvez immédiatement anticiper les derniers développements, car ceux-ci sont immédiatement ajoutés au dossier.
- Le programme sait que vous devez utiliser le bac à papier 3 pour une imprimante à lettres A et le bac à papier 2 pour une imprimante à rapports B. Vous épargnez beaucoup d'irritation (encore ce rapport sur papier ordinaire ! #$%^*()!!!*)
- Vous n'avez plus à vous demander quel disque, quel répertoire, quel sous-répertoire, etc. etc. utiliser. Le système stocke le document à l'endroit unique où tous les utilisateurs du système savent comment le trouver. Parce que le système le fait pour lui !
Faut-il en dire plus ?
Nous l'avons déjà mentionné dans un blog précédent, mais je vais le mentionner à nouveau maintenant : Avez-vous la moindre idée du temps qu'un employé passe en moyenne à rechercher des informations dans ses propres systèmes et à les adapter à un nouveau document ? Eh bien, ne vous inquiétez pas, ..... La voilà : environ deux heures par jour ! Et ce ne sont pas exactement les heures que vous avez "heureusement" travaillées !
Mais heureusement, après la plume, le stylo-plume, la machine à écrire et le traitement de texte... le programme de création de documents !
Vous voulez voir comment ça marche ? Contactez-nous, nous serons heureux de vous en faire la démonstration !
