Die Macht der Corporate Identity, das Gesicht der Organisation

Eine der Stärken eines Dokumentenerstellungssystems ist die - vollautomatische! - konsequente Anwendung des Hausstils der Organisation. Logo, Layout, Typografie, Farbe, Form: alle Elemente werden auf die einzig richtige Weise präsentiert. 

Aber warum ist das so wichtig? 

Lassen Sie uns ein paar (offensichtliche) Beispiele nennen:

Wenn Sie diese beiden geschwungenen, roten Großbuchstaben C sehen - der erste mit einem langen Strich unter dem ersten Wort und der zweite mit einem langen Strich über dem zweiten Wort - wissen Sie, dass Sie Coca-Cola in der Hand haben. Würden Sie die Dose auch als Coca-Cola erkennen, wenn die beiden Cs nicht rot, sondern blau wären, in einer sauberen Schrift und ohne Schleifen gedruckt? Wahrscheinlich nicht. Man würde im Laden an dem Regal vorbeigehen.

Wenn Sie das gelbe M mit den parabolischen Bögen sehen, wissen Sie, dass Sie an einem McDonald's vorbeifahren - oder sich ihm nähern, wenn Sie die Ausfahrt nehmen, weil Sie in einen Big Mac beißen wollen. Wenn das M nicht gelb, sondern lila wäre, in einer dicken gotischen Schrift, würden Sie dann auch den Ausgang nehmen? Sie würden nicht einmal merken, dass Sie an einem McDonald's vorbeifahren.

Entfernung

Darin liegt die Kraft und damit der Wert einer konsequent angewandten Corporate Identity. Der Wiedererkennungswert der Marke ist enorm. Aus wenigen Metern Entfernung sieht man Coca-Cola im Regal, aus Kilometern Entfernung sieht man McDonald's.

Die Corporate Identity steht für die Qualitäten, die Ihr Unternehmen zeigen will, für die Ihre Organisation steht. Die Corporate Identity weckt beim Käufer eine Emotion. Eine Emotion, die er mit Qualität, Innovation, Zuverlässigkeit, Professionalität oder was auch immer in Verbindung bringt. Und solange Sie die Corporate Identity konsequent nutzen, ist die Wiedererkennung unverwechselbar. Der Kunde oder die Beziehung sieht Ihr Unternehmen und denkt an die Qualitäten, die er Ihrem Unternehmen zuschreibt.

Einheitlich

Glücklicherweise müssen Sie kein multinationaler Konzern sein, um von der Kraft der Corporate Identity zu profitieren. Dies gilt für jede Organisation, ob groß oder klein. Aber die Präsentation des Hausstils muss gut und einheitlich sein. Das Logo sollte nicht rechts, sondern links oben auf der ersten Seite stehen. Nicht Times Roman, sondern Helvetica als Schriftart. Nicht ein Zeilenabstand, sondern eineinhalb. Auch die Ränder links und rechts haben Einfluss auf die Wahrnehmung des Hausstils und damit auf die Emotionen, die er hervorruft.

An diesem Hausstil sollte man nicht rütteln. Und genau das ist das Problem.

Auslegung

Das geht in vielen Organisationen schief. Abteilungen großer Unternehmen, die diese Angelegenheiten nicht zentral verwalten, geben manchmal ihre eigene "Interpretation" des Hausstils vor. Nicht weil sie sich bewusst dafür entschieden haben, sondern weil sie das Logo nicht schnell finden konnten, wenn sie es brauchten. Oder weil jemand die Merkmale noch von einem alten Brief kopieren könnte, der auf einem USB-Stick in einer Schublade gespeichert war. Die Tatsache, dass der Stil des Hauses in den letzten zehn Jahren dreimal aktualisiert wurde, nun ja...

Es gibt viele Beispiele dafür, wie Unternehmensidentitäten beginnen, ein Eigenleben zu führen. Und so bekommt ein Unternehmen plötzlich mehrere Gesichter. Das einheitliche Erscheinungsbild der Organisation nimmt ab, die Wahrnehmung des "Empfängers" ist etwas anders... Und das ist genau das, was Sie als Organisation nicht wollen.

Automatische Anwendung

Ein System zur Erstellung von Dokumenten sorgt dafür, dass diese Vielfalt nicht mehr vorkommen kann. Wie lässt sich das bewerkstelligen? Indem Sie einfach den richtigen Hausstil mit jedem Dokument verknüpfen. Die Regeln werden zentral gespeichert - in der Cloud oder anderweitig - und automatisch angewendet. Der Ersteller wird von der Hand genommen, um die variablen Daten Schritt für Schritt in das Dokument einzutippen und das System sorgt für die einheitliche Ausführung. Also kein Ausschneiden und Einfügen von körnigen Logos oder in Comic Sans formatierten Texten mehr.

Nahtlos

Mit dStyle365 hat Documentaal ein leistungsstarkes System zur Erstellung von Dokumenten auf den Markt gebracht. Mit dem einfachen Menü, das vollständig in Word integriert ist, können Sie alle Ihre Dokumente einfach erstellen. dStyle 365 kümmert sich dann um das richtige Layout und die Formatierung, so dass ein perfektes Dokument entsteht. Übersichtliche Präsentation der Dokumente in ein und demselben Stil und Design. Dies ist ein Zeichen für die Qualität der Organisation. Das ist die Sorgfalt, mit der die Organisation kommuniziert.

Mehr Vorteile

Das ist nur einer der Vorteile eines Systems zur Dokumentenerstellung. Denn wir haben noch nicht die Zeitersparnis erwähnt, die das System mit sich bringt, die Beseitigung des fehleranfälligen "Ausschneidens und Einfügens" aus früheren Dokumenten, die Möglichkeit, (gemeinsam) gleichzeitig in einem Dokument zu arbeiten, die ausgeklügelte Speichermethode mit einer sehr schnellen Suchfunktion, die automatische Speicherung von zusammenhängenden Dokumenten und E-Mail-Nachrichten in der richtigen Datei und so weiter und so fort.....