Asiakirjojen kokoaminen – miten se toimii?

Se, että Documentaal auttaa automatisoimaan ja helpottamaan aikaa vieviä (ja joskus turhauttavia) prosesseja asiakirjojen käytön ympärillä, on nyt kiistatonta!

Tänään käsittelemme hieman yksityiskohtaisemmin, miten tämä lausunto on toteutettu. Konkreettisesti: mitä ohjelmistomme dStyle 365 / LegalWord tarkalleen ottaen tekee ja miten se käytännössä vaikuttaa organisaatioon?

Rakennuspalikoita

Esimerkiksi Word-asiakirja koostuu useista osista: Otsikossa voi olla yrityksen logo tai ei, ehkä vastaanottajien tai yhteystietojen lohko, kolofoni, jossa on henkilökohtaisia ja / tai yritystietoja, allekirjoittajia. Ja mikä tärkeintä: Asiakirja koostuu tekstistä, jossa on kuvia, viitteitä, kaavioita jne.: sisältö.

Heti kun valitset uuden asiakirjan - olipa se sitten kirje, lasku, sopimus tai muistio - ohjelmisto hakee tarvittavat tiedot ja haluttaessa perussisällön järjestelmästä valmistellakseen tiedoston sinulle ilman hakua tai lisävaiheita. Se on asiakirjojen kokoaminen. Ja se menee pitkälle!

Muutamalla yksinkertaisella vaiheella voit luoda asiakirjan, joka valmistelee sen kokonaan tallennettavaksi oikeaan DMS-tiedostoon, noutaa vastaanottajat tai yhteystiedot tietokannasta tai asiakasjärjestelmästä (CRM) ja valita lisää kohteita.   Työskentelet tietystä profiilista organisaatiossasi, joten järjestelmälle on heti selvää, mitä logoa, osoitetta, allekirjoitusta tai yhteystietoja tulisi käyttää.  Napin painalluksella malli on edessäsi.

Yhteys asiakasjärjestelmään varmistaa, että oikeat henkilötiedot (mukaan lukien asiakkaan tervehdys ja yhteystiedot sekä omat yhteystietosi) ovat heti valmiina kirjeessäsi oikeassa paikassa. Tämä säästää sinua lähettäjänä ajattelemiselta ja etsimiseltä. Vakiorajapintoja, joihin voit linkittää, ovat Dynamics, ContactManager, Exact, Outlook, AdminConsult ja AFAS.

Askel eteenpäin

Mennään vielä yksi askel pidemmälle. Tervehdyksen ja osoitetietojen lisäksi voidaan laatia myös todellista sisältöä! Ajattele esimerkiksi sopimusta tai tilausvahvistusta.

Tee dokumentin käytöstä älykästä valmistelemalla tekstiä, joka palaa yhä uudelleen esimerkiksi sopimus- tai prosessiasiakirjaan. Pitäisikö tähän työsopimukseen lisätä vuokra-autoa koskeva lauseke vai ei? Yksi napin painallus tekee kaiken eron. Onko sopimuksen toinen osapuoli yksityinen elinkeinonharjoittaja? Sitten sisältö on hieman erilainen kuin silloin, kun vastaanottaja on bv. Lisää allekirjoitusrivi vai ei? Hetkessä kyseinen elementti – tuo rakenneosa – lisätään tai poistetaan.

Tämä on asiakirjojen kokoamisen älykkyys Documentaalin kanssa. Ja se säästää aikaa ja turhautumista!

Yhdessä Documentaalin kanssa kaikki on nopeasti ja selkeästi digitaalista.