Travailler manuellement sur des documents ? C'est là que ça coince.

Tout le monde sait qu'il est possible de rendre les processus de production dans les usines beaucoup plus efficaces grâce à la normalisation. Le fait que les entreprises puissent utiliser une approche similaire pour travailler plus efficacement sur les documents commerciaux est toutefois moins connu. Nous vous dirons où se trouvent les goulots d'étranglement lorsque vous travaillez manuellement sur des documents et comment les logiciels peuvent faire la différence.

Une entreprise qui déploie le bon logiciel pour travailler plus facilement sur les documents économise non seulement beaucoup de temps et d'argent, mais évite aussi que des erreurs se glissent dans les documents et portent atteinte à la réputation, par exemple. Un bon logiciel de création de documents est la clé pour augmenter votre retour sur investissement (ROI). En l'absence d'un tel logiciel, trois aspects compliquent le travail et le rendent inutilement intensif : la création manuelle de nouveaux documents, leur achèvement et les étapes inutiles de ce processus.

Rédaction manuelle de documents

L'élaboration manuelle de documents, c'est-à-dire sans automatisation des éléments constitutifs, est laborieuse. Pensez, par exemple, à une lettre ou à un devis qui doit être signé, à des conditions générales et à un numéro de chambre de commerce. Cela prend beaucoup de temps. Non seulement vous devez tout collecter, mais vous devez aussi surveiller de près la qualité de l'ensemble et les exigences de la législation et de la réglementation. Lorsque vous automatisez tout ce qui précède, ces fardeaux sont supprimés.

Finition des documents

Ensuite, vous passez du temps à terminer un document. Vous le commencez, mais souvent vous ne le terminez pas d'un seul coup. Pouvez-vous trouver la bonne version la prochaine fois ? Souvent, vous devez impliquer des collègues car vous devez discuter des différentes sections que vous voulez ajouter au dossier.

Des étapes inutiles

En outre, vous perdez du temps en raison d'étapes inutiles. Ils s'insinuent parce qu'il y a tellement de variables à prendre en compte. Il existe cinq variantes d'un document, laquelle est la bonne ? Les RH doivent-elles le réexaminer parce que le contrat établi ne répond pas aux exigences du CAO ? Il arrive que le service des salaires rejette la moitié des contrats pour cette raison et doive ensuite les réexaminer. Et : faites-vous confiance au travail du service ou devez-vous faire appel à un avocat ?

Un avocat est aussi régulièrement utilisé comme vérificateur supplémentaire. L'assignation remplit-elle les conditions de procédure ? Il est particulièrement regrettable que les arguments - pourtant valables - ne comptent pas lors de l'audience parce que la convocation ne répond pas à ces exigences. Cette vérification peut également être effectuée par une autre personne lorsqu'elle utilise un logiciel qui prend en compte toutes les parties d'une assignation. De cette façon, l'avocat peut faire ce pour quoi il est payé : présenter un dossier solide. Cela permet de réduire les coûts.

dStyle et dStyleDMS comme solution

Avec les solutions logicielles dStyle et dStyleDMS, dont vous pouvez lire plus sur notre site web, vous pouvez éviter les problèmes susmentionnés. Vous pouvez ainsi augmenter de manière significative votre retour sur investissement (ROI). Combien cela représente-t-il ? Nous nous ferons un plaisir de le calculer pour vous. Notre expérience montre que l'investissement dans notre solution logicielle est souvent récupéré en l'espace d'un mois. Un exemple de calcul : supposons que quatre cents personnes de votre organisation consacrent deux heures par mois à la rédaction de contrats, ce qui vous coûtera huit cents heures de travail. Si vous réduisez ce temps à cinq minutes, cela passe vite. Vous pouvez y parvenir avec dStyle car, grâce à l'automatisation, vous disposez de tous les éléments constitutifs des documents et vous pouvez sauter les étapes de vérification. Pensez à l'émission de télévision sur Discovery où vous voyez à quelle vitesse une voiture descend la chaîne de montage. Il peut en être de même pour la création de documents.

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