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Documental & Epona: soluzioni per l'ottimizzazione dei contratti

Documental & Epona: soluzioni per l'ottimizzazione dei contratti

Epona e Documentaal collaborano per offrire le migliori soluzioni legali per la creazione e l'archiviazione dei documenti! I documenti di contenzioso, come atti e memorie, accordi e NDA, possono essere generati in pochissimo tempo, condivisi con le parti e, ad esempio, presentati al tribunale in un formato standardizzato e richiesto. Durante questo processo, registriamo i documenti in DMSforLegal, ordinatamente in un file con controllo di versione. In questo modo, il documento è conservato in modo sicuro e facile da trovare. Ma possiamo fare un passo in più: e se iniziassimo a guidare i documenti?

Creazione di documenti

Documental mira a un assemblaggio dei documenti uniforme e privo di errori. Per saperne di più, consultate l'articolo Assemblaggio di documenti - Come funziona, che lo descrive in dettaglio.

Un documento comprende più del contenuto che può essere letto. Infatti, senza vederlo, contiene dati in background che dicono qualcosa sul documento: chi è l'autore, qual è la data di creazione o di modifica? Ma anche: in quale file è archiviato questo documento, qual è il nome del cliente e chi sono le parti coinvolte in questo contratto o lettera?

Tutti questi dati, noti anche come metadati, sono memorizzati nel documento Word. E questi dati possono essere estesi all'infinito.

Contratti

Prendiamo un contratto tra due o più parti. Questo documento legale ha spesso un periodo di validità di anni. A volte è necessario rivedere un contratto, oppure si vuole conoscere il valore annuale di tutti i contratti. Quanto è comodo che queste informazioni siano già presenti nel documento?

Quando si crea un nuovo contratto, si inseriscono i dati importanti per l'avanzamento dei lavori: date di inizio e fine, stato, tipo di contratto, responsabili, firmatari e parti, e così via.

Tutti questi dati vengono memorizzati nel documento e in un file denominato "Contratto".

Orientamento in base ai documenti

Epona ha ideato una soluzione che consente di visualizzare chiaramente i documenti con tale attributo (ad esempio, "Contratto") in un dashboard. In un colpo d'occhio è possibile vedere il valore di questi accordi, i dettagli delle parti e la data di scadenza. È possibile filtrare su questi attributi. Sta per scadere un contratto? In questo modo non solo lo vedrete chiaramente nella parte superiore dello schermo, ma riceverete anche una notifica. Collegare i documenti a un determinato file o creare una raccolta di siti con librerie di documenti sottostanti? Anche questo non è un problema con DMSforLegal. I processi del DMS vengono snelliti e viene creata una risorsa di conoscenza ricercabile in cui è possibile trovare facilmente le informazioni necessarie.

Contratti automatizzati

Con le soluzioni di Documentaal, la creazione dei contratti è quindi completamente automatizzata. Utilizzando modelli standardizzati e collegandoli al DMS di Epona, i contratti vengono aggiunti automaticamente al cruscotto. Il cruscotto stesso è completamente personalizzabile. L'utente decide quali informazioni visualizzare.

Scegliendo di lavorare con i sistemi di Documentaal ed Epona, si eliminano le lunghe fasi di preparazione e gestione dei contratti. Automatizzate il vostro sistema contrattuale e risparmiate ore preziose!

 

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