5 risker som varje företag står inför utan ett välorganiserat dokumenthanteringssystem

Oavsett hur stort ett företag är kan mängden digitala dokument snabbt ta överhanden. Att ha ett smidigt sätt att lagra och dela information är avgörande för att ett företag ska kunna fungera effektivt. Tyvärr blir många företag frustrerade av bristen på ett dokumenthanteringssystem, vilket leder till förluster av tid och pengar. I den här artikeln diskuterar vi kostnaderna och konsekvenserna av att inte ha ett centralt hanterat digitalt dokumentflöde.

Avsaknad av ett dokumenthanteringssystem leder till följande risker:

Onödigt slöseri med tid

Utan ett dokumenthanteringssystem spenderar medarbetarna ofta timmar på att söka och gå igenom dokument. Detta är inte bara tidskrävande, utan kan också leda till förseningar i projekt och förlorad produktivitet på företaget. En fil kan ändras av flera anställda utan att de vet om det, vilket kan leda till flera versioner av en fil, vilket gör det ännu svårare att hitta rätt version. Att ha en a system för att hantera dokument kan vara en enorm tidsbesparing.

Dubbelarbete

Om medarbetarna inte kan hitta de viktiga dokument de behöver slösar de värdefull tid på att skapa nya. Detta leder till dubbelarbete och kan leda till att föråldrad information används. Att ha en ordnat system för dokumenthantering gör det enkelt för medarbetarna att hitta de dokument de behöver, vilket minimerar behovet av nytt arbete.

Säkerhetsrisker

Utan ett dokumenthanteringssystem kan företag förlora konfidentiell information eller utsättas för större risker. Anställda kan till exempel råka lämna ut konfidentiell information i fel händer, vilket försätter företaget i en potentiellt farlig situation. Cyberbrottslighet är också en allvarlig risk om känslig information lagras och delas utan lösenordsskydd. Ett organiserat dokumenthanteringssystem kan bidra till att minska dessa risker.

Oorganiserat samarbete

Avsaknad av ett organiserat dokumenthanteringssystem kan försvåra samarbetet mellan medarbetarna. Att samordna filer, dela information och arbeta med samma projekt kan bli en utmaning när dokumenten lagras på olika ställen. Tänk dig att det finns ett viktigt projekt som måste slutföras idag, men lärarna kan inte hitta informationen i de olika e-postmeddelandena, mapparna eller till och med USB-minnena. Detta leder till förvirring och i slutändan förseningar i projektet.

Kostnadseffektivitet:

Att skriva ut, skanna eller återskapa dokument kräver ytterligare resurser, t.ex. energi, bläck och papper. Och om medarbetarna lägger mer tid på att leta efter dokument kan de ägna mindre tid åt uppgifter som verkligen bidrar till företagets framgång. Ett digitalt dokumenthanteringssystem minimerar användningen av sådana resurser och ökar effektiviteten, vilket i slutändan leder till kostnadsbesparingar.

Slutsats: Se till att du har ett bra dokumenthanteringssystem

Utan ett bra dokumenthanteringssystem drabbas företag av flera negativa konsekvenser som tidsspillan, resursslöseri, bristande samarbete och säkerhetsrisker. Genom att implementera ett organiserat dokumenthanteringssystem minskar dessa problem, optimeras användningen av tid och resurser och i slutändan minskar driftskostnaderna. Det är viktigt för företag att investera i ett bra dokumenthanteringssystem för att dra nytta av fördelarna och minimera kostnaderna och konsekvenserna av ett dåligt hanterat digitalt dokumentflöde.

Är du bekant med de risker som anges ovan i din organisation? Då behöver du inte oroa dig! Documentaal kan hjälpa dig att eliminera dessa risker. Kontakta oss så visar vi dig hur dokumenthanteringssystem från Documentaal kan hjälpa din organisation framåt.