Dokumentskapande: det verkar som om det är hur du rullar ut din skrivare ...
Alla organisationer av alla storlekar känner till problemet - ja, säg problem - när vi pratar om pappersflödet. Ska vi bara lista några?
- En företagsidentitet som lever ett helt självständigt liv inom varje avdelning.
- Dokument som en gång lagrades, men som nu inte kan spåras.
- Tvivel om status för ett dokument: är detta den senaste versionen??
Jösses... vem sa att automatisering bara gav vinst?
Ja, automatisering gör det! Naturligtvis gör digitaliseringen arbetet mycket enklare! Lika bra som bytet från gåsfjäder till kronpenna, från reservoarpenna till skrivmaskin och från skrivmaskin till ordbehandlarsteg var på väg mot dokumentets fulländning.
Och nu tar vi nästa steg med dokumentskapande: en rapport, ett brev eller en PM-rapport som producerar mer eller mindre sig själv. Hur lätt vill du att det ska vara?
Naturligtvis måste du utnyttja de möjligheter som finns tillgängliga. Såsom en smart applikation för dokumentskapande i kombination med ett utmärkt dokumenthanteringssystem. Bit av tårta, eller hur?
Om vi förklarar för dig - kort sagt - hur ett dokumentskapande program fungerar, kommer dess fördelar automatiskt att komma upp till ytan. Som ett exempel, låt oss ta vårt eget program dStyle.
- Du arbetar bara i Microsoft Word, där detta program är integrerat.
- Du väljer vilken typ av dokument du vill skapa: brev, rapport, memo, e-post, påminnelse, kontrakt, you name it.
- Programmet ber dig om några variabler: namn och adressinformation, ett filnummer, vad som helst. All annan relevant data hämtas sedan automatiskt från CRM.
- Du väljer mellan Textfragment de stycken – men också fragment som kan bestå av dussintals sidor – som du vill använda i dokumentet. Och självklart kan du komplettera dokumentet på alla ställen med text som du skriver in på plats via tangentbordet.
- Du kan lägga till bilagor från filen om det behövs. Fil? Ja! Programmet säkerställer att du har alla dokument (inklusive alla e-postmeddelanden!) som relaterar till det specifika fallet omedelbart till hands.
- Om det behövs kan du skriva ut ditt dokument, men med den enda rätta skrivaren, med rätt papper.
- Och slutligen sparar du dokumentet. Tja, faktiskt gör du inte det, men själva programmet, som vet exakt i vilken fil det ska placeras på grundval av metadata.
- Och nästa gång din kollega eller dig själv fortsätter i den här filen skriver du in några egenskaper och hej, hela filen står omedelbart till ditt förfogande.
Fördelarna? Låt oss lista dem; siffrorna över och under motsvarar varandra.
- Inget svårt att göra, tryck bara på Word, utan tvekan bekant för dig - och nästan alla.
- De är alla där inne! Du behöver inte längre oroa dig för dokumentets layout och design, det är gjort för dig! Programmet väljer exakt den layouten, det teckensnittet, de marginaler som tillhör det dokumentet.
- Snart känner programmet igen det unika i de data du anger. Ett brev? Postnummer och husnummer räcker för att veta att det är ett brev till Janssen i Oosterwijtwerd (var är det igen?). All annan data hämtas omedelbart.
- Så du behöver inte klippa ut och klistra in något från tidigare dokument. Däri ligger faran att du använder ett föråldrat dokument. Eller att du kopierar en annan persons sekretessdata (hoppsan!). Eller anta en felaktig företagsidentitet. Eller... vad som helst. Gör det inte då!
- Trevligt hej, alla relevanta bitar precis framför dig. Du behöver inte leta efter någonting längre, du ser till och med de senaste e-postmeddelandena, du är helt uppdaterad när det gäller den här filen. Du kan omedelbart förutse den senaste utvecklingen, eftersom de läggs direkt till i filen.
- Programmet vet att för en brevskrivare måste du använda A-pappersfack 3 och för en rapportskrivare B pappersfack 2. Sparar dig mycket irritation (igen den rapporten om vanligt brevpapper! #$%^*()!!! *)
- Du behöver inte längre tänka på vilken disk, vilken katalog, vilken underkatalog, vilken underkatalog och så vidare, och så vidare, och så vidare, måste du använda. Systemet lagrar dokumentet på det enda stället där alla som använder systemet sedan kan hitta det med det största skapade. För det är vad systemet gör för honom!
Behöver vi säga mer??
Vi har nämnt det tidigare i en tidigare blogg , men fortfarande bara för ett ögonblick: Någon aning om hur mycket tid en anställd spenderar i genomsnitt på att leta upp information i sina egna system och göra den lämplig för ett nytt dokument? Nej? Tja, var inte orolig,.... Kom-ie: ungefär två timmar om dagen! Och det är inte precis de timmarna som du har arbetat "fint"!
Men lyckligtvis finns det efter gåsfjädern, reservoarpennan, skrivmaskinen och ordbehandlaren ... programmet för att skapa dokument!
Vill du se hur det fungerar? Kontakta oss , vi visar det gärna för dig!
