Versionskontrolle: Was ist das und was nützt sie Ihnen?

Versionskontrolle ist einfach die Echtzeit Verfolgung von Änderungen an Dateien. So lässt sich nachvollziehen, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Die Versionsverwaltung ermöglicht es Ihnen auch die Möglichkeit, jederzeit eine bestimmte Version abzurufen.pVersion jederzeit wieder aufzurufen. Mit der Versionsverwaltung können Sie Änderungen zwischen zwei Versionen einsehen, sehen, wer was geändert hat und Änderungen rückgängig machen, indem Sie eine Version zurückgehen. So lassen sich Änderungen und Fehler nicht nur nachvollziehen, sondern auch rückgängig machen, wenn ein Fehler gemacht wurde. Wenn Sie z. B. sehen, dass ein Kollege einen Fehler gemacht hat, können Sie mit einem Klick eine Version zurückgehen, so dass alles wieder korrekt ist.

Die Bedeutung der Versionskontrolle

Wenn mehrere Personen zusammenarbeiten, arbeiten sie bald an einem Dokument. Selten ist ein Angebot, ein Bericht oder ein Handbuch ein Einzelstück. eine Mann Job. Oft macht ein Kollege den ersten Schritt, ein anderer arbeitet den Entwurf aus, der nächste prüft, ob alle Punkte berücksichtigt wurden, und schließlich gibt Ihr Marketingkollege dem Dokument den letzten Schliff. Marketing-Kollege gibt dem Ganzen den letzten Schliff. Sie haben es erraten: Ehe Sie sich versehen, sind verschiedene Versionen eines Dokuments in der Organisation unterwegs. Und genau darin liegt die Gefahr. Denn woher wissen Sie mit Sicherheit, welche Version genehmigt wurde, und woher wissen Sie mit Sicherheit, dass Sie die Vorschriften einhalten?s die endgültige Fassung?

Die Risiken einer fehlenden Versionskontrolle

Sie können sich wahrscheinlich vorstellen, was alles schief gehen kann, wenn eine Organisation ihre Versionsverwaltung nicht in Ordnung hat; dDie Fehleranfälligkeit steigt und Missverständnisse treten häufiger auf. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, was passieren kann, wenn einer Ihrer Mitarbeiter ein Angebot auf der Grundlage veralteter Informationen erstellt oder mit einem Kunden Vereinbarungen auf der Grundlage falscher Preise trifft. Dies führt nicht nur zu Irritationen und Unzufriedenheit, sondern kostet auch viel Geld, Zeit und Energie. Zeit und Energie.

Versionskontrolle ist in einem Dokumentenmanagementsystem unverzichtbar

Die Versionskontrolle ist eine der grundlegenden Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Im Grunde läuft die Funktion eines DMS darauf hinaus, Informationen zur richtigen Zeit der richtigen Person zur Verfügung zu stellen. Ohne Versionskontrolle ist dies nicht möglich, schließlich kann man dann nicht sicher sein, ob die richtigen Informationen weitergegeben werden. Sie können die Versionsverwaltung auf alle Arten von Dokumenten anwenden, z. B. auf Ausschreibungen oder Verträge. Aber auch für Dokumente, die innerhalb Ihrer Organisation häufig verwendet werden, wie ArbeitsabläufeBroschüren, Handbücher und so weiter. Mit der Versionsverwaltung können Sie sicher sein, dass alle Mitarbeiter immer mit der richtigen Version arbeiten, dass jeder Sie protokollieren, was mit einem Dokument geschieht, und Sie können jederzeit eine ältere Version anfordern und unteransehen. Die Versionsverwaltung ist daher ein wesentlicher Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Die Vorteile der Versionskontrolle

• Zeitersparnis: Die Suche nach der richtigen Version eines Dokuments entfällt;
• Sie haben immer das Neuesteaktuell Version, die Sie vor sich haben;
• Kein versehentliches Arbeiten mit einer alten oder falschen Version mehr;
• Die richtigen Informationen lassen sich leichter weitergeben;
• Sie müssen keine Dokumente mehr vergleichen, um Unterschiede zu erkennen;
• Sie benötigen weniger Speicherplatz, da es keine lokal gespeicherten Kopien von Dokumenten gibt;
• Sie können ältere Versionen des Dokuments problemlos einsehen;
• Immer iwer wann welche Änderungen vorgenommen hat;
• Die Versionsnummern werden automatisch aktualisiert, Sie müssen dies nicht manuell tun;
• Das alles macht die Zusammenarbeit natürlich einfacher, effizienter und weniger fehleranfällig.

Können wir Ihnen bei der Versionskontrolle helfen?

Haben Sie Fragen zur Versionskontrolle oder möchten Sie mehr über ein Dokumentenmanagementsystem erfahren? Als offizieller Microsoft-Partner sind wir bereit, Ihre Fragen zu beantworten und Sie bei der Wahl der besten Lösung für Ihr Unternehmen zu beraten. Kontaktieren Sie uns oder fordern Sie eine kostenlose Demo an, unsere Berater helfen Ihnen gerne weiter!