Versjonskontroll: hva er det og hva inneholder det for deg?

Versjonskontroll er ganske enkelt sanntids sanntidssporing av endringer i filer. Dette gir innsikt i hvem som har gjort hvilke endringer og når. Versjonshåndtering gjør det også mulig å hente frem en bestemt versjon når som helst.pversjon når som helst. Med versjonshåndtering kan du se endringer mellom to versjoner, se hvem som har endret hva og angre endringer ved å gå én versjon tilbake. Endringer og feil kan derfor ikke bare spores, men også reverseres når det er gjort en feil. Hvis du for eksempel ser at en kollega har gjort en feil, kan du med ett klikk gå en versjon tilbake slik at alt blir riktig igjen.

Viktigheten av versjonskontroll

Når det er samarbeid er det raskt flere som jobber med et dokument. Sjelden er et tilbud, en rapport eller en manual en enmannsjobb . Ofte gir den ene kollegaen et dytt, den andre utarbeider utkastet, den neste sjekker om alle saker er navngitt og markedsføringskollegaen din gjør i-ene og krysser t-ene en stund. Du gjettet det: før du vet ordet av det, streifer forskjellige versjoner av et dokument rundt i organisasjonen. Og der ligger faren. For hvordan vet du sikkert hvilken versjon som er godkjent og hvordan kan du være sikker på at du jobber etter den endelige versjonen? 

Risikoen ved ingen versjonskontroll

Du kan sikkert se for deg hva som kan gå galt hvis du som organisasjon ikke har versjonshåndtering i orden ; følsomheten for feil øker og misforståelser oppstår oftere. Tenk deg for eksempel hva som kan skje hvis en av dine ansatte baserer et tilbud på utdatert informasjon, eller gjør avtaler med en kunde basert på feilpriser. Dette forårsaker ikke bare irritasjon og misnøye, men det koster også mye penger, tid og energi. 

Versjonsstyring er uunnværlig i et dokumenthåndteringssystem

Versjonskontroll er en av de grunnleggende funksjonene i et dokumenthåndteringssystem (DMS). I bunn og grunn handler et DMS om å gjøre informasjon tilgjengelig for rett person til rett tid. Uten versjonskontroll er dette ikke mulig, for da kan du jo ikke være sikker på om det er den riktig informasjon blir videreformidlet. Versjonsstyring kan brukes på alle typer dokumenter, for eksempel anbud eller kontrakter. Men også for dokumenter som brukes ofte i organisasjonen, som for eksempel arbeidsflyterbrosjyrer, håndbøker og så videre. Med versjonshåndtering kan du være sikker på at alle alltid jobber i riktig versjon, at alle alltid jobber i henhold til riktig informasjon, du registrerer hva som skjer med et dokument, og du kan alltid be om en eldre versjon og ivisning. Versjonshåndtering er derfor en viktig del av et dokumenthåndteringssystem (DMS).

Fordelene med versjonskontroll

• Sparer tid: søker ikke lenger etter riktig versjon av et dokument;
• Du har alltid den nyeste , gjeldende versjonen foran deg;
• Ikke mer ved et uhell å jobbe i en gammel eller feil versjon;
• Riktig informasjon er lettere å dele;
• Du trenger ikke lenger å sammenligne dokumenter for å oppdage forskjeller;
• Du trenger mindre lagringsplass fordi det ikke finnes lokalt lagrede kopier av dokumenter;
• Du kan enkelt se eldre versjoner av dokumentet;
• Alltid innsikt i hvem som gjorde hvilke endringer og når;
• Versjonsnummer justeres automatisk, dette må ikke lenger gjøres manuelt;
• Og selvfølgelig; alt dette gjør samarbeidet enklere, mer effektivt og mindre utsatt for feil. 

Kan vi hjelpe deg med versjonskontroll?

Har du spørsmål om versjonskontroll eller vil du vite mer om et dokumenthåndteringssystem? Som offisiell Microsoft-partner er vi klare til å svare på spørsmålene dine og gi deg råd om den beste løsningen for din organisasjon. Kontakt oss eller be om en gratis demo, så hjelper våre konsulenter deg gjerne.!