Versionskontrol: hvad er det, og hvad får du ud af det?
Versionskontrol er simpelthen realtid sporing af ændringer i filer. Det giver indsigt i, hvem der har foretaget hvilke ændringer og hvornår. Versionsstyring giver dig også mulighed for at at hente en bestemt version når som helst.pversion til enhver tid. Med versionsstyring kan du se ændringer mellem to versioner, se hvem der har ændret hvad, og fortryde ændringer ved at gå en version tilbage. Ændringer og fejl kan derfor ikke kun spores, men også omgøres, når der er begået en fejl. Hvis du f.eks. ser, at en kollega har lavet en fejl, kan du med et enkelt klik gå en version tilbage, så alt bliver korrekt igen.
Vigtigheden af versionskontrol
Når man arbejder sammen, arbejder flere personer hurtigt på et dokument. Sjældent er et tilbud, en rapport eller en manual et enmandsjob. Ofte giver den ene kollega en forudanelse, den anden udarbejder udkastet, den næste kollega kontrollerer, om alle sager er udpeget, og din marketingkollega lægger sidste hånd på i. Du gættede det: før du ved af det, strejfer forskellige versioner af et dokument gennem organisationen. Og deri ligger fare. For hvordan ved du med sikkerhed, hvilken version der er blevet godkendt, og hvordan kan du være sikker på, at du følger den endelige version?
Risikoen ved ingen versionskontrol
Du kan sikkert forestille dig, hvad der kan gå galt, når du som organisation ikke har versionskontrollen i orden; Følsomheden over for fejl øges, og misforståelser opstår oftere. Forestil dig for eksempel, hvad der kan ske, når en af dine medarbejdere baserer et tilbud på forældede oplysninger eller indgår aftaler med en kunde baseret på forkerte priser. Dette forårsager ikke kun irritation og utilfredshed, men det koster også mange penge, tid og energi.
Versionsstyring er uundværlig i et dokumentstyringssystem
Versionskontrol er en af de grundlæggende funktioner i et dokumenthåndteringssystem (DMS). I bund og grund handler et DMS' funktion om at gøre information tilgængelig for den rigtige person på det rigtige tidspunkt. Uden versionsstyring er det ikke muligt, for så kan man jo ikke være sikker på, om det er den rigtige information bliver givet videre. Du kan anvende versionsstyring på alle typer dokumenter, f.eks. tilbud eller kontrakter. Men også til dokumenter, der ofte bruges i din organisation, som f.eks. arbejdsgangebrochurer, manualer og så videre. Med versionsstyring kan du være sikker på, at alle altid arbejder i den rigtige version, at alle altid arbejder efter de korrekte oplysninger, du registrerer, hvad der sker med et dokument, og du kan altid anmode om en ældre version og ivisning. Versionsstyring er derfor en vigtig del af et dokumenthåndteringssystem (DMS).
Fordelene ved versionskontrol
- Tidsbesparende: søger ikke længere efter den rigtige version af et dokument;
- Du har altid den nyeste, opdaterede version foran dig;
- Ikke mere ved et uheld at arbejde i en gammel eller forkert version;
- De rigtige oplysninger er lettere at dele;
- Du behøver ikke længere at sammenligne dokumenter for at få øje på forskelle;
- Du har brug for mindre lagerplads, fordi der ikke er nogen lokalt gemte kopier af dokumenter;
- Du kan nemt se ældre versioner af dokumentet;
- Altidindsigt i, hvem der har foretaget hvilke ændringer og hvornår;
- Versionsnumre justeres automatisk, dette skal ikke længere gøres manuelt;
- Og selvfølgelig; alt dette gør det lettere, mere effektivt og mindre fejlbehæftet at arbejde sammen.
Kan vi hjælpe dig med versionskontrol?
Har du spørgsmål om versionsstyring, eller vil du vide mere om et dokumenthåndteringssystem? Som officiel Microsoft-partner er vi klar til at besvare dine spørgsmål og rådgive dig om den bedste løsning til din organisation. Kontakt os eller anmod om en gratis demo, vores konsulenter vil med glæde hjælpe dig.!
