Software per la condivisione di file: tutto quello che c'è da sapere

Software per la condivisione di file: tutto quello che volete e dovete sapere al riguardo

Se c'è una cosa che possiamo dire dopo il 2020 è che vogliamo poter lavorare sempre e ovunque. Il luogo di lavoro digitale è qui per restare e lavoriamo più a distanza che mai. La possibilità di condividere i file con i colleghi e i clienti in modo semplice, rapido e sicuro è essenziale per l'ambiente di lavoro digitale e per il lavoro da casa.

In questo blog vi spiegheremo meglio quali sono le possibilità, cosa cercare e quali sono le caratteristiche di un buon software per la condivisione di file.

Che cos'è il software di condivisione dei file?

Il software di condivisione dei file è un'applicazione che consente di inviare e ricevere file online o su una rete locale. Con gli strumenti software di condivisione dei file, gli utenti finali possono facilmente condividere, archiviare, scaricare e ricevere un'ampia gamma di file. Si tratta di documenti di testo, immagini, video e presentazioni.

La forma più popolare di questo software è rappresentata dalle applicazioni di condivisione dei file basate su cloud. Questo perché, a differenza di altre applicazioni, quelle basate sul cloud non si basano su server o reti locali. Con un'applicazione basata sul cloud, gli utenti possono inviare i file da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi luogo. Ed è proprio quello di cui avevamo tanto bisogno l'anno scorso.

Le caratteristiche generali del software di condivisione dei file

Il tempo dei semplici modelli di upload e download è finito. Le piattaforme di condivisione dei documenti sono ricche di caratteristiche e funzionalità. Queste sono le caratteristiche più importanti che ci si può aspettare da un moderno software di condivisione di file:

• Trasferimento di file. Questo potrebbe non essere molto sorprendente. Il trasferimento dei file è la funzionalità più importante e consente di trasferire i file da un utente all'altro. Il metodo di trasferimento, la facilità d'uso e la velocità sono gli elementi più importanti da considerare quando si sceglie lo strumento giusto per la propria organizzazione.
• Memorizzazione dei dati. Molte piattaforme dispongono di database centralizzati in cui i file vengono archiviati e possono essere trasferiti ai destinatari. Lo spazio di archiviazione necessario dipende dalla vostra organizzazione. Ad esempio, se il vostro team condivide spesso grandi quantità di dati, è meglio scegliere una soluzione con spazio di archiviazione illimitato.
• Cruscotti. L'attuale generazione di piattaforme di condivisione è quasi tutta dotata di cruscotti che agiscono come una sorta di centro di controllo. In questi cruscotti è possibile, ad esempio, gestire le autorizzazioni, ma anche eseguire rapporti e monitorare le questioni.
• Protezione con password. Non appena un file viene condiviso online, è automaticamente più vulnerabile. Pertanto, scegliete una soluzione in cui potete contare su una sicurezza affidabile.
• Recupero dati. Per evitare che informazioni aziendali cruciali scompaiano, sono fondamentali aspetti quali la sicurezza dei file, il recupero e le funzionalità di backup.
• Tracciamento della versione. Quando si condividono file online come team, è difficile tenere traccia di quale versione sia quella giusta. Ecco perché queste soluzioni tengono traccia delle versioni. Questa funzione garantisce che ogni autore e destinatario abbia la versione più recente di un file.
• Integrazione. L'integrazione è fondamentale in un ambiente di lavoro digitale. Pertanto, le soluzioni odierne nel campo della condivisione dei file sono sviluppate in modo da integrarsi bene con applicazioni e programmi esterni. In questo modo i team rimangono produttivi ed efficienti.

Quali sono le migliori piattaforme per la condivisione di file?

Non riuscite a vedere il legno per gli alberi o semplicemente non sapete da dove cominciare a cercare? Abbiamo elencato una serie di opzioni per voi. A seconda dei vostri desideri e delle vostre esigenze, potete valutare la soluzione più adatta alla vostra organizzazione.

1. Google Drive
   Una delle soluzioni più note è Google Drive, che offre 15 GB di spazio di archiviazione gratuito. Questo è anche il motivo per cui Google Drive viene utilizzato per questioni personali. Google Drive offre molte funzioni; ad esempio, i dati vengono sincronizzati su tutti i dispositivi collegati all'account e le modifiche vengono salvate automaticamente. Consente inoltre di impostare le autorizzazioni di visualizzazione e modifica sia per i colleghi che per i contatti esterni. Naturalmente, una funzione di ricerca integrata è d'obbligo, perché stiamo parlando di Google.
2. Microsoft OneDrive (per le aziende)
   Microsoft OneDrive è una delle soluzioni più diffuse per la condivisione di file. Proprio come Google Drive, con OneDrive potete contare su sincronizzazione, archiviazione e backup. Inoltre, grazie alle note misure di sicurezza di Microsoft, potete essere certi che i vostri dati sono al sicuro. Oltre ai file di Excel, PowerPoint e Word, è possibile aggiungere rapidamente e facilmente a OneDrive anche i file di Microsoft Teams o SharePoint.
3. Dropbox Business
   Dropbox è una delle prime piattaforme di condivisione di file. Questo la rende anche una delle soluzioni più popolari. Dropbox è oggi utilizzato da oltre 500.000 milioni di persone ed è la soluzione preferita da aziende come Yahoo, Spotify, Expedia e National Geographic.
   Con Dropbox Business, potete contare su abbonamenti flessibili e completi per l'archiviazione, il recupero dei file, il backup automatico, la sincronizzazione intelligente e l'integrazione intelligente con oltre 300.000 app, tra cui Salesforce, Jira, Trello, Gmail, Slack e Microsoft 365. Il tutto da un'interfaccia di facile utilizzo.
4. Scatola
   Box aiuta anche le aziende a collaborare condividendo i file. Ciò che li distingue dalle altre soluzioni sono i flussi di lavoro automatizzati e le integrazioni di machine-learning per collegare e semplificare i processi aziendali. Offre inoltre sicurezza e crittografia avanzate per mantenere i dati al sicuro.
5. Unità Synology
   Un'altra soluzione leader nella condivisione di file è Synology Drive. Synology Drive è disponibile tramite browser web su desktop e su dispositivi mobili iOS/Android. I membri del team possono accedere ai loro file in qualsiasi momento e ovunque.

State iniziando a usare un software per la condivisione di file?

Quindi stilate un elenco di caratteristiche chiare che devono essere soddisfatte. Solo così potrete essere certi di scegliere la soluzione giusta per la vostra organizzazione. Per maggiori informazioni sul nostro software di condivisione dei file? Contattateci.