Fra hovedpine fil til strømlinet proces: også i apotek

Enhver farmaceutisk kan tale om det: når godkendelsen af et lægemiddel kommer en masse. Begyndende med at strømline en voluminøs dokument, at et stort antal mennesker arbejder på individuelt. Det alene kan give en stor hovedpine. Men der er en anden måde. Det var sådan, vi hjalp en narkoudvikler ud af branden.

Forvirring

Kom godt i et lægemiddel godkendt af den amerikanske Food and Drug Administration er ikke let. Drugmaker Galapagos ved alt om det nu, som vi for nylig læst i NRC. Selvfølgelig ser et agentur som FDA eller det hollandske MEB på indholdet. Og det indhold er, hvad eksperterne fokuserer på. Den ene hævder noget om kalibreringen af måleudstyret, den anden om selve målingerne. Men hvis specialisten inden for måleområdet refererer til et afsnit, der nu er flyttet om kalibrering, bliver læseren af rapporten forvirret. Kontrol og redigering af alt dette er en næsten umulig opgave. For ikke at nævne virksomhedens identitet. Præcis det problem, vores klient, en biofarmaceutisk virksomhed med et par hundrede højtuddannede forskere, kæmpede med.

Professionelt udseende

En sådan godkendelsesproces starter naturligvis med et godt og grundigt dokument, der er rigtigt som en bus. Men når du har at gøre med et komplekst dokument, at en masse mennesker arbejder på på samme tid, og som indebærer en hel procedure, det er ikke let. Hvis forsker A ændrer noget på side 18, og forsker B ændrer noget på side 99 på samme tid, hvem sørger så for, at indholdsfortegnelsen skal være pænt korrekt igen? Hvis hver ekspert leverer sit eget Word-dokument, hvem sørger så for, at virksomhedens identitet er den samme overalt? Og hvis nogen ønsker at tilføje en vedhæftet fil i sidste øjeblik, hvem vil omarrangere disse vedhæftede filer og sørg for, at alle krydshenvisninger er korrekte igen? Kort sagt, hvem sikrer, at dette voluminøse dokument har det professionelle udseende, der passer til din organisation?

Ned med holme, længe leve overblikket

Sammen med kunden analyserede vi først dokumentflowet. Hvilke dokumenter er lavet, hvad er variablerne, hvilke tekster - tænk på ansvarsfraskrivelser for eksempel - holde kommer tilbage, og hvor skal de være? På den måde når vi frem til en række modeller, som vi automatiserer så meget som muligt, så de ikke kun indeholder den rigtige virksomhedsidentitet, men så alle data placeres på det helt rigtige sted. Nu kan alle medarbejdere i organisationen arbejde sammen om dokumentet, og vores software sikrer, at alt forbliver strømlinet, og at alle har det overordnede overblik. Holmene samles i ét dokument med én struktur, en stil, en sidste version med altid dunkende krydshenvisninger. Og selvfølgelig automatisk gemt på det rigtige sted. Dette gør det muligt for eksperterne fuldt ud at fokusere på dokumentets indhold.

Nysgerrig?

Vil du også håndtere komplekse dokumenter, som flere teams arbejder på? Har du brug for en optimeret og automatiseret proces, der er konfigureret så effektivt som muligt? Anmod om en gratis demo af dStyle 365 i dag. Vi hos Documentaal kan lide at tænke sammen med dig.