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Assemblaggio dei documenti - Come funziona?

Assemblaggio dei documenti: come funziona?

Il fatto che Documentaal contribuisca ad automatizzare e facilitare i processi lunghi (e talvolta frustranti) legati all'utilizzo dei documenti è ormai fuori discussione!

Oggi approfondiremo il perché di questa affermazione. Quindi, in termini concreti: cosa fa esattamente il nostro software dStyle 365 / LegalWord e che impatto ha in pratica su un'organizzazione?

Blocchi di costruzione

Un documento Word, ad esempio, è composto da diverse parti: Può esserci o meno un logo aziendale nell'intestazione, forse un blocco per i destinatari o i contatti, un colophon con i dati personali e/o aziendali, i firmatari. E soprattutto: il documento è costituito da un testo con immagini, riferimenti, grafici, ecc.

Non appena scegliete un nuovo documento - che si tratti di una lettera, di una fattura, di un contratto o di un promemoria - il software recupera i dati necessari e, se richiesto, il contenuto di base dal sistema per preparare il file per voi senza alcuna ricerca o passaggio supplementare. Questo è l'assemblaggio dei documenti. E fa un sacco di strada!

Con pochi semplici passaggi, si crea un documento, preparandolo interamente per l'archiviazione nel file DMS appropriato, recuperando i destinatari o i contatti da un database o da un sistema di relazioni con i clienti (CRM) e scegliendo gli elementi aggiuntivi. Lavorate da un certo profilo all'interno della vostra organizzazione, rendendo immediatamente chiaro al sistema quale logo, indirizzo, firma o dettagli di contatto devono essere utilizzati. Basta premere un pulsante per avere il modello davanti a sé.

Il collegamento con il sistema del cliente garantisce che i dati personali corretti (compresi il saluto e i dati di contatto del cliente, nonché i propri dati di contatto) siano immediatamente pronti nella lettera, al posto giusto. In questo modo, il mittente non deve pensare e cercare. Le interfacce standard a cui è possibile collegarsi includono Dynamics, ContactManager, Exact, Outlook, AdminConsult e AFAS.

Un passo avanti

Facciamo un ulteriore passo avanti. Non solo i dati di saluto e di indirizzo possono essere preparati, ma anche il contenuto vero e proprio! Si pensi, ad esempio, a un contratto o a una conferma d'ordine.

Rendete intelligente l'uso dei vostri documenti, preparando testi che torneranno più volte, ad esempio in un contratto o in un documento di contenzioso. È opportuno aggiungere o meno una clausola sul leasing dell'auto a questo contratto di lavoro? Un clic su un pulsante fa la differenza. La controparte del contratto è una ditta individuale? In questo caso il contenuto è leggermente diverso rispetto al caso in cui il destinatario sia una società a responsabilità limitata. Aggiungere o meno una riga di firma? In un batter d'occhio, quell'elemento, quel blocco di costruzione, viene aggiunto o rimosso.

Questa è l'intelligenza dell'assemblaggio dei documenti con Documentaal. E vi farà risparmiare tempo e frustrazione!

Con Documentaal, tutto è digitale, in modo rapido e chiaro.

 

 

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