Länkar leder till vinst, effektivitet och kvalitet

Automatisering: byta till en produktionsmetod där manuellt arbete har ersatts av datorer, skriver de Dikke van Dale. Och utvecklingen inom automatisering går snabbt, mycket snabbt. Tempot är inte längre en vacker upptäcktsturné, utan snarare en 200 meters sprint av Daphne Schippers.

Eftersom det finns mycket vinst att göra med automatisering. Detta är inbäddat i två viktiga egenskaper: intelligensen hos och kommunikationen mellan system. De leder till vinster i effektivitet, tid, kvalitet och användarvänlighet. Titta till exempel på vad smartheten och kommunikationsförmågan hos dokumentskapande program dStyle365 från Documentaal betyder för företag. Vår partner Epona erbjuder samma program under namnet LegalWorld till jurister.

Koppling

dStyle365 (och därmed även LegalWord365) har länkar till program för hantering av kundrelationer och dokumenthantering. För ofta använda applikationer - ContactManager och DMSforLegal från Epona, Dynamics från Microsoft, iManage - ingår denna länk i dStyle365 som standard. För andra CRM- och DMS-program har Documentaals programvaruspecialister skrivit den skräddarsydda länken. De kan skapa en sådan länk med praktiskt taget alla CRM- och DMS-program.
CRM- och DMS-program lagrar information. Inte bara de välkända namn- och adressuppgifterna, utan alla data som behövs för att skapa filer. Tänk på handelskammarens registrering, den juridiska strukturen, datum för förhandlingar, dossiernummer, e-postmeddelanden, annan korrespondens och mycket mer.

Utnyttja

När ett dokument skapas använder dStyle365 dessa data. dStyle365 genererar brev, kontrakt, avtal, e-post och så vidare. För varje skrivning finns en separat mall som är anpassad till organisationens interna stil.
Användaren av dStyle365 väljer ett dokument som ska skapas och anger ett attribut: ett aktnummer, ett företagsnamn. dStyle365 hämtar sedan automatiskt alla uppgifter som ska användas i dokumentet i fråga från de länkade programmen.

Metadata

dStyle365 vet exakt vilka data ett dokument behöver och placerar dem på rätt plats i dokumentet. För att göra det används metadata: data som beskriver egenskaperna hos vissa data. Med andra ord är det faktiskt data om data. Dessa metadata säkerställer att data placeras på rätt plats i dokumentet.

Fördelar

Fördelarna kommer att vara uppenbara. Slösa inte tid på att skriva data. Uteslut fel som orsakas av överskrivning. Tillfredsställelse bland anställda eftersom de inte behöver skriva om data för femtioelfte gången. Inga föråldrade eller felaktiga data på grund av kopiering / klistra in från gamla dokument. Otvetydig användning av data i alla dokument. Kort sagt: en enorm förbättring av kvaliteten.

Aktuell

Alla ansträngningar görs för att ha och hålla dessa uppgifter uppdaterade. Detta ligger i organisationens intresse eftersom den vill leverera kvalitet. Men det ligger också i medarbetarens intresse, eftersom han eller hon måste kunna lita på att uppgifterna är korrekta. Detta kräver disciplin i organisationen. Om en anställd upptäcker ett misstag är det viktigt att omedelbart rätta till det. dStyle365 har en fantastisk funktion för detta: med knappen "redigera CRM" kan den anställde omedelbart rätta till misstaget. Inte bara i det berörda dokumentet, utan därmed också automatiskt i det hanteringsprogram som dStyle365 hämtade uppgifterna från.

Spara

Metadata ligger också till grund för dokumentlagring. Och det sker också automatiskt: dStyle365 känner igen från dessa metadata vilken fil dokumentet hör hemma i och lagrar det själv. Stor fördel: nästa användare behöver inte kämpa sig igenom en komplex trädstruktur för att hitta dokumentet. Precis som för den första användaren räcker det med att välja en dokumenttyp och skriva in ett namn eller ett nummer för att komma direkt till rätt fil.

Andra program

Kopplingsmöjligheterna är inte begränsade till program för hantering av kundrelationer och dokumenthantering. Även andra program - tidsregistrering, fakturering, redovisning, personaladministration - kan kopplas till dStyle365 och till varandra. Även dessa kopplingar kommer att leda till vinster i effektivitet, tid, kvalitet och användarvänlighet.
Och nya möjligheter kommer att fortsätta att visa sig på rekordtid...