Documentaal & Epona: Lösungen zur Vertragsoptimierung

Epona und Documentaal arbeiten zusammen, um die besten juristischen Lösungen für die Erstellung und Speicherung von Dokumenten anzubieten! Prozessdokumente wie Vorladungen und Schriftsätze, Vereinbarungen und NDAs können in kürzester Zeit erstellt, mit den Parteien geteilt und zum Beispiel dem Gericht in einem standardisierten und erforderlichen Format vorgelegt werden. Während dieses Prozesses erfassen wir die Dokumente in DMSforLegal sauber in einer Datei mit Versionskontrolle. So ist das Dokument sicher abgelegt und leicht auffindbar. Aber wir können noch einen Schritt weiter gehen: Wie wäre es, wenn wir eine Lenkung für Dokumente einführen?

Erstellung von Dokumenten

Documentaal zielt auf eine einheitliche und fehlerfreie Dokumentenmontage ab. Lesen Sie mehr darüber im Artikel Dokumentenzusammenstellung - Wie sie funktioniert, in dem dies ausführlich beschrieben wird.

Ein Dokument umfasst mehr als nur den lesbaren Inhalt. Ohne es zu sehen, enthält es im Hintergrund Daten, die etwas über das Dokument aussagen: Wer ist der Autor, was ist das Erstellungs- oder Änderungsdatum? Aber auch: In welcher Datei ist dieses Dokument gespeichert, wie lautet der Name des Kunden und wer sind die Beteiligten an diesem Vertrag oder Brief?

Alle diese Daten, auch Metadaten genannt, werden im Word-Dokument gespeichert. Und diese Daten können unbegrenzt erweitert werden.

Verträge

Nehmen wir einen Vertrag zwischen zwei oder mehreren Parteien. Dieses Rechtsdokument hat oft eine jahrelange Gültigkeitsdauer. Manchmal muss ein Vertrag überprüft werden, oder man möchte den jährlichen Wert aller Verträge wissen. Wie praktisch ist es, dass diese Informationen bereits im Dokument enthalten sind?

Beim Anlegen eines neuen Vertrags werden Daten eingegeben, die für den weiteren Verlauf wichtig sind: Start- und Enddatum, Status, Vertragsart, Verantwortliche(r), Unterzeichner und Parteien usw.

Alle diese Daten werden in dem Dokument und in einer Datei mit der Bezeichnung "Vertrag" gespeichert.

Lenkung durch Dokumente

Epona hat eine Lösung entwickelt, die diese Dokumente mit einem solchen Attribut (z.B. "Vertrag") in einem Dashboard übersichtlich darstellt. Auf einen Blick sehen Sie den Wert dieser Verträge, die Angaben zu den Parteien und das Ablaufdatum. Sie können nach diesen Attributen filtern. Läuft ein Vertrag demnächst aus? Dann sehen Sie dies nicht nur deutlich am oberen Bildschirmrand, sondern Sie erhalten auch eine Benachrichtigung. Dokumente mit einer bestimmten Datei verknüpfen oder eine Websitesammlung mit darunter liegenden Dokumentenbibliotheken einrichten? Auch das ist mit DMSforLegal kein Problem. Die DMS-Prozesse werden gestrafft und es wird eine durchsuchbare Wissensressource geschaffen, in der benötigte Informationen leicht gefunden werden können.

Automatisierte Verträge

Zusammen mit den Lösungen von Documentaal ist die Vertragserstellung somit vollständig automatisiert. Durch die Verwendung standardisierter Vorlagen und deren Verknüpfung mit dem DMS von Epona werden die Verträge automatisch dem Dashboard hinzugefügt. Das Dashboard selbst ist vollständig anpassbar. Sie entscheiden, welche Informationen angezeigt werden.

Wenn Sie sich für die Zusammenarbeit mit Documentaal und den Systemen von Epona entscheiden, entfallen für Sie zeitraubende Schritte bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen. Automatisieren Sie Ihr Vertragssystem und sparen Sie wertvolle Arbeitszeit!

Mehr Informationen? Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf! Unsere Experten erzählen Ihnen gerne mehr.