Documentaal & Epona: løsninger til kontraktoptimering

Epona og Documentaal arbejder sammen om at levere de bedste juridiske løsninger inden for dokumentoprettelse og -lagring! Procesdokumenter som stævninger og processkrifter, aftaler og NDA'er kan genereres på ingen tid, deles med parterne og f.eks. indsendes til retten i et standardiseret og påkrævet format. Under denne proces registrerer vi dokumenterne i DMSforLegal, pænt i en fil med versionsstyring. På den måde er dokumentet sikkert opbevaret og let at finde. Men vi kan gå et skridt videre: Hvad hvis vi begynder at styre efter dokumenter?

Oprettelse af dokumenter

Documentaal stræber efter ensartet og fejlfri formatering af dokumenter. Læs mere om dette i artiklen Dokumentsamling – Hvordan fungerer det? hvor dette er beskrevet i detaljer.

Et dokument indeholder mere end det indhold, der kan læses. Uden at se det indeholder den data i baggrunden, der fortæller noget om dokumentet: hvem er forfatteren, hvad er oprettelses- eller ændringsdatoen? Men også: i hvilken fil er dette dokument gemt, hvad er kundens navn, og hvem er parterne involveret i denne kontrakt eller brev?

Alle disse data, også kendt som metadata, gemmes i Word-dokumentet. Og at data kan udvides på ubestemt tid.

Kontrakter

Tag en kontrakt mellem to eller flere parter. Dette juridiske dokument har ofte en gyldighedsperiode, der varer i årevis. Nogle gange skal en kontrakt revideres, eller man vil vide, hvad den årlige værdi af alle kontrakter er. Hvor praktisk er det, at disse oplysninger allerede findes i dokumentet?

Når du opretter en ny kontrakt, udfylder du data, der er vigtige for det videre forløb: Start- og slutdato, status, kontrakttype, ansvarlig person(er), underskrivere og parter osv.

Alle disse data gemmes i dokumentet og i en fil mærket 'Kontrakt'.

Send på dokumenter

Epona er kommet med en løsning, der tydeligt viser disse dokumenter med en sådan egenskab (f.eks. 'Kontrakt') i et dashboard. På et øjeblik kan du se værdien af disse aftaler, parternes detaljer og udløbsdatoen. Disse egenskaber kan filtreres. Udløber en kontrakt snart? Derefter er det ikke kun tydeligt synligt øverst på skærmen, men du modtager også en meddelelse. Sammenkæde dokumenter med en bestemt fil eller konfigurere en gruppe af websteder med dokumentbiblioteker nedenunder? Det er heller ikke noget problem med DMSforLegal. DMS-processer strømlines, og der oprettes en søgbar videnskilde, hvor nødvendige oplysninger let kan lokaliseres.

Automatiserede kontrakter

Sammen med løsningerne af Documentaal Oprettelsen af kontrakter er derfor fuldt automatiseret. Ved at bruge standardiserede skabeloner og linke dem til eponas DMS tilføjes kontrakter automatisk til instrumentbrættet. Selve instrumentbrættet kan opsættes helt efter dine egne ønsker. Så du bestemmer selv, hvilke oplysninger der vises.

Når du vælger at arbejde med systemerne Documentaal og Epona, er tidskrævende trin, der er involveret i udarbejdelse og styring af kontrakter, elimineret for dig. Automatiser dit kontraktsystem og spar værdifulde timer!

Mere information? Du skal bare tage kontakt til os! Vores eksperter vil med glæde fortælle dig mere.