5 risici, som enhver virksomhed står over for uden et velorganiseret dokumenthåndteringssystem
Uanset størrelsen på en virksomhed kan mængden af digitale dokumenter hurtigt løbe løbsk. At have en strømlinet måde at gemme og dele information på er afgørende for, at en virksomhed kan fungere effektivt. Desværre bliver mange virksomheder frustrerede over manglen på et dokumenthåndteringssystem, hvilket fører til tab af tid og penge. I denne artikel diskuterer vi omkostningerne og konsekvenserne ved ikke at have et centralt styret digitalt dokumentflow.
Et manglende dokumenthåndteringssystem medfører følgende risici:
Unødvendigt spild af tid
Uden et dokumenthåndteringssystem bruger medarbejderne ofte timevis på at søge og gennemse dokumenter. Det er ikke kun tidskrævende, men kan også føre til forsinkelser i projekter og tabt produktivitet i virksomheden. En fil kan ændres af flere medarbejdere uden at vide det, og det kan føre til flere versioner af en fil, hvilket gør det endnu sværere at finde den korrekte version. At have en a system til håndtering af dokumenter kan være en enorm tidsbesparelse.
Dobbeltarbejde
Hvis medarbejderne ikke kan finde de vigtige dokumenter, de har brug for, spilder de værdifuld tid på at oprette nye. Det resulterer i dobbeltarbejde og kan føre til, at der bruges forældede oplysninger. At have en ordnet dokumenthåndteringssystem gør det nemt for medarbejderne at finde de dokumenter, de har brug for, og minimerer nyt arbejde.
Sikkerhedsrisici
Uden et dokumenthåndteringssystem kan virksomheder miste fortrolige oplysninger eller blive udsat for større risiko. For eksempel kan medarbejdere ved et uheld tabe fortrolige oplysninger i de forkerte hænder og sætte virksomheden i en potentielt farlig situation. Cyberkriminalitet er også en alvorlig risiko, hvis følsomme oplysninger opbevares og deles uden passwordbeskyttelse. Et organiseret dokumenthåndteringssystem kan hjælpe med at reducere disse risici.
Uorganiseret samarbejde
Mangel på et organiseret dokumenthåndteringssystem kan hindre samarbejdet mellem medarbejderne. At tilpasse filer, dele information og arbejde på de samme projekter kan blive en udfordrende opgave, når dokumenterne er gemt forskellige steder. Forestil dig, at der er et vigtigt projekt, som skal afsluttes i dag, men lærerne kan ikke finde oplysningerne i de forskellige e-mails, mapper eller endda USB-sticks. Det fører til forvirring og i sidste ende forsinkelser i projektet.
Omkostningseffektivitet:
Udskrivning, scanning eller genskabelse af dokumenter kræver ekstra ressourcer som energi, blæk og papir. Og hvis medarbejderne bruger mere tid på at søge efter dokumenter, kan de bruge mindre tid på opgaver, der virkelig bidrager til virksomhedens succes. Et digitalt dokumenthåndteringssystem minimerer brugen af sådanne ressourcer og øger effektiviteten, hvilket i sidste ende resulterer i omkostningsbesparelser.
Konklusion: Sørg for at have et godt dokumenthåndteringssystem
Uden et godt dokumenthåndteringssystem lider virksomheder under flere negative konsekvenser såsom spildtid, spildte ressourcer, manglende samarbejde og sikkerhedsrisici. Implementering af et organiseret dokumenthåndteringssystem afhjælper disse problemer, optimerer brugen af tid og ressourcer og reducerer i sidste ende driftsomkostningerne. Det er vigtigt for virksomheder at investere i et godt dokumenthåndteringssystem for at høste fordelene og minimere omkostningerne og konsekvenserne af et dårligt styret digitalt dokumentflow.
Er du bekendt med de ovennævnte risici i din organisation? Bare rolig, Documentaal kan hjælpe dig med at eliminere disse risici. Du skal blot kontakte os, så viser vi dig, hvordan dokumenthåndteringssystem fra Documentaal kan hjælpe din organisation med at komme videre.
