Länkar leder till vinst, effektivitet och kvalitet

Automatisering: byta till en produktionsmetod där manuellt arbete har ersatts av datorer, skriver de Dikke van Dale. Och utvecklingen inom automatisering går snabbt, mycket snabbt. Tempot är inte längre en vacker upptäcktsturné, utan snarare en 200 meters sprint av Daphne Schippers.

Eftersom det finns mycket vinst att göra med automatisering. Detta är inbäddat i två viktiga egenskaper: intelligensen hos och kommunikationen mellan system. De leder till vinster i effektivitet, tid, kvalitet och användarvänlighet. Titta till exempel på vad smartheten och kommunikationsförmågan hos dokumentskapande program dStyle365 från Documentaal betyder för företag. Vår partner Epona erbjuder samma program under namnet LegalWorld till jurister.

Koppling

dStyle (och därför också LegalWord) har kopplingar till relationshanterings- och dokumenthanteringsprogram. För ofta använda applikationer - ContactManager och DMSforLegal från Epona, Dynamics från Microsoft, iManage - ingår den här länken som standard i dStyle. För andra CRM- och DMS-program har Documentaals mjukvaruspecialister skrivit länken för att mäta. De kan skapa en sådan länk till praktiskt taget alla CRM- och DMS-program.
Information lagras i CRM- och DMS-program. Inte bara de välkända namn- och adressuppgifterna, utan all data som behövs för filbildning. Tänk på handelskammarens registrering, den juridiska strukturen, datum för utfrågningar, filnummer, e-post, annan korrespondens och mycket mer.

Utnyttja

När du skapar ett dokument använder dStyle dessa data. dStyle genererar brev, kontrakt, avtal, e-postmeddelanden och så vidare. För varje skrivning finns en separat mall, skräddarsydd för organisationens företagsidentitet.
dStyle-användaren väljer ett dokument som ska skapas och anger ett attribut: ett nummer i filen, namnet på ett företag. dStyle hämtar sedan automatiskt all data som ska användas i det relevanta dokumentet från de länkade programmen.

Metadata

dStyle vet exakt vilka data ett dokument behöver och placerar dem på rätt plats i dokumentet. För detta ändamål använder den metadata: data som beskriver egenskaperna hos vissa data. Så det är faktiskt data om data. Dessa metadata säkerställer att data når rätt plats i dokumentet.

Fördelar

Fördelarna kommer att vara uppenbara. Slösa inte tid på att skriva data. Uteslut fel som orsakas av överskrivning. Tillfredsställelse bland anställda eftersom de inte behöver skriva om data för femtioelfte gången. Inga föråldrade eller felaktiga data på grund av kopiering / klistra in från gamla dokument. Otvetydig användning av data i alla dokument. Kort sagt: en enorm förbättring av kvaliteten.

Aktuell

Alla ansträngningar görs för att ha och hålla dessa data uppdaterade. Detta ligger i organisationens intresse eftersom den vill leverera kvalitet. Men också från medarbetaren som måste kunna lita på uppgifternas riktighet. Detta kräver disciplin i organisationen. Om en anställd upptäcker ett misstag är det viktigt att korrigera det omedelbart. dStyle har en trevlig funktion för detta: med knappen "redigera CRM" kan den anställde omedelbart korrigera det felet. Inte bara i det relevanta dokumentet utan också automatiskt i hanteringsprogrammet från vilket dStyle har extraherat dessa data.

Spara

Metadata ligger också till grund för lagring av dokument. Och det händer också automatiskt: dStyle känner igen från den metadata i vilken fil dokumentet tillhör och lagrar det själv. Stor fördel: nästa användare behöver inte kämpa genom en komplex trädstruktur för att hitta dokumentet. Precis som den första användaren kommer han omedelbart att hamna i rätt fil när han väljer en dokumenttyp och skriver in ett namn eller nummer.

Andra program

Länkfunktionerna är inte begränsade till relationshanteringsverktyg och dokumenthanteringsprogram. Andra program – tidsregistrering, fakturering, bokföring, personal – kan också kopplas till dStyle och kan kopplas till varandra. Dessa länkar kommer också att leda till vinster i effektivitet, tid, kvalitet och användarvänlighet.
Och nya möjligheter kommer att fortsätta att presentera sig på rekordtid ...