Dokumentsamling – hvordan fungerer det?

At Documentaal hjælper med at automatisere og lette tidskrævende (og nogle gange frustrerende) processer omkring dokumentbrug er nu hævet over enhver tvivl!

I dag vil vi gå lidt mere i detaljer med, hvad der ligger bag dette udsagn. Så helt konkret: Hvad er det, vores software dStyle 365 / LegalWord gør, og hvilken indflydelse har det i praksis på en organisation?

Byggesten

Et Word-dokument består for eksempel af flere dele: Der er måske eller måske ikke et firmalogo i overskriften, måske en blok for modtagere eller kontakter, en kolofon med personlige og / eller virksomhedsoplysninger, underskrivere. Og vigtigst af alt: Dokumentet består af tekst med billeder, referencer, grafer osv.: indholdet.

Så snart du vælger et nyt dokument - det være sig et brev, faktura, kontrakt eller notat - henter softwaren de nødvendige data og, hvis det ønskes, det grundlæggende indhold fra systemet for at forberede filen til dig uden søgning eller ekstra trin. Det er dokumentsamling. Og det rækker langt!

Med et par enkle trin kan du oprette et dokument, der forbereder det helt til at gemme i den rigtige DMS-fil, hente modtagere eller kontakter fra en database eller et kundesystem (CRM) og vælge yderligere elementer.   Du arbejder ud fra en bestemt profil i din organisation, så det er umiddelbart klart for systemet, hvilket logo, adresse, signatur eller kontaktoplysninger der skal bruges.  Med et tryk på en knap er skabelonen foran dig.

Linket til dit kundesystem sikrer, at de korrekte personlige oplysninger (herunder kundens tiltale og kontaktoplysninger samt dine egne kontaktoplysninger) straks er klar i dit brev på det rigtige sted. Det sparer dig som afsender for at tænke og søge. Standardgrænseflader, du kan linke til, omfatter Dynamics, ContactManager, Exact, Outlook, AdminConsult og AFAS.

Et skridt videre

Lad os gå et skridt videre. Ikke kun hilsener og adressedetaljer kan udarbejdes - også faktisk indhold! Tænk for eksempel på en aftale eller ordrebekræftelse.

Få dit dokument til at bruge intelligent ved at forberede tekst, der bliver ved med at komme tilbage igen og igen, for eksempel i en kontrakt eller et procesdokument. Skal der tilføjes en klausul om en leasingbil til denne ansættelseskontrakt eller ej? Et tryk på en knap gør hele forskellen. Er den anden part i en kontrakt en enkeltmandsvirksomhed? Så er indholdet lidt anderledes, end når modtageren er en bv. Tilføj en signaturlinje eller ej? På et øjeblik tilføjes eller fjernes dette element – denne byggesten.

Det er intelligensen ved dokumentsamling med Documentaal. Og det vil spare dig tid og frustrationer!

Med Documentaal, alt hurtigt og tydeligt digitalt.