Kraften til bedriftens identitet, organisasjonens ansikt
En av styrkene til et dokumentopprettingssystem er det – helautomatisk! – konsekvent anvendelse av organisasjonens bedriftsidentitet. Logo, layout, typografi, farge, form: alle elementer presenteres på den eneste riktige måten.
Men hvorfor er det så viktig?
La oss nevne noen (åpenbare) eksempler:
Når du ser de to krøllete, røde store bokstavene C – den første med et langt trekk under det første ordet og det andre med et langt drag over det andre ordet – vet du at du har Coca-Cola i hånden. Hvis de to C-ene ikke er røde, men blå, trykt i en ren skrift, uten drag, vil du gjenkjenne den som Coca-Cola også? Sannsynligvis ikke. Du ville gå forbi hyllen i butikken.
Når du ser den gule M med de parabolske buene, vet du at du passerer en McDonald's – eller nærmer deg, hvis du tar avkjørselen fordi du vil spise en Big Mac. Hvis den M ikke er gul, den er lilla, satt i en tykk gotisk skrift, ville du også tatt utgangen? Du ville ikke engang vite at du kjørte forbi en McDonald's.
Avstand
Dette er kraften, og dermed verdien, til en konsekvent anvendt bedriftsidentitet. Gjenkjenneligheten til merket er enorm. På meter unna ser du Coca-Cola på sokkelen, på kilometer unna ser du McDonald's.
Den husstilen står for kvalitetene som din bedrift ønsker å vise, som organisasjonen din representerer. Husstilen vekker en følelse hos kunden. En følelse som han forbinder med kvalitet, innovasjon, pålitelighet, profesjonalitet eller hva som helst. Og bruker du den husstilen konsekvent, blir gjenkjenneligheten umiskjennelig stor. Kunden eller relasjonen ser din organisasjon og tenker over egenskapene han tillegger din bedrift.
Konsistent
Heldigvis trenger du ikke være en multinasjonal for å dra nytte av kraften i bedriftsidentiteten. For hver organisasjon, stor og liten, går den dragen opp. Men da må presentasjonen av husstilen være god, konsekvent. Logoen er ikke til høyre, men øverst til venstre på første side. Ikke Times Roman, men Helvetica som brødbrev. Ikke enkelt mellomrom, men en og en halv. Til og med marginene til venstre og høyre påvirker husstilopplevelsen, og dermed følelsen den vekker.
Derfor bør denne husstilen ikke rotes med. Og det er bare gnisningen.
Tolkning
Slik er det ikke i mange organisasjoner. Avdelinger i store selskaper som ikke administrerer disse sakene sentralt, ønsker noen ganger å gi sin egen 'tolkning' til husstilen. Ikke fordi de bevisst valgte den, men fordi de ikke fant logoen så raskt når de trengte den. Eller fordi noen fortsatt kunne kopiere egenskapene til et gammelt brev, lagret på en USB-pinne i skuffen. At den husstilen allerede hadde blitt oppdatert tre ganger de siste ti årene, vel...
Det finnes utallige eksempler på hvordan husstiler begynner å leve et eget liv. Og dermed har en bedrift plutselig flere ansikter. Det ensartede utseendet til organisasjonen minker, oppfatningen av 'mottakeren' er litt annerledes... Og det er akkurat det du ikke ønsker som organisasjon.
Påfør automatisk
Et dokumentopprettingssystem sikrer at dette mangfoldet ikke lenger kan forekomme. Hvordan? Ved ganske enkelt å knytte riktig husstil til hvert dokument. Reglene lagres sentralt – enten i skyen eller ikke – og brukes automatisk. Forfatteren veiledes til å legge inn variable data trinn for trinn i dokumentet og systemet sikrer en enhetlig implementering. Så ikke mer klipping og liming av kornete logoer eller tekster formatert i Comic sans.
Sømløs
Documentaal har lansert et kraftig dokumentopprettingssystem med dStyle365. Med den enkle menyen, som er fullstendig absorbert i Word, kan du enkelt forberede alle dokumentene dine. dStyle 365 sørger da for riktig layout og formatering, noe som resulterer i et perfekt dokument. Ryddig presentasjon av dokumenter i en og samme stil og utførelse. Det er et tegn på kvaliteten på organisasjonen. Dette kjennetegner omsorgen som organisasjonen kommuniserer med.
Flere fordeler
Det er bare én fordel som følger med et dokumentopprettingssystem. Fordi vi ennå ikke har snakket om tidsbesparelsen som systemet medfører, forebygging av feilutsatt 'klipp/lim inn' fra tidligere dokumenter, å kunne jobbe (sammen) samtidig i ett dokument, den raffinerte lagringsmetoden med en meget rask søkefunksjon , automatisk lagring av relaterte dokumenter og e-postmeldinger i riktig fil, og så videre, og så videre…..
