Creación de documentos: parece que salen directamente de la impresora...
Todas las organizaciones de cualquier tamaño conocen el problema -bueno, los problemas- cuando hablamos de flujo de papel. ¿Enumeramos algunas de ellas?
- Un estilo de casa que lleva una vida completamente independiente dentro de cada departamento.
- Documentos que en su día fueron almacenados, pero que ahora son ilocalizables.
- Duda sobre el estado de un documento: ¿Es esta la última versión?
Cielos... ¿quién dijo que la automatización sólo traía beneficios?
Sí, la automatización lo hace. Por supuesto, la digitalización facilita mucho el trabajo. Al igual que el cambio de la pluma a la pluma corona, de la pluma estilográfica a la máquina de escribir y de la máquina de escribir al procesador de textos fueron pasos en el camino hacia la perfección del documento.
Y ahora damos el siguiente paso con la creación de documentos: un informe, una carta o un memorándum más o menos autoproducido. ¿Cómo de fácil quieres que sea?
Por supuesto, hay que aprovechar las posibilidades que se ofrecen. Como utilizar una aplicación inteligente para la creación de documentos en combinación con un excelente sistema de gestión de documentos. Pan comido, ¿verdad?
Si explicamos brevemente cómo funciona un programa de creación de documentos, sus ventajas serán evidentes. Tomemos como ejemplo nuestro propio programa dStyle.
- Sólo tienes que trabajar en Microsoft Word, en el que está integrado este programa.
- Usted elige el tipo de documento que desea crear: carta, informe, nota, correo electrónico, recordatorio, contrato, lo que quiera.
- El programa le pide algunas variables: nombre y dirección, un número de expediente, lo que sea. A continuación, el CRM saca automáticamente todos los demás datos relevantes.
- En Fragmentos, elija los párrafos -o fragmentos que pueden tener decenas de páginas- que desee utilizar en su documento. Y, por supuesto, puedes complementar tu documento en cualquier lugar con el texto que introduzcas sobre la marcha con el teclado.
- Puede añadir archivos adjuntos desde el archivo. ¿Archivo? Sí, lo es. El programa le garantiza que tendrá todos los documentos (incluidos los correos electrónicos) relacionados con el caso inmediatamente a mano.
- Si es necesario, imprima su documento utilizando sólo la impresora correcta, con el papel correcto.
- Y por último, guarda el documento. Bueno, en realidad no se hace eso, sino que es el propio programa el que sabe, en base a los metadatos, exactamente en qué archivo debe colocarse.
- Y cuando su colega o usted mismo la próxima vez vayan más allá en este archivo, sólo tiene que teclear unas cuantas características y listo, todo el archivo estará inmediatamente disponible para usted.
¿Los beneficios? Hagamos una lista; los números de arriba y de abajo se corresponden entre sí.
- Nada complicado, sólo escribir en Word, sin duda familiar para ti -y para casi todo el mundo-.
- ¡Están todos ahí! No tienes que preocuparte por la maquetación y el diseño del documento, ¡se hace por ti! El programa elige exactamente el diseño, el tipo de letra y los márgenes del documento.
- Pronto el programa reconoce la singularidad de los datos que usted introduce. ¿Una carta? El código postal y el número de casa son suficientes para saber que es una carta para el Sr. Janssen en Oosterwijtwerd (¿dónde está eso?). Todos los demás datos se recuperan inmediatamente.
- Así que no es necesario cortar y pegar nada de los documentos anteriores. Siempre existe el peligro de utilizar un documento obsoleto. O que copie los datos de privacidad de otra persona a lo largo de (¡ups!). O adoptar el estilo de la casa equivocado. O... lo que sea. Así que no lo hagas.
- Es bueno tener todos los documentos relevantes delante de ti. Ya no tienes que buscar nada, incluso ves los últimos correos electrónicos, estás completamente al día en lo que respecta a este expediente. Podrá anticiparse inmediatamente a las últimas novedades, ya que éstas se añaden inmediatamente al expediente.
- El programa sabe que debe utilizar la bandeja de papel 3 para una impresora de cartas A y la bandeja de papel 2 para una impresora de informes B. Te ahorra muchas molestias (¡otra vez ese informe en papel normal! #$%^*()!!!*)
- Ya no tiene que pensar qué disco, qué directorio, qué subdirectorio, etc., etc., debe utilizar. El sistema almacena el documento en un lugar donde todos los usuarios del sistema saben cómo encontrarlo. Porque el sistema lo hace por él.
¿Es necesario decir más?
Ya lo mencionamos en un blog anterior, pero lo volveré a mencionar ahora: ¿Tiene idea de cuánto tiempo dedica un empleado, por término medio, a buscar información en sus propios sistemas y adecuarla a un nuevo documento? Bueno, no te alarmes, .... Aquí viene: ¡unas dos horas al día! Y esas no son precisamente las horas que has estado trabajando "felizmente".
Pero afortunadamente, después de la pluma, la estilográfica, la máquina de escribir y el procesador de textos... ¡el programa de creación de documentos!
¿Quieres ver cómo funciona? Póngase en contacto con nosotros, ¡estaremos encantados de demostrárselo!
