hoppa till huvudinnehållet
Versionskontroll: Vad är det och vad finns det för dig?

Versionskontroll: vad är det och vad är det för dig?

Versionskontroll är helt enkelt den realtid spårning av ändringar i filer. Detta ger insikt i vem som gjorde vilken ändring och när. Med versionshantering kan du också när som helst kan hämta en specifik version.pversion när som helst. Med versionshantering kan du visa ändringar mellan två versioner, se vem som ändrade vad och ångra ändringar genom att gå tillbaka en version. Ändringar och fel kan därför inte bara spåras, utan också återställas när ett misstag har begåtts. Om du t.ex. ser att en kollega har gjort ett misstag kan du med ett klick gå tillbaka en version så att allt blir rätt igen.

Vikten av versionskontroll

När man arbetar tillsammans arbetar flera personer snabbt med ett dokument. Sällan är en offert, en rapport eller en manual ett enmansjobb. Ofta ger en kollega en föraning, den andra utarbetar utkastet, nästa kollega kontrollerar om alla frågor har utsetts och din marknadsföringskollega lägger sista handen vid i. Du gissade det: innan du vet ordet av det, roaming olika versioner av ett dokument genom organisationen. Och däri ligger faran. För hur vet du säkert vilken version som har godkänts och hur kan du vara säker på att du följer den slutliga versionen?  

Riskerna med ingen versionskontroll

Du kan nog föreställa dig vad som kan gå fel när du som organisation inte har ordning på versionskontrollen; Känsligheten för fel ökar och missförstånd uppstår oftare. Föreställ dig till exempel vad som kan hända när en av dina anställda baserar en offert på föråldrad information eller gör avtal med en kund baserat på felaktiga priser. Detta orsakar inte bara irritation och missnöje, men det kostar också mycket pengar, tid och energi.  

Versionskontroll är oumbärlig i ett dokumenthanteringssystem

Versionskontroll är en av de grundläggande funktionerna i ett dokumenthanteringssystem (DMS). I grund och botten handlar ett DMS om att göra information tillgänglig för rätt person vid rätt tidpunkt. Utan versionskontroll är detta inte möjligt, eftersom man då inte kan vara säker på om rätt information förs vidare. Du kan använda versionshantering för alla typer av dokument, t.ex. anbud eller kontrakt. Men även för dokument som ofta används inom organisationen, t.ex. arbetsflödenbroschyrer, manualer och så vidare. Med versionshantering kan du vara säker på att alla alltid arbetar i rätt version, att alla alltid alltid arbetar enligt rätt information, du registrerar vad som händer med ett dokument och du kan alltid begära en äldre version och ivisa. Versionshantering är därför en viktig del av ett dokumenthanteringssystem (DMS).

Fördelarna med versionskontroll

  • Tidsbesparing: söker inte längre efter rätt version av ett dokument;
  • Du har alltid den senaste, uppdaterade versionen framför dig;
  • Inget mer oavsiktligt arbete i en gammal eller fel version;
  • Rätt information är lättare att dela;
  • Du behöver inte längre jämföra dokument för att upptäcka skillnader;
  • Du behöver mindre lagringsutrymme eftersom det inte finns några lokalt lagrade kopior av dokument.
  • Du kan enkelt visa äldre versioner av dokumentet.
  • Alltidinsikt i vem som har gjort vilka förändringar och när;
  • Versionsnummer justeras automatiskt, detta behöver inte längre göras manuellt;
  • Och naturligtvis; allt detta gör det enklare, effektivare och mindre felbenäget att arbeta tillsammans. 

Kan vi hjälpa dig med versionskontroll?

Har du frågor om versionshantering eller vill du veta mer om ett dokumenthanteringssystem? Som officiell Microsoft-partner är vi redo att svara på dina frågor och ge dig råd om den bästa lösningen för din organisation. Kontakta oss eller begär en kostnadsfri demo, våra konsulter hjälper dig gärna!

Begär en kostnadsfri demo nu

Vill du själv se hur Documentaal kan skapa lugn och ordning i din organisation? Det är inga problem. Våra konsulter demonstrerar gärna våra lösningar för dokumenthantering.

Tillbaka till början