Versionhallinta: mikä se on ja mitä hyötyä siitä on sinulle?
Versionhallinta on yksinkertaisesti reaaliaikainen muutosten seuranta tiedostojen muutoksia. Näin saadaan selville, kuka on tehnyt minkä muutoksen ja milloin. Lisäksi versionhallinnan avulla voit mahdollistaa tietyn version hakemisen milloin tahansa.pversion milloin tahansa. Versiohallinnan avulla voit tarkastella kahden version välisiä muutoksia, nähdä, kuka on muuttanut mitäkin, ja perua muutokset palaamalla yhden version taaksepäin. Muutoksia ja virheitä voidaan siis paitsi jäljittää myös peruuttaa, jos on tehty virhe. Jos esimerkiksi huomaat, että kollega on tehnyt virheen, voit palata version taaksepäin yhdellä napsautuksella, jotta kaikki on taas oikein.
Versionhallinnan merkitys
Kun työskentelet yhdessä, useat ihmiset työskentelevät nopeasti asiakirjan parissa. Harvoin lainaus, raportti tai käsikirja on yhden miehen työ. Usein yksi kollega antaa aavistuksen, toinen laatii luonnoksen, seuraava kollega tarkistaa, onko kaikki asiat nimitetty, ja markkinointikollegasi viimeistelee i. Arvasit sen: ennen kuin huomaatkaan, asiakirjan eri versiot vaeltavat organisaation läpi. Ja siinä piilee vaara. Koska mistä tiedät varmasti, mikä versio on hyväksytty ja miten voit olla varma, että noudatat lopullista versiota?
Versionhallinnan puuttumisen riskit
Voit luultavasti kuvitella, mikä voi mennä pieleen, kun sinulla organisaationa ei ole versionhallintaa kunnossa; Herkkyysvirheille kasvaa ja väärinkäsityksiä syntyy useammin. Kuvittele esimerkiksi, mitä voi tapahtua, kun joku työntekijöistäsi perustaa tarjouksen vanhentuneisiin tietoihin tai tekee sopimuksia asiakkaan kanssa virheellisten hintojen perusteella. Tämä ei ainoastaan aiheuta ärsytystä ja tyytymättömyyttä, vaan se maksaa myös paljon rahaa, aikaa ja energiaa.
Versionhallinta on välttämätöntä dokumenttienhallintajärjestelmässä
Versionhallinta on yksi asiakirjahallintajärjestelmän (DMS) perustoiminnoista. Periaatteessa DMS-järjestelmän tehtävänä on saattaa tiedot oikean henkilön saataville oikeaan aikaan. Ilman versionhallintaa tämä ei ole mahdollista, sillä silloin ei voida olla varmoja siitä, onko tieto oikea tietoa välitetään. Versiohallintaa voi soveltaa kaikenlaisiin asiakirjoihin, kuten tarjouksiin tai sopimuksiin. Mutta myös sellaisiin asiakirjoihin, joita käytetään usein organisaatiossasi, kuten työnkulut, esitteet, käsikirjat ja niin edelleen. Versionhallinnan avulla voit olla varma, että kaikki työskentelevät aina oikealla versiolla, että jokainen työskentelevät aina oikeiden tietojen mukaan, kirjaat ylös, mitä asiakirjalle tapahtuu, ja voit aina pyytää vanhemman version ja osoitteessanäkymään. Versionhallinta on siis olennainen osa asiakirjahallintajärjestelmää (DMS).
Versionhallinnan edut
- Ajansäästö: ei enää etsitä oikeaa versiota asiakirjasta;
- Sinulla on aina uusin, ajan tasalla oleva versio edessäsi;
- Ei enää vahingossa työskentele vanhassa tai väärässä versiossa;
- Oikeat tiedot on helpompi jakaa;
- Sinun ei enää tarvitse verrata asiakirjoja spot-eroihin;
- Tarvitset vähemmän tallennustilaa, koska asiakirjoista ei ole paikallisesti tallennettuja kopioita;
- Voit helposti tarkastella dokumentin vanhempia versioita.
- Ainakäsitys siitä, kuka on tehnyt mitäkin muutoksia ja milloin;
- Versionumerot säädetään automaattisesti, tätä ei enää tarvitse tehdä manuaalisesti;
- Ja tietenkin; kaikki tämä tekee yhteistyöstä helpompaa, tehokkaampaa ja vähemmän virhealtista.
Voimmeko auttaa sinua versionhallinnassa?
Onko sinulla kysyttävää versiohallinnasta tai haluatko tietää lisää asiakirjahallintajärjestelmästä? Virallisena Microsoft-kumppanina olemme valmiita vastaamaan kysymyksiisi ja antamaan neuvoja organisaatiollesi parhaasta ratkaisusta. Ota meihin yhteyttä tai pyydä maksuton demo, konsulttimme auttavat sinua mielellään.!
