Kraften i företagsidentiteten, organisationens ansikte

En av styrkorna med ett dokumentskapande system är det - helt automatiskt! – konsekvent tillämpa organisationens företagsidentitet. Logotyp, layout, typografi, färg, form: alla element presenteras på det enda korrekta sättet. 

Men varför är det så viktigt? 

Låt oss nämna några (uppenbara) exempel:

När du ser de två lockiga, röda stora bokstäverna C - den första med ett långt drag under det första ordet och den andra med ett långt drag ovanför det andra ordet - då vet du att du har Coca-Cola i handen. Om dessa två C inte är röda utan blåa, tryckta i ett snyggt teckensnitt, utan att dra, skulle du också känna igen det kan som Coca-Cola? Förmodligen inte. Du skulle gå förbi hyllan i butiken.

När du ser det gula M med de paraboliska bågarna vet du att du passerar en McDonald's - eller närmar dig, om du tar svängen för att du vill bita i en Big Mac. Om det M inte är gult, utan lila, i ett tjockt gotiskt teckensnitt, skulle du också ta turen? Du skulle inte ens veta att du kör förbi en McDonald's.

Avstånd

Här är kraften, och därmed värdet av en konsekvent tillämpad företagsidentitet. Varumärkets igenkännbarhet är enorm. Från meter bort kan du se Coca-Cola på hyllan, från mil bort kan du se McDonald's.

Den företagsidentiteten står för de egenskaper som ditt företag vill visa, som din organisation representerar. Husstilen väcker en känsla hos kunden. En känsla som han förknippar med kvalitet, innovation, tillförlitlighet, objektivitet eller vad som helst. Och om du använder den husstilen konsekvent blir igenkännbarheten omisskännligt stor. Kunden eller relationen ser din organisation och tänker på de egenskaper han tillskriver ditt företag.

Konsekvent

Lyckligtvis behöver du inte vara ett multinationellt företag för att dra nytta av kraften i företagsidentiteten. För varje organisation, stor som liten, går den draken upp. Men då måste den presentationen av företagsidentiteten vara bra, konsekvent. Logotypen inte till höger, men längst upp till vänster på första sidan. Inte Times Roman, utan Helvetica som brödbrev. Inte ett enda radavstånd, men en och en halv. Även marginalerna till vänster och höger påverkar företagsidentitetsupplevelsen, och därmed de känslor den väcker.

Den husstilen ska därför inte manipuleras. Och det är där nypan är.

Tolkning

Detta går fel för många organisationer. Avdelningar i stora företag som inte hanterar dessa frågor centralt vill ibland ge sin egen "tolkning" till företagsidentiteten. Inte för att de medvetet valde att göra det, utan för att de inte kunde hitta logotypen så snabbt när de behövde den. Eller för att någon fortfarande kunde kopiera egenskaperna hos ett gammalt brev, lagrat på ett USB-minne som fanns i lådan. Att den här husstilen redan hade uppdaterats tre gånger de senaste tio åren, ja...

Det finns till exempel otaliga exempel på hur företagsidentiteter får ett eget liv. Och med det får ett företag plötsligt flera ansikten. Organisationens enhetliga utseende minskar, upplevelsen av "mottagaren" blir något annorlunda... Och det är precis det man inte vill ha som organisation.

Tillämpa automatiskt

Ett system för att skapa dokument säkerställer att denna mångfald inte längre kan uppstå. Hur då? Genom att helt enkelt koppla rätt företagsidentitet till varje dokument. Reglerna lagras centralt – oavsett om de finns i molnet eller inte – och tillämpas automatiskt. Författaren tas för hand för att skriva in variabeldata i dokumentet steg för steg och systemet säkerställer ett enhetligt utförande. Så inga fler klipp- och klistrande handlingar av korniga logotyper eller texter som består i Comic sans.

Sömlös

Documentaal har tagit ett kraftfullt dokumentskapande system till marknaden med dStyle365. Med den enkla menyn, som är helt absorberad i Word, kan du enkelt skapa alla dina dokument. dStyle 365 säkerställer sedan rätt layout och formatering, vilket resulterar i ett perfekt dokument. Snygg presentation av dokument i en och samma stil och utförande. Det visar kvaliteten på organisationen. Detta är ett tecken på den omsorg som organisationen kommunicerar med.

Fler fördelar

Det är bara en fördel som kommer med ett system för att skapa dokument. Eftersom vi ännu inte har pratat om de tidsbesparingar som systemet medför, förebyggandet av den felbenägna "klipp / klistra in" från tidigare dokument, samtidig (samarbete) i ett dokument, den raffinerade lagringsmetoden med en mycket snabb sökfunktion, automatisk lagring av relaterade dokument och e-postmeddelanden i rätt fil, och så vidare, och så vidare .....