Creazione di documenti: sembra uscire direttamente dalla stampante...

Ogni organizzazione di qualsiasi dimensione conosce il problema - beh, i problemi - quando si parla di flusso di carta. Vogliamo elencarne alcuni?

• Uno stile di casa che conduce una vita completamente indipendente all'interno di ogni dipartimento.
• Documenti che un tempo erano conservati, ma che ora non sono più rintracciabili.
• Dubbio sullo stato di un documento: è l'ultima versione?

Perbacco... chi ha detto che l'automazione porta solo profitto?

Sì, l'automazione lo fa! Naturalmente la digitalizzazione rende il lavoro molto più semplice! Così come il passaggio dalla penna d'oca alla penna a corona, dalla penna stilografica alla macchina da scrivere e dalla macchina da scrivere all'elaboratore di testi sono stati passi sulla strada della perfezione del documento.

E ora stiamo facendo il passo successivo con la creazione di documenti: una relazione, una lettera o un memo più o meno autoprodotti. Quanto volete che sia facile?
Naturalmente, è necessario sfruttare le possibilità disponibili. Come utilizzare un'applicazione intelligente per la creazione di documenti in combinazione con un eccellente sistema di gestione dei documenti. Un gioco da ragazzi, vero?

Se spieghiamo brevemente come funziona un programma di creazione di documenti, i suoi vantaggi risulteranno evidenti. Prendiamo come esempio il nostro programma dStyle.

1. È sufficiente lavorare in Microsoft Word, in cui questo programma è integrato.
2. Si sceglie il tipo di documento che si desidera creare: lettera, relazione, promemoria, e-mail, promemoria, contratto, e così via.
3. Il programma richiede alcune variabili: nome e indirizzo, numero di pratica o altro. Il CRM visualizza quindi automaticamente tutti gli altri dati rilevanti.
4. Da Frammenti, scegliere i paragrafi o i frammenti, che possono essere lunghi anche decine di pagine, da utilizzare nel documento. E, naturalmente, è possibile integrare il documento ovunque con il testo inserito sul momento con la tastiera.
5. È possibile aggiungere allegati al file. File? Sì, lo è! Il programma garantisce la disponibilità immediata di tutti i documenti (comprese le e-mail!) relativi al caso.
6. Se necessario, stampare il documento utilizzando solo la stampante corretta, con la carta corretta.
7. Infine, si salva il documento. In realtà non siete voi a farlo, ma il programma stesso, che sa, sulla base dei metadati, esattamente in quale file deve essere collocato.
8. E quando il vostro collega o voi stessi, la prossima volta, andrete più avanti nel file, basterà digitare alcune caratteristiche e presto, l'intero file sarà immediatamente disponibile per voi.

I vantaggi? Elenchiamoli; i numeri sopra e sotto corrispondono l'uno all'altro.

1. Niente di complicato, solo la digitazione in Word, senza dubbio familiare a voi e a quasi tutti gli altri.
2. Sono tutti lì dentro! Non dovete preoccuparvi del layout e del design del documento, è già tutto pronto per voi! Il programma sceglie esattamente il layout, il carattere e i margini del documento.
3. Ben presto il programma riconosce l'unicità dei dati inseriti. Una lettera? Il codice postale e il numero civico sono sufficienti per sapere che si tratta di una lettera per il signor Janssen di Oosterwijtwerd (dove si trova?). Tutti gli altri dati vengono recuperati immediatamente.
4. Non è quindi necessario tagliare e incollare nulla dai documenti precedenti. C'è sempre il rischio di utilizzare un documento obsoleto. O che si copiano i dati sulla privacy di qualcun altro (oops!). O l'adozione dello stile di casa sbagliato. O... quello che è. Quindi non fatelo!
5. È bello avere tutti i documenti rilevanti davanti a sé. Non dovete più cercare nulla, vedete anche le ultime e-mail, siete completamente aggiornati su questo dossier. È possibile anticipare immediatamente gli ultimi sviluppi, perché questi vengono immediatamente aggiunti al file.
6. Il programma sa che si deve utilizzare il vassoio carta 3 per la stampante di lettere A e il vassoio carta 2 per la stampante di rapporti B. Si risparmia un sacco di irritazione (ancora una volta quel rapporto su carta semplice! #$%^*()!!!*)
7. Non è più necessario pensare a quale disco, quale directory, quale sottodirectory, ecc. ecc. utilizzare. Il sistema archivia il documento nell'unico posto in cui tutti coloro che utilizzano il sistema sanno come trovarlo. Perché il sistema lo fa per lui!

C'è bisogno di dire altro?

Ne abbiamo già parlato in un blog precedente, ma lo ripeterò ora: Avete idea di quanto tempo passi in media un dipendente a cercare informazioni nei propri sistemi e a renderle adatte a un nuovo documento? Non si allarmi, ..... Ecco che arriva: circa due ore al giorno! E queste non sono esattamente le ore che avete "felicemente" lavorato!
Ma per fortuna, dopo la penna d'oca, la stilografica, la macchina da scrivere e il word processor... il programma di creazione di documenti!
Volete vedere come funziona? Contattateci, saremo lieti di dimostrarvelo!