Documentaal & Epona: oplossingen voor contractoptimalisatie

Epona en Documentaal werken samen om de beste juridische oplossingen te kunnen bieden op het gebied van documentcreatie en opslag! Processtukken zoals dagvaardingen en pleitnota’s, overeenkomsten en NDA’s zijn in een handomdraai te genereren, te delen met partijen en bijvoorbeeld in te dienen bij de rechtbank in een gestandaardiseerd en vereist format. Gedurende dit proces leggen we de documenten vast in DMSforLegal, netjes in een dossier met versiebeheer. Zodoende is het document veilig opgeslagen en gemakkelijk te vinden. Maar we kunnen nog een stapje verder gaan: wat als we gaan sturen op documenten?

Documentcreatie

Documentaal streeft naar uniform en foutloze opmaak van documenten. Lees hier meer over in het artikel Document Assembly – Hoe werkt dat? waarin dit uitgebreid staat beschreven.

Een document omvat meer dan de inhoud die te lezen valt. Zonder het te zien, bevat het namelijk gegevens op de achtergrond die iets over het document vertellen: wie is de auteur, wat is de aanmaak- of wijzigdatum? Maar ook: in welk dossier is dit document opgeslagen, hoe luidt de klantnaam en wie zijn de partijen die betrokken zijn bij dit contract of deze brief?

Al deze gegevens, ook wel metadata genoemd, worden opgeslagen in het Word-document. En die gegevens kunnen onbeperkt worden uitgebreid.

Contracten

Neem nu een contract tussen twee of meer partijen. Dit juridisch document heeft vaak een geldigheidstermijn die jaren duurt. Soms moet een contract worden herzien, of men wil weten wat de jaarlijkse waarde is van alle contracten. Hoe handig is het dat deze informatie al in het document aanwezig is?

Bij het aanmaken van een nieuw contract vult men gegevens in die belangrijk zijn voor het verdere verloop: Start-, en einddatum, status, contracttype, verantwoordelijke(n), ondertekenaars en partijen, enzovoort.

Al deze gegevens worden opgeslagen in het document en in een dossier met als kenmerk ‘Contract’.

Sturen op documenten

Epona heeft een oplossing bedacht die deze documenten met zo’n kenmerk (bijvoorbeeld ‘Contract’) overzichtelijk in een dashboard weergeeft. In één oogopslag ziet u de waarde van deze overeenkomsten, de gegevens van de partijen én de verloopdatum. Op deze kenmerken kan gefilterd worden. Gaat er binnenkort een contract verlopen? Dan is dat niet alleen duidelijk bovenaan in beeld te zien, maar ontvangt u ook een notificatie. Documenten koppelen aan een bepaald dossier of een site collectie opstellen met daaronder document libraries? Ook dat is geen probleem met DMSforLegal. DMS-processen worden gestroomlijnd en er ontstaat een doorzoekbare kennisbron waarin benodigde informatie gemakkelijk kan worden gelokaliseerd.

Geautomatiseerde contracten

Samen met de oplossingen van Documentaal is het aanmaken van contracten dus volledig geautomatiseerd. Door gebruik te maken van gestandaardiseerde sjablonen en deze te koppelen aan het DMS van Epona worden contracten automatisch toegevoegd aan het dashboard. Het dashboard zelf is volledig naar eigen wens in te richten. Je bepaalt dus zelf welke informatie getoond wordt.

Wanneer u ervoor kiest om te werken met de systemen van Documentaal en Epona, worden er tijdrovende stappen die komen kijken bij het opstellen en beheren van contracten voor u geëlimineerd. Laat uw contractensysteem automatiseren en bespaar kostbare uren!

Meer informatie? Neem eenvoudig contact met ons op! Onze experts vertellen u graag meer.