DMS: en av de tre musketerene som beskytter riket ditt

En liten organisasjon kan ikke klare seg uten et Document Management System (DMS). Papirflyten av dokumenter avtar, den digitale versjonen bare vokser og truer nå og da med å renne over bankene. For å forhindre dette og for å holde de digitale dokumentene trygge, tilgjengelige og brukbare for organisasjonen, er et DMS et must.

Dokumentoppretting

Document Management System er en av de tre musketerene som forsvarer organisasjonen din – kall den kong Ludvig XIII – mot administrativt kaos. Når DMS tar på seg rollen som Athos, tolkes den til Porthos av CMS (Client Management System) og den til Aramis av Document Creation System, for eksempel dStyle.

Lykkelig slutt!

De tre sørger for at hele «papir»-organisasjonen, sier kongehuset, går på skinner. Og hva med rollen som d'Artagnan, den kjekke fjerde musketereren? Vel, la det være den ansatte som faktisk gir substans til den administrative organiseringen av selskapet med kunnskap, ferdigheter og kvaliteter.
Flott, sånne metaforer. Og ja, historien om De tre musketerer har en lykkelig slutt: den falske kardinal Richelieu som prøver å utløse kaos er beseiret. Lenge leve kongen!

Fra et godt hus

For å kunne forsvare den kronen av selskapet, må Athos – DMS – være i gode hender. Den skal sikre at den verdifulle informasjonen som er lagret i dokumenter kan nås av de rette personene til rett tid på rett sted.
Hvordan gjør en slik DMS det?

Metadata

Ved digitalisering gis et dokument metadata. Metadata er våpnene – sverd, stridsøkser, hellebarder! – å bekjempe kaos. De er data som beskriver egenskapene til visse data; så det er faktisk data om data.
Metadataene gir for eksempel informasjon om forfatteren, datoen dokumentet ble opprettet, antall sider, endringshistorikk, konsultasjon og bruk, og så videre.
Basert på de metadataene lages det koblinger til andre dokumenter, med personer som har sett på dokumentet, med endringer som er gjort i dokumentet, og mange flere ting som faktisk gir hvert dokument sin egen karakteristikk.

Forhold

Basert på disse metadataene etablerer et dokument relasjoner med andre data, med andre dokumenter; den vet hvilke personer som kan, nei, må ha tilgang til den informasjonen. Dokumentet lagres automatisk, og i det øyeblikket en autorisert bruker søker etter denne informasjonen, blir det automatisk tilbakekalt. Og det samme gjør alle de andre dokumentene den har et forhold til.

Fordeler

Fordelene som et godt DMS gir er enorme. Vi nevner noen. Ikke mer å kaste bort tid på å søke og lagre dokumenter. Garantert tilgang til den nyeste versjonen av et dokument for alle som arbeider med det dokumentet. All informasjon relatert til et spesifikt emne, tjenesteutvidelse, produkt og fil umiddelbart tilgjengelig. Ansatte som ikke har noe med den informasjonen å gjøre blir heller ikke trakassert med den.

Perfekt samarbeid

Documentaal har naturligvis et DMS tilgjengelig for sine kunder: dStyleDMS. Den store fordelen med dette dokumentbehandlingssystemet er det perfekte samarbeidet med dokumentopprettingssystemet dStyle365. Du kan forvente et slikt samarbeid fra to produkter som stammer fra samme laboratorium.
Men dStyleDMS fungerer også utmerket som et frittstående DMS med andre applikasjoner. Og det fungerer også bra med alle andre dokumentopprettingssystem (og CRM!). Det skal Documentaal-ansatte sørge for. De har nå etablert det stille samarbeidet til dStyleDMS med mange dusinvis av ikke-dokumentelle applikasjoner.

Lønnsomhet

DMS sikrer et ryddig forløp i hele den administrative prosessen. Det gir et viktig bidrag til effektiviteten og dermed lønnsomheten til selskapet. Det er viktig for enhver organisasjon å forhindre at administrativ uorden frustrerer produksjonen.
Velg riktig middel for dette. Tross alt er det bedre å holde Richelieu utenfor døren med en av De tre musketerene enn å kjempe mot fruktløse vindmøller med Don Quijote...