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File Sharing Software: Alles, was Sie wissen wollen

Software für die gemeinsame Nutzung von Dateien: alles, was Sie wissen müssen

Software für die gemeinsame Nutzung von Dateien: alles, was Sie darüber wissen wollen und müssen

Wenn wir nach 2020 eines sagen können, dann, dass wir jederzeit und überall arbeiten können wollen. Der digitale Arbeitsplatz ist nicht mehr wegzudenken, und wir arbeiten mehr denn je aus der Ferne. Ein wesentlicher Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes und der Heimarbeit ist die Möglichkeit, Dateien einfach, schnell und sicher mit Kollegen und Kunden auszutauschen.

In diesem Blog erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten, worauf Sie achten müssen und was eine gute Filesharing-Software erfüllen sollte.

Was ist Filesharing-Software?

File-Sharing-Software ist eine Anwendung, die das Senden und Empfangen von Dateien online oder in einem lokalen Netzwerk ermöglicht. Mit Software-Tools für die gemeinsame Nutzung von Dateien können Endnutzer eine Vielzahl von Dateien problemlos gemeinsam nutzen, speichern, herunterladen und empfangen. Dazu gehören Textdokumente ebenso wie Bilder, Videos und Präsentationen.

Die beliebteste Form dieser Software sind die Cloud-basierten Anwendungen für die gemeinsame Nutzung von Dateien. Der Grund dafür ist, dass Cloud-basierte Anwendungen im Gegensatz zu anderen Anwendungen nicht auf lokale Server oder Netzwerke angewiesen sind. Mit einer Cloud-basierten Anwendung können Benutzer Dateien von jedem Gerät an jedem Ort versenden. Und das ist genau das, was wir im letzten Jahr so dringend gebraucht haben.

Die allgemeinen Merkmale von Filesharing-Software

Die Zeit der einfachen Up- und Download-Modelle ist vorbei. Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten sind vollgepackt mit Merkmalen und Funktionen. Dies sind die wichtigsten Funktionen, die Sie von moderner Filesharing-Software erwarten können:

  • Dateiübertragung. Dies mag nicht sehr überraschend sein. Die Dateiübertragung ist die wichtigste Funktion und ermöglicht die Übertragung von Dateien von einem Benutzer zum anderen. Das Übertragungsverfahren, die Benutzerfreundlichkeit und die Geschwindigkeit sind die wichtigsten Aspekte bei der Auswahl des richtigen Werkzeugs für Ihr Unternehmen.
  • Speicherung von Daten. Viele Plattformen verfügen über zentrale Datenbanken, in denen Dateien gespeichert sind und an die Empfänger übertragen werden können. Wie viel Speicherplatz Sie benötigen, hängt von Ihrer Organisation ab. Wenn Ihr Team zum Beispiel häufig große Datenmengen gemeinsam nutzt, sollten Sie eine Lösung mit unbegrenztem Speicherplatz wählen.
  • Dashboards. Die aktuelle Generation von Sharing-Plattformen ist fast durchweg mit Dashboards ausgestattet, die als eine Art Kontrollzentrum fungieren. In diesen Dashboards können Sie z. B. Berechtigungen verwalten, aber auch Berichte erstellen und Angelegenheiten überwachen.
  • Passwortschutz. Sobald eine Datei online freigegeben wird, ist sie automatisch angreifbarer. Entscheiden Sie sich daher für eine Lösung, bei der Sie sich auf zuverlässige Sicherheit verlassen können.
  • Datenwiederherstellung. Um zu verhindern, dass wichtige Geschäftsinformationen verloren gehen, sind Themen wie Dateisicherheit, Wiederherstellungs- und Sicherungsfunktionen von entscheidender Bedeutung.
  • Versionsverfolgung. Wenn Sie als Team Dateien online austauschen, ist es schwierig, den Überblick zu behalten, welche Version die richtige ist. Aus diesem Grund verfolgen diese Lösungen Versionen. Mit dieser Funktion wird sichergestellt, dass jeder Autor und jeder Empfänger über die neueste Version einer Datei verfügt.
  • Integration. Integration ist der Schlüssel zu einem digitalen Arbeitsplatz. Deshalb werden die heutigen Lösungen im Bereich der Dateifreigabe so entwickelt, dass sie sich gut mit externen Anwendungen und Programmen integrieren lassen. So bleiben die Teams produktiv und effizient.

