5 Risiken, denen jedes Unternehmen ohne ein gut organisiertes Dokumentenmanagementsystem ausgesetzt ist
Unabhängig von der Größe eines Unternehmens kann die Menge der digitalen Dokumente schnell außer Kontrolle geraten. Ein rationalisiertes Verfahren zur Speicherung und gemeinsamen Nutzung von Informationen ist für das effektive Funktionieren eines Unternehmens unerlässlich. Leider sind viele Unternehmen frustriert über das Fehlen eines Dokumenten-Management-System, Das führt zu Zeit- und Geldverlusten. In diesem Artikel erörtern wir die Kosten und Folgen eines nicht zentral verwalteten digitalen Dokumentenflusses.
Das Fehlen eines Dokumentenmanagementsystems birgt die folgenden Risiken:
Unnötige Zeitverschwendung
Ohne ein Dokumentenmanagement-System verbringen die Mitarbeiter oft Stunden mit dem Suchen und Durchforsten von Dokumenten. Dies ist nicht nur zeitraubend, sondern kann auch zu Projektverzögerungen und Produktivitätsverlusten im Unternehmen führen. Eine Datei kann von mehreren Mitarbeitern geändert werden, ohne dass diese es merken. Dies kann zu mehreren Versionen einer Datei führen, was es noch schwieriger macht, die richtige Version zu finden. Mit einer a System zur Verwaltung von Dokumenten kann eine enorme Zeitersparnis sein.
Doppelte Arbeit
Wenn die Mitarbeiter die benötigten Dokumente nicht finden können, verschwenden sie wertvolle Zeit mit der Erstellung neuer Dokumente. Dies führt zu doppelter Arbeit und kann dazu führen, dass veraltete Informationen verwendet werden. Eine geordneten Dokumentenmanagement-System macht es den Mitarbeitern leicht, die benötigten Dokumente zu finden und minimiert so den Arbeitsaufwand.
Sicherheitsrisiken
Ohne ein Dokumentenmanagementsystem können Unternehmen vertrauliche Informationen verlieren oder einem größeren Risiko ausgesetzt sein. Beispielsweise könnten Mitarbeiter vertrauliche Informationen versehentlich in die falschen Hände geraten lassen und das Unternehmen in eine potenziell gefährliche Situation bringen. Auch die Cyberkriminalität stellt ein ernstes Risiko dar, wenn sensible Informationen ohne Passwortschutz gespeichert und weitergegeben werden. Ein organisiertes Dokumentenmanagementsystem kann dazu beitragen, diese Risiken zu verringern.
Unorganisierte Zusammenarbeit
Fehlen eines organisierten Dokumentenmanagement-System kann die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern behindern. Der Abgleich von Dateien, die gemeinsame Nutzung von Informationen und die Arbeit an denselben Projekten kann zu einer Herausforderung werden, wenn die Dokumente an verschiedenen Orten gespeichert sind. Stellen Sie sich vor, es gibt ein wichtiges Projekt, das heute abgeschlossen werden muss, aber die Lehrkräfte können die Informationen in den verschiedenen E-Mails, Ordnern oder sogar USB-Sticks nicht finden. Dies führt zu Verwirrung und letztlich zu Projektverzögerungen.
Kostenwirksamkeit:
Das Drucken, Scannen oder Wiederherstellen von Dokumenten erfordert zusätzliche Ressourcen wie Energie, Tinte und Papier. Und wenn Mitarbeiter mehr Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen, kann weniger Zeit für Aufgaben aufgewendet werden, die wirklich zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Ein digitales Dokumentenmanagement-System minimiert den Einsatz solcher Ressourcen und erhöht die Effizienz, was letztlich zu Kosteneinsparungen führt.
Fazit: Stellen Sie sicher, dass Sie ein gutes Dokumentenmanagementsystem haben
Ohne ein gutes Dokumentenmanagement-System leiden Unternehmen unter verschiedenen negativen Folgen wie Zeitverschwendung, vergeudete Ressourcen, mangelnde Zusammenarbeit und Sicherheitsrisiken. Die Einführung eines organisierten Dokumentenmanagementsystems lindert diese Probleme, optimiert den Einsatz von Zeit und Ressourcen und senkt letztlich die Betriebskosten. Für Unternehmen ist es wichtig, in ein gutes Dokumentenmanagementsystem zu investieren, um von den Vorteilen zu profitieren und die Kosten und Folgen eines schlecht verwalteten digitalen Dokumentenflusses zu minimieren.
Sind Sie mit den oben genannten Risiken in Ihrer Organisation vertraut? Kein Grund zur Sorge! Documentaal kann Ihnen helfen, diese Risiken zu beseitigen. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf und wir zeigen Ihnen, wie das Dokumentenmanagement-System von Documentaal Ihr Unternehmen voranbringen kann.
