Dokumentsamling – hvordan fungerer det?

At Documentaal bidrar til å automatisere og forenkle tidkrevende (og noen ganger frustrerende) prosesser rundt dokumentbruk, er nå hevet over enhver tvil!

I dag skal vi gå litt nærmere inn på hva som ligger bak dette utsagnet. Helt konkret: Hva er det egentlig programvaren vår dStyle 365 / LegalWord gjør, og hvilken praktisk betydning har den for en organisasjon?

Byggeklosser

Et Word-dokument består for eksempel av ulike deler: Det kan inneholde eller ikke inneholde en firmalogo i overskriften, kanskje en blokk for adressater eller kontaktpersoner, en kolofon med person- og/eller firmadata, underskrivere. Og viktigst av alt: Dokumentet består av tekst med bilder, referanser, grafer osv.: innholdet.

Så snart du velger et nytt dokument – det være seg et brev, faktura, kontrakt eller notat – henter programvaren de nødvendige dataene og om ønskelig det grunnleggende innholdet fra systemet for å klargjøre filen for deg uten søk eller ekstra trinn. Det er dokumentsamling. Og det går langt!

Med noen få enkle grep kan du lage et dokument der du klargjør det fullstendig for lagring i riktig DMS-fil, henter mottakere eller kontaktpersoner fra en database eller kundesystem (CRM), og velger tilleggssaker. Du jobber ut fra en bestemt profil i din organisasjon, slik at det umiddelbart er klart for systemet hvilken logo, adresse, signatur eller kontaktdetaljer som skal brukes. Ved å trykke på en knapp er malen rett foran deg.

Koblingen til kundesystemet sørger for at de riktige personopplysningene (inkludert tiltale og kontaktopplysninger for kunden og dine egne kontaktopplysninger) umiddelbart ligger klare på riktig sted i brevet. Dermed slipper du som avsender å tenke og lete. Standardgrensesnitt du kan koble til, er blant annet Dynamics, ContactManager, Exact, Outlook, AdminConsult og AFAS.

Et skritt videre

Vi går et skritt videre. Ikke bare hilsen og adressedetaljer kan utarbeides – faktisk innhold også! Vurder for eksempel en avtale eller ordrebekreftelse.

Gjør dokumentbruken din intelligent ved å utarbeide tekst som vil komme opp igjen og igjen, for eksempel i en kontrakt eller prosedyredokument. Skal det legges til en klausul om leasebil i denne arbeidsavtalen eller ikke? Ett trykk på en knapp gjør hele forskjellen. Er den andre parten i en kontrakt eneeier? Da er innholdet litt annerledes enn når mottakeren er en BV. Legge til en signaturlinje eller ikke? Det elementet – den byggeklossen – legges til eller fjernes på kort tid.

Det er intelligensen til dokumentsamling med Document Language. Og det vil spare deg for tid og frustrasjon!

Sammen med Documentaal er alt digitalt raskt og oversiktlig.