Welches sind die besten Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Dateien?

Sie sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht oder wissen einfach nicht, wo Sie anfangen sollen zu suchen? Wir haben eine Reihe von Optionen für Sie aufgelistet. Je nach Ihren Wünschen und Anforderungen können Sie sich überlegen, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

  1. Google Drive
    Eine der bekanntesten Lösungen ist Google Drive, das Ihnen 15 GB kostenlosen Speicherplatz bietet. Dies ist auch ein Grund, warum Google Drive für persönliche Angelegenheiten verwendet wird. Google Drive bietet viele Funktionen, z. B. werden die Daten auf allen mit dem Konto verbundenen Geräten synchronisiert und Änderungen werden automatisch gespeichert. Außerdem können Sie Anzeige- und Bearbeitungsberechtigungen für Kollegen und externe Kontakte festlegen. Natürlich ist eine integrierte Suchfunktion ein Muss, denn wir sprechen hier von Google.
  2. Microsoft OneDrive (für Unternehmen)
    Microsoft OneDrive ist eine der beliebtesten Dateifreigabelösungen. Genau wie Google Drive können Sie sich bei OneDrive auf Synchronisierung, Speicherung und Backups verlassen. Und dank der bekannten Sicherheitsmaßnahmen von Microsoft können Sie sicher sein, dass Ihre Daten geschützt sind. Zusätzlich zu Excel-, PowerPoint- und Word-Dateien können Sie auch schnell und einfach Dateien aus Microsoft Teams oder SharePoint zu OneDrive hinzufügen.
  3. Dropbox Business
    Dropbox ist eine der ersten Plattformen zur gemeinsamen Nutzung von Dateien. Dies macht sie auch zu einer der beliebtesten Lösungen. Dropbox wird inzwischen von mehr als 500.000 Millionen Menschen genutzt und ist die bevorzugte Lösung für Unternehmen wie Yahoo, Spotify, Expedia und National Geographic.
    Mit Dropbox Business können Sie auf flexible und umfassende Speicherabonnements, Dateiwiederherstellung, automatisierte Backups, intelligente Synchronisierung und intelligente Integration mit mehr als 300.000 Apps wie Salesforce, Jira, Trello, Gmail, Slack und Microsoft 365 zählen. Und das alles über eine besonders benutzerfreundliche Schnittstelle.
  4. Box
    Box unterstützt Unternehmen auch bei der Zusammenarbeit durch die gemeinsame Nutzung von Dateien. Was sie von anderen Lösungen abhebt, sind ihre automatisierten Workflows und die Integration von maschinellem Lernen, um Ihre Geschäftsprozesse zu verbinden und zu vereinfachen. Außerdem bietet es fortschrittliche Sicherheits- und Verschlüsselungsfunktionen, um Ihre Daten zu schützen.
  5. Synology Laufwerk
    Eine weitere führende Lösung für die gemeinsame Nutzung von Dateien ist Synology Drive. Synology Drive ist über Webbrowser auf Desktops und auf mobilen iOS/Android-Geräten verfügbar. Teammitglieder können jederzeit und überall auf ihre Dateien zugreifen.

Erste Schritte mit Filesharing-Software?

Erstellen Sie dann eine Liste mit klaren Merkmalen, die sie erfüllen muss. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen wählen. Möchten Sie mehr über unsere File-Sharing-Software erfahren? Dann kontaktieren Sie uns einfach.

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