Software para compartir archivos: todo lo que necesita saber

Software para compartir archivos: todo lo que quiere y necesita saber sobre él

Si hay algo que podemos decir después de 2020 es que queremos poder trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar. El lugar de trabajo digital ha llegado para quedarse y trabajamos más a distancia que nunca. La capacidad de compartir archivos con colegas y clientes de forma fácil, rápida y segura es esencial para el lugar de trabajo digital y el trabajo desde casa.

En este blog, le contaremos más sobre las posibilidades, en qué fijarse y qué debe cumplir un buen software para compartir archivos.

¿Qué es el software de intercambio de archivos?

El software para compartir archivos es una aplicación que permite enviar y recibir archivos en línea o en una red local. Con las herramientas de software para compartir archivos, los usuarios finales pueden compartir, almacenar, descargar y recibir fácilmente una amplia gama de archivos. Se trata de documentos de texto, así como de imágenes, vídeos y presentaciones.

La forma más popular de este software son las aplicaciones de intercambio de archivos basadas en la nube. Esto se debe a que, a diferencia de otras aplicaciones, las basadas en la nube no dependen de servidores o redes locales. Con una aplicación basada en la nube, los usuarios pueden enviar archivos desde cualquier dispositivo en cualquier lugar. Y eso es exactamente lo que tanto necesitábamos el año pasado.

Características generales de los programas de intercambio de archivos

Se acabó la época de los modelos de carga y descarga sencillos. Las plataformas para compartir documentos están repletas de características y funcionalidades. Estas son las características más importantes que puedes esperar de un software moderno para compartir archivos:

• Transferencia de archivos. Esto puede no ser muy sorprendente. La transferencia de archivos es la funcionalidad más importante y permite transferir archivos de un usuario a otro. El método de transferencia, la facilidad de uso y la velocidad son los aspectos más importantes a la hora de seleccionar la herramienta adecuada para su organización.
• Almacenamiento de datos. Muchas plataformas disponen de bases de datos centralizadas donde se almacenan los archivos y se pueden transferir a los destinatarios. La cantidad de espacio de almacenamiento que necesita depende de su organización. Por ejemplo, si su equipo comparte a menudo grandes cantidades de datos, es mejor elegir una solución con espacio de almacenamiento ilimitado.
• Cuadros de mando. La actual generación de plataformas para compartir está casi toda equipada con cuadros de mando que actúan como una especie de centro de control. En estos cuadros de mando puede, por ejemplo, gestionar los permisos, pero también ejecutar informes y supervisar asuntos.
• Protección con contraseña. En cuanto un archivo se comparte en línea, es automáticamente más vulnerable. Por lo tanto, elija una solución en la que pueda contar con una seguridad fiable.
• Recuperación de datos. Para evitar que desaparezca la información crucial de la empresa, son cruciales cuestiones como la seguridad de los archivos, la recuperación y las capacidades de copia de seguridad.
• Seguimiento de la versión. Cuando se comparten archivos en línea en equipo, es difícil saber qué versión es la correcta. Por eso estas soluciones rastrean las versiones. Esta función garantiza que todos los autores y destinatarios tengan la última versión de un archivo.
• Integración. La integración es clave en un lugar de trabajo digital. Por lo tanto, las soluciones actuales en el ámbito de la compartición de archivos están desarrolladas de tal manera que se integran bien con aplicaciones y programas externos. Esto mantiene a los equipos productivos y eficientes.

¿Cuáles son las mejores plataformas para compartir archivos?

¿No ve el bosque por los árboles o simplemente no sabe por dónde empezar a buscar? Hemos enumerado una serie de opciones para usted. En función de sus deseos y necesidades, puede estudiar qué solución se adapta mejor a su organización.

1. Google Drive
   Una de las soluciones más conocidas es Google Drive, que ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito. Esta es también una razón por la que Google Drive se utiliza para asuntos personales. Google Drive ofrece muchas funciones; por ejemplo, los datos se sincronizan en todos los dispositivos vinculados a la cuenta y los cambios se guardan automáticamente. También permite establecer permisos de visualización y edición tanto para los compañeros como para los contactos externos. Por supuesto, una función de búsqueda integrada es imprescindible, porque estamos hablando de Google.
2. Microsoft OneDrive (para empresas)
   Microsoft OneDrive es una de las soluciones más populares para compartir archivos. Al igual que Google Drive, con OneDrive puedes contar con sincronización, almacenamiento y copias de seguridad. Y con las conocidas medidas de seguridad de Microsoft, puedes estar seguro de que tus datos se mantienen a salvo. Además de los archivos de Excel, PowerPoint y Word, también puedes añadir rápida y fácilmente archivos de Microsoft Teams o SharePoint a OneDrive.
3. Dropbox Business
   Dropbox es una de las primeras plataformas para compartir archivos. Esto también la convierte en una de las soluciones más populares. Dropbox es utilizado actualmente por más de 500.000 millones de personas y es la solución preferida por empresas como Yahoo, Spotify, Expedia y National Geographic.
   Con Dropbox Business, puedes contar con suscripciones de almacenamiento flexibles y completas, recuperación de archivos, copias de seguridad automatizadas, sincronización inteligente e integración inteligente con más de 300 000 apps, como Salesforce, Jira, Trello, Gmail, Slack y Microsoft 365. Todo ello desde una interfaz súper fácil de usar.
4. Caja
   Box también ayuda a las empresas a colaborar compartiendo archivos. Lo que les diferencia de otras soluciones son sus flujos de trabajo automatizados y las integraciones de aprendizaje automático para conectar y simplificar sus procesos empresariales. También ofrece seguridad avanzada y encriptación para mantener tus datos a salvo.
5. Unidad de disco Synology
   Otra solución líder para compartir archivos es Synology Drive. Synology Drive está disponible a través de navegadores web en ordenadores de sobremesa y en dispositivos móviles iOS/Android. Los miembros del equipo pueden acceder a sus archivos en cualquier momento y lugar.

¿Comienza a utilizar un programa de intercambio de archivos?

A continuación, elabore una lista de características claras que debe cumplir. Sólo así estará seguro de elegir la solución adecuada para su organización. ¿Desea más información sobre nuestro software de compartición de archivos? Póngase en contacto con nosotros.