Asiakirjojen luominen: näyttää siltä, että se on tulostimen käyttöönotto...

Kaikki kaikenkokoiset organisaatiot tietävät ongelman - no, sanovat ongelmat - kun puhumme paperinvirrasta. Luettelemmeko vain muutaman?

• Yritysidentiteetti, joka johtaa täysin itsenäistä elämää jokaisella osastolla.
• Asiakirjat, jotka on kerran tallennettu, mutta joita ei nyt voi jäljittää.
• Epäilys asiakirjan tilasta: onko tämä uusin versio??

Hitto... kuka sanoi, että automaatio toi vain voittoa?

Kyllä, automaatio tekee! Tietenkin digitalisointi tekee työskentelystä paljon helpompaa! Aivan yhtä hyvin kuin siirtyminen hanhen höyhenestä kruunukynään, suihkulähdekynästä kirjoituskoneeseen ja kirjoituskoneesta tekstinkäsittelyohjelmaan oli matkalla Asiakirjan täydellisyyteen.

Ja nyt otamme seuraavan askeleen asiakirjojen luomisessa: raportin, kirjeen tai muistion raportin, joka tuottaa enemmän tai vähemmän itse. Kuinka helppoa haluat sen olevan?
Tietenkin sinun on hyödynnettävä käytettävissä olevia mahdollisuuksia. Kuten älykäs sovellus asiakirjojen luomiseen yhdessä erinomaisen asiakirjanhallintajärjestelmän kanssa. Pala kakkua, eikö?

Jos selitämme sinulle – lyhyesti sanottuna – miten asiakirjojen luontiohjelma toimii, sen edut tulevat automaattisesti pintaan. Otetaan esimerkiksi oma ohjelmamme dStyle.

1. Työskentelet vain Microsoft Wordissa, jossa tämä ohjelma on integroitu.
2. Voit valita luotavan asiakirjan tyypin: kirjain, raportti, muistio, sähköposti, muistutus, sopimus, sinä nimeät sen.
3. Ohjelma kysyy sinulta joitain muuttujia: nimi- ja osoitetiedot, tiedostonumero, mitä tahansa. Kaikki muut asiaankuuluvat tiedot noudetaan sitten automaattisesti asiakkuudenhallintajärjestelmästä.
4. Voit valita tekstifragmenteista kappaleet – mutta myös katkelmia, jotka voivat koostua kymmenistä sivuista – joita haluat käyttää asiakirjassa. Ja tietysti voit täydentää asiakirjaa kaikissa paikoissa tekstillä, jonka kirjoitat paikan päällä näppäimistön kautta.
5. Voit tarvittaessa lisätä liitteitä tiedostosta. Tiedosto? Kyllä! Ohjelma varmistaa, että sinulla on kaikki asiakirjat (mukaan lukien kaikki sähköpostit!), jotka liittyvät kyseiseen tapaukseen välittömästi.
6. Tarvittaessa voit tulostaa asiakirjan, mutta käyttämällä ainoaa oikeaa tulostinta oikealla paperilla.
7. Ja lopuksi tallennat asiakirjan. No, itse asiassa et tee sitä, vaan itse ohjelma, joka tietää tarkalleen, mihin tiedostoon se tulisi sijoittaa metatietojen perusteella.
8. Ja sitten seuraavan kerran, kun kollegasi tai itsesi jatkaa tässä tiedostossa, kirjoitat muutamia ominaisuuksia ja hei, koko tiedosto on heti käytettävissäsi.

Hyödyt? Listataan ne; ylä- ja alapuolella olevat numerot vastaavat toisiaan.

1. Ei mitään vaikeaa tehdä, napauta vain Wordia, joka on epäilemättä tuttu sinulle - ja melkein kaikille.
2. He ovat kaikki siellä! Sinun ei enää tarvitse huolehtia asiakirjan asettelusta ja suunnittelusta, se tehdään puolestasi! Ohjelma valitsee juuri sen asettelun, fontin, ne marginaalit, jotka kuuluvat kyseiseen asiakirjaan.
3. Pian ohjelma tunnistaa syöttämiesi tietojen ainutlaatuisuuden. Kirje? Postinumero ja talon numero riittää tietämään, että se on kirje Herra Janssenille Oosterwijtwerdissä (missä se taas on?). Kaikki muut tiedot haetaan välittömästi.
4. Joten sinun ei tarvitse leikata ja liittää mitään aiemmista asiakirjoista. Siinä on vaara, että käytät vanhentunutta asiakirjaa. Tai että kopioit toisen henkilön tietosuojatiedot (hups!). Tai omaksua väärä yritysidentiteetti. Tai... mitä tahansa. Älä siis!
5. Kiva hei, kaikki asiaankuuluvat palaset aivan edessäsi. Sinun ei tarvitse enää etsiä mitään, näet jopa uusimmat sähköpostit, olet täysin ajan tasalla tämän tiedoston suhteen. Voit heti ennakoida viimeisimmän kehityksen, koska ne lisätään suoraan tiedostoon.
6. Ohjelma tietää, että kirjaintulostimessa on käytettävä A-paperilokeroa 3 ja raporttitulostimelle B-paperilokeroa 2. Säästää paljon ärsytystä (jälleen tuo raportti tavallisista paperitavaroista! #$%^*()!!! *)
7. Sinun ei enää tarvitse miettiä, mitä levyä, mitä hakemistoa, mikä alihakemisto, mikä alihakemisto ja niin edelleen, ja niin edelleen, ja niin edelleen, ja niin edelleen, sinun on käytettävä. Järjestelmä tallentaa asiakirjan ainoaan paikkaan, josta kaikki järjestelmää käyttävät voivat sitten löytää sen suurimmalla luodulla. Koska sitä järjestelmä tekee hänelle!

Pitääkö meidän sanoa enemmän??

Olemme maininneet sen aiemmin edellisessä blogissa , mutta silti vain hetkeksi: Onko aavistustakaan, kuinka paljon aikaa työntekijä käyttää keskimäärin etsimään tietoa omista järjestelmistään ja tekemään siitä sopivan uuteen asiakirjaan? Ei? No, älä huolestu,.... Come-ie: noin kaksi tuntia päivässä! Ja ne eivät ole juuri niitä tunteja, jolloin olet työskennellyt "hienosti"!
Mutta onneksi on olemassa hanhen höyhenen, suihkulähdekynän, kirjoituskoneen ja tekstinkäsittelyohjelman jälkeen ... asiakirjojen luontiohjelma!
Haluatko nähdä, miten se toimii? Ota yhteyttä , esittelemme sen mielellämme sinulle!