Documentaal & Epona : des solutions pour l'optimisation des contrats

Epona et Documentaal travaillent ensemble pour fournir les meilleures solutions juridiques en matière de création et de stockage de documents! Les documents de litige tels que les citations à comparaître et les plaidoiries, les accords et les NDA peuvent être générés en un rien de temps, partagés avec les parties et, par exemple, soumis au tribunal dans un format standardisé et requis. Au cours de ce processus, nous enregistrons les documents dans DMSforLegal, proprement dans un fichier avec contrôle de version. Le document est ainsi stocké en toute sécurité et facile à retrouver. Mais nous pouvons aller plus loin : et si nous commencions à diriger les documents ?

Création de documents

Documentaal s'efforce d'assembler les documents de manière uniforme et sans erreur. Pour en savoir plus, consultez l'article Assemblage de documents - Comment cela fonctionne, qui décrit ce processus en détail.

Un document comprend plus que le contenu qui peut être lu. En effet, sans le voir, il contient en arrière-plan des données qui vous renseignent sur le document : qui en est l'auteur, quelle est la date de création ou de modification ? Mais aussi : dans quel dossier ce document est-il stocké, quel est le nom du client et quelles sont les parties concernées par ce contrat ou cette lettre ?

Toutes ces données, également appelées métadonnées, sont stockées dans le document Word. Et ces données peuvent être étendues indéfiniment.

Contrats

Prenez un contrat entre deux ou plusieurs parties. Ce document juridique a souvent une période de validité qui dure des années. Il arrive qu'un contrat doive être révisé, ou que l'on souhaite connaître la valeur annuelle de tous les contrats. N'est-il pas pratique que ces informations figurent déjà dans le document ?

Lors de la création d'un nouveau contrat, on remplit des données importantes pour la suite du processus : dates de début et de fin, statut, type de contrat, responsable(s), signataires et parties, etc.

Toutes ces données sont stockées dans le document et dans un fichier intitulé "Contrat".

Pilotage par les documents

Epona a conçu une solution qui affiche clairement ces documents avec un tel attribut (par exemple, "Contrat") dans un tableau de bord. En un coup d'œil, vous pouvez voir la valeur de ces accords, les détails des parties et la date d'expiration. Vous pouvez filtrer sur ces attributs. Un contrat est sur le point d'expirer ? Ensuite, non seulement vous le verrez clairement en haut de l'écran, mais vous recevrez également une notification. Lier les documents à un certain fichier ou mettre en place une collection de sites avec des bibliothèques de documents en dessous ? Cela aussi n'est pas un problème avec DMSforLegal. Les processus DMS sont rationalisés et une ressource de connaissances consultable est créée, dans laquelle les informations nécessaires peuvent être facilement trouvées.

Contrats automatisés

Avec les solutions de Documentaal, la création de contrats est ainsi entièrement automatisée. En utilisant des modèles standardisés et en les reliant au DMS d'Epona, les contrats sont automatiquement ajoutés au tableau de bord. Le tableau de bord lui-même est entièrement personnalisable. Vous décidez des informations à afficher.

Lorsque vous choisissez de travailler avec les systèmes de Documentaal et d'Epona, les étapes fastidieuses de la préparation et de la gestion des contrats sont éliminées pour vous. Automatisez votre système de contrats et gagnez des heures précieuses !

Plus d'informations ? Prenez simplement contact avec nous ! Nos experts se feront un plaisir de vous renseigner.