Documentaal & Epona: ratkaisut sopimusten optimointiin

Epona ja Documentaal tekevät yhteistyötä tarjotakseen parhaat oikeudelliset ratkaisut asiakirjojen luomiseen ja tallentamiseen! Oikeudenkäyntiasiakirjat, kuten haasteet ja kirjelmät, sopimukset ja NDA:t, voidaan luoda hetkessä, jakaa osapuolille ja toimittaa esimerkiksi tuomioistuimelle standardoidussa ja vaaditussa muodossa. Tämän prosessin aikana tallennamme asiakirjat DMSforLegaliin, siististi tiedostoon versionhallinnan avulla. Näin asiakirja on turvallisesti tallennettu ja helposti löydettävissä. Mutta voimme mennä askeleen pidemmälle: entä jos alamme ohjata asiakirjoja?

Asiakirjan luominen

Documentaal pyrkii asiakirjojen yhtenäiseen ja virheettömään muotoiluun. Lue lisää tästä artikkelista Asiakirjojen kokoaminen – miten se toimii? jossa tämä on kuvattu yksityiskohtaisesti.

Asiakirja sisältää enemmän kuin luettavaa sisältöä. Näkemättä sitä, se sisältää taustalla olevia tietoja, jotka kertovat jotain asiakirjasta: kuka on kirjoittaja, mikä on luonti- tai muokkauspäivä? Mutta myös: mihin tiedostoon tämä asiakirja on tallennettu, mikä on asiakkaan nimi ja ketkä ovat tämän sopimuksen tai kirjeen osapuolia?

Kaikki nämä tiedot, joita kutsutaan myös metatiedoiksi, tallennetaan Word-dokumenttiin. Ja näitä tietoja voidaan laajentaa loputtomiin.

Sopimukset

Ota sopimus kahden tai useamman osapuolen välillä. Tällä oikeudellisella asiakirjalla on usein voimassaoloaika, joka kestää vuosia. Joskus sopimusta on tarkistettava tai halutaan tietää, mikä on kaikkien sopimusten vuotuinen arvo. Kuinka kätevää on, että nämä tiedot ovat jo asiakirjassa?

Kun luot uutta sopimusta, täytät tiedot, jotka ovat tärkeitä jatkokurssin kannalta: alkamis- ja päättymispäivä, tila, sopimustyyppi, vastuuhenkilöt, allekirjoittajat ja osapuolet ja niin edelleen.

Kaikki nämä tiedot tallennetaan asiakirjaan ja tiedostoon, jossa on merkintä "Sopimus".

Lähetä dokumentteihin

Epona on keksinyt ratkaisun, joka näyttää selvästi nämä asiakirjat, joilla on tällainen ominaisuus (esim. "sopimus"), kojelaudassa. Näet yhdellä silmäyksellä näiden sopimusten arvon, osapuolten yksityiskohdat ja päättymispäivän. Nämä ominaisuudet voidaan suodattaa. Päättyykö sopimus pian? Sitten se ei ole vain selvästi näkyvissä näytön yläosassa, vaan saat myös ilmoituksen. Linkitätkö tiedostoja tiettyyn tiedostoon vai määritätkö sivustokokoelman, jonka alla on tiedostokirjastoja? Tämä ei myöskään ole ongelma DMSforLegalin kanssa. DMS-prosesseja virtaviivaistetaan ja luodaan haettavissa oleva tietolähde, josta tarvittavat tiedot ovat helposti löydettävissä.

Automatisoidut sopimukset

Yhdessä documentaalin ratkaisujen kanssa sopimusten luominen on siis täysin automatisoitua. Käyttämällä standardoituja malleja ja linkittämällä ne eponan DMS:ään, sopimukset lisätään automaattisesti koontinäyttöön. Itse kojelauta voidaan asentaa kokonaan omien toiveidesi mukaan. Joten päätät itse, mitkä tiedot näytetään.

Kun päätät käyttää Documentaal- ja Epona-järjestelmiä, sopimusten laatimiseen ja hallintaan liittyvät aikaa vievät vaiheet poistuvat puolestasi. Automatisoi sopimusjärjestelmäsi ja säästä arvokkaita tunteja!

Lisää tietoa? Ota meihin yhteyttä! Asiantuntijamme kertovat mielellään lisää.