Il potere dell'identità aziendale, il volto dell'organizzazione

Uno dei punti di forza di un sistema di creazione di documenti è la possibilità - completamente automatica! - applicazione coerente dell'house style dell'organizzazione. Logo, layout, tipografia, colore, forma: tutti gli elementi sono presentati nell'unico modo corretto. 

Ma perché è così importante? 

Citiamo alcuni esempi (ovvi):

Quando vedete le due lettere maiuscole rosse e ricciolute C - la prima con un lungo trascinamento sotto la prima parola e la seconda con un lungo trascinamento sopra la seconda parola - sapete di avere in mano la Coca-Cola. Se le due C non fossero rosse, ma blu, stampate con un carattere pulito e senza alcun segno di trascinamento, riconoscereste anche voi quella lattina come Coca-Cola? Probabilmente no. Si passava davanti allo scaffale del negozio.

Quando vedete quella M gialla con quegli archi parabolici, sapete che state passando davanti a un McDonald's - o vi state avvicinando, se state prendendo l'uscita perché volete addentare un Big Mac. Se quella M non fosse gialla ma viola, incastonata in uno spesso carattere gotico, prendereste anche voi l'uscita? Non ci si accorgerebbe nemmeno di passare davanti a un McDonald's.

Distanza

Questo è il potere, e quindi il valore, di un'identità aziendale applicata in modo coerente. La riconoscibilità del marchio è enorme. A metri di distanza si può vedere la Coca-Cola sullo scaffale, a chilometri di distanza si può vedere McDonald's.

L'identità aziendale rappresenta le qualità che la vostra azienda vuole mostrare, che la vostra organizzazione rappresenta. L'identità aziendale evoca un'emozione nell'acquirente. Un'emozione che associa alla qualità, all'innovazione, all'affidabilità, alla professionalità o altro. E se si utilizza l'identità aziendale in modo coerente, il riconoscimento sarà inconfondibile. Il cliente o la relazione vede la vostra organizzazione e pensa alle qualità che attribuisce alla vostra azienda.

Coerente

Fortunatamente, non è necessario essere una multinazionale per beneficiare del potere dell'identità aziendale. Questo vale per tutte le organizzazioni, grandi e piccole. Ma la presentazione dello stile della casa deve essere buona e coerente. Il logo deve trovarsi in alto a sinistra della prima pagina, non a destra. Non Times Roman, ma Helvetica come carattere. Non un'interlinea, ma una e mezza. Anche i margini a sinistra e a destra influiscono sulla percezione dello stile della casa, e quindi sull'emozione che suscita.

Questo stile di casa non deve essere stravolto. E questo è solo il nocciolo della questione.

Interpretazione

In molte organizzazioni questo non avviene. I dipartimenti delle grandi aziende che non gestiscono questi aspetti a livello centrale a volte danno una propria "interpretazione" dello stile della casa. Non perché l'abbiano scelto consapevolmente, ma perché non riuscivano a trovare rapidamente il logo quando ne avevano bisogno. O perché qualcuno potrebbe ancora copiare le caratteristiche da una vecchia lettera conservata su una chiavetta usb in un cassetto. Il fatto che lo stile della casa sia stato aggiornato tre volte negli ultimi dieci anni, beh...

Ci sono molti esempi di come le identità aziendali inizino a vivere di vita propria. E così un'azienda assume improvvisamente diversi volti. L'aspetto uniforme dell'organizzazione diminuisce, la percezione del "destinatario" è leggermente diversa... E questo è esattamente ciò che non volete come organizzazione.

Applicazione automatica

Un sistema di creazione di documenti garantisce che questa diversità non possa più verificarsi. Come si può fare? Collegando semplicemente il giusto house style a ciascun documento. Le regole sono memorizzate a livello centrale - nel cloud o in altro modo - e vengono applicate automaticamente. Il creatore viene portato a mano per digitare i dati variabili nel documento passo dopo passo e il sistema si occupa dell'esecuzione uniforme. Quindi niente più taglia e incolla di loghi sgranati o testi formattati in Comic Sans.

Senza cuciture

Con dStyle365, Documentaal ha lanciato un potente sistema di creazione di documenti. Grazie al semplice menu, completamente integrato con Word, potete creare facilmente tutti i vostri documenti. dStyle 365 si occupa poi del layout e della formattazione corretti, ottenendo un documento perfetto. Presentazione ordinata dei documenti in un unico stile e design. Questo è un segno della qualità dell'organizzazione. È la cura con cui l'organizzazione comunica.

Più vantaggi

Questo è solo uno dei vantaggi di un sistema di creazione di documenti. Perché non abbiamo ancora menzionato il risparmio di tempo che il sistema comporta, l'eliminazione del "taglia e incolla" a rischio di errori da documenti precedenti, la possibilità di lavorare (insieme) contemporaneamente in un unico documento, il sofisticato metodo di archiviazione con una funzione di ricerca molto veloce, l'archiviazione automatica di documenti correlati e messaggi di posta elettronica nel file corretto, e così via.....