Control de versiones: ¿qué es y para qué sirve?
El control de versiones es simplemente el tiempo real de los cambios en archivos. Esto permite saber quién hizo qué cambio y cuándo. La gestión de versiones también permite recuperar una versión específica en cualquier momento.pversión en cualquier momento. Con la gestión de versiones, puedes ver los cambios entre dos versiones, ver quién cambió qué y deshacer los cambios retrocediendo una versión. Así, no sólo se pueden rastrear los cambios y errores, sino también revertirlos cuando se ha cometido un error. Por ejemplo, si ves que un compañero ha cometido un error, puedes retroceder una versión con un solo clic para que todo vuelva a estar correcto.
La importancia del control de versiones
Cuando se trabaja conjuntamente, varias personas no tardan en trabajar en un documento. Rara vez un presupuesto, un informe o un manual es algo único. un trabajo de hombre. A menudo, un colega da el primer paso, otro elabora el borrador, el siguiente comprueba si se han hecho todos los puntos y luego su colega de marketing da los últimos toques al documento. colega de marketing pone los toques finales. Lo has adivinado: antes de que te des cuenta, diferentes versiones de un documento están vagando por la organización. Y ahí está el peligro. Porque, ¿cómo se sabe con certeza qué versión ha sido aprobada y cómo se sabe con certeza que se están cumpliendo las normas?s ¿la versión definitiva?
Los riesgos de no tener control de versiones
Seguramente puede imaginar todas las cosas que pueden ir mal cuando una organización no tiene su gestión de versiones en orden; da susceptibilidad a los errores aumenta y los malentendidos son más frecuentes. Imagínese, por ejemplo, lo que puede ocurrir cuando uno de sus empleados basa un presupuesto en información obsoleta, o llega a acuerdos con un cliente basándose en precios incorrectos. Esto no sólo causa irritación e insatisfacción, sino que también cuesta mucho dinero, tiempo y energía. tiempo y energía.
El control de versiones es indispensable en un sistema de gestión de documentos
El control de versiones es una de las funcionalidades básicas de un Sistema de Gestión Documentaal (SGD). Básicamente, la función de un SGD se reduce a poner la información a disposición de la persona adecuada en el momento oportuno. Sin control de versiones, esto no es posible; al fin y al cabo, no se puede estar seguro de si la información correcta correcta. La gestión de versiones puede aplicarse a todo tipo de documentos, como licitaciones o contratos. Pero también a documentos que se utilizan a menudo en su organización, como flujos de trabajofolletos, manuales etc.. Con la gestión de versiones, puede estar seguro de que todo el mundo trabaja siempre con la versión correcta, que todo el mundo siempre trabaja de acuerdo con la información correcta, se registra lo que ocurre con un documento y siempre se puede solicitar una versión anterior y envista. La gestión de versiones es, por tanto, una parte esencial de un Sistema de Gestión Documentaal (SGD).
Las ventajas del control de versiones
- Ahorro de tiempo: ya no hay que buscar la versión correcta de un documento;
- Siempre tienes lo últimoactual versión frente a ti;
- Se acabó el trabajar accidentalmente en una versión antigua o errónea;
- La información correcta es más fácil de compartir;
- Ya no es necesario comparar los documentos para detectar las diferencias;
- Se necesita menos espacio de almacenamiento porque no hay copias de documentos almacenadas localmente;
- Puede ver fácilmente las versiones anteriores del documento;
- Siempre iquién hizo qué cambios y cuándo;
- Los números de versión se actualizan automáticamente, sin necesidad de hacerlo manualmente;
- Y, por supuesto, todo esto hace que el trabajo conjunto sea más fácil, más eficiente y menos propenso a errores.
¿Podemos ayudarle con el control de versiones?
¿Tiene preguntas sobre el control de versiones o quiere saber más sobre un sistema de gestión de documentos? Como socio oficial de Microsoft, estamos preparados para responder a sus preguntas y asesorarle sobre la mejor solución para su organización. Póngase en contacto con nosotros o solicite una demostración gratuita, nuestros asesores estarán encantados de ayudarle¡!